21 世紀的財務課:協作型預算規劃

新常態下的財務規劃與分析(FP&A)

財務規劃和預算解決方案起初只能在個人電腦上單獨使用,隨著網路與雲端應用架構的發展,逐漸成為多方共同使用、編輯的工具,各部門員工可透過各種裝置、隨時隨地使用,而且成本較早期的解決方案已經「親民」了許多。

但意外的是,許多組織仍在使用早期的財務規劃軟體,這些工具部份的設計邏輯甚至是根據上世紀 20 年代的市場背景與商業常識,可想而知,與今日全然不同。

 

傳統財務規劃流程

大多數的「規劃」作業始於對未來的簡單假設,首要之務是簡化現實營運的複雜性。管理層依照全年業務規劃設定核心目標,傳達給各個部門,各部門再根據這些目標,提交建議的執行方案與所需預算。

經過標準化的公式合併各部門數據後,如果顯示收益太低或是成本太高,公司再要求各部門重提數字,但幫助往往不大。最後,管理層索性「大筆一揮」編列出各部門的執行預算,這樣的規劃往往徒增基層人員的執行難度。

傳統的預算規劃流程雖有許多互動,但並不是協作(Collaboration)

您的財務規劃流程是協作式的嗎?

財務規劃和分析(FP&A)作業中,所謂的「協作」是雙向溝通的過程,策略部門主管與第一線的業務主管,根據過去經驗和當前的營運數字進行預測。策略部從管理的角度提出目標,業務主管則根據實際營運提供回饋。

兩者之間的來回溝通是一個持續性的過程,最終協調出預算計劃並定期追蹤,實現組織長期的目標。根據長期的策略目標,會往下延伸到以下項目:

 

  • 營運計劃:將戰略轉化為要實施的行動或專案
  • 預算編列:將資源分配給營運團隊
  • 預測:預測實際結果
  • 管理報表和分析:追蹤、調整計劃內容

 

但麻煩的是,管理流程大多是由分散、不支援協作的獨立系統組成,而協作是在業務規劃中分析數據和文字資料,提供背景資訊。

 

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這些分析資訊透過報表和儀表板,讓各種接收者透過查詢,或軟體預先設置的異常通知,引起他們的注意。協作工具提示相關同事提供所需的回饋,並在需要時通知他們,告知需要採取的行動。

協作是需要動態、滾動式的進行,面對快速變化的商業環境,很難想像每半年或每季度才做一次計劃,企業的數位轉型勢必推動財務流程智慧化,協作型的財務規劃是必然的。

 

協作型 v.s. 傳統型財務規劃

預算編列是多數組織管理系統的支柱,因為實際執行時不能超出當初編列的數字,預算編列工作往往會演變成參與者分配資源的遊戲,原因如下:

 

  • 預算往往每年編列一次,一般提前 3-6 個月開始,這意味著各部門要提前 18 個月猜測即將發生的事情 — 在今日的商業環境,這是不可能的
  • 成本通常抓最高,營收則是最保守。面對管理層追蹤預測與實際狀況時,「留一手」總是比較保險
  • 獎勵與預算執行情況相關,因此預算編列往往更關注於個人福祉,未必是公司的最大利益
  • 專案行動與公司的長期目標之間缺乏連結

 

傳統預算編列工作存在很多侷限,而協同式企業計劃透過重新評估管理實踐、採用最新的協作智慧財務解決方案來彌補這些不足。

 

為什麼協作型規劃,能真正發揮預算編列的效益

預算編列的作用是為根據組織策略和經營計劃分配資源,所以應該要識別出:

 

  • 目前應該維持執行哪些營運計劃?
  • 應放棄或調整哪些營運計劃?
  • 應該引進或是導入哪些新計劃?

 

每項計劃都應設定衡量指標,以評估其成功與否,並確定為此負責的部門。預算編列是一個總括性的溝通流程,從公司的角度來審視該項「計劃」的重要性,如何衡量成功與否,以及負責部門可以使用的資源。

溝通後,營運經理要評估、提供反饋並確認每項工作所需資源的分配。請注意,重點是營運計劃本身,而不一定是部門導向,一個部門編列預算而另一個部門不共同負責,這是沒有意義的。

 

隨著蒐集規劃,管理高層就能夠評估該項工作是否是該做的,所涉及的成本是否值得,所以可能需要準備替代的計劃。過程是高度相關的,直到資源與達成預期目標所開展的工作一致,預算編列後,就要追蹤計劃執行、所消耗的資源和對企業目標的影響。

 

滾動式的動態規劃

您是否曾經想過:

 

  • 為什麼預算編列是年度性的工作,而且設定後即不可更改,直到下一年來臨?
  • 若環境發生了變化,繼續實施原計劃是沒有意義的?

 

沒有理由顯示,預算編列工作不能動態進行,如果需要調整工作,或需要開展新的工作,那就可以根據需要重新編列預算。

瞭解 SAP 的財務規劃分析與預算編列解決方案,幫助每一位員工成為企業值得信賴的策略夥伴,使公司聰明決策,並將各種資料集中管理,以便規劃、分析、並提供關鍵洞察。

本文由資深商業分析軟體獨立顧問 Michael Coveney 所撰寫,在他超過 40 年的產業經歷中,專注於推廣財務規劃、預算編列與分析的策略轉型,文章經授權後刊登,原文請見此

 

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