Fysieke events on hold (toch voor nu)? Lang leve de virtuele experience events!

Als marketeers bij SAP zijn we steevast op zoek naar vernieuwende en digitale manieren om onze klanten te bereiken en onze informatie over te brengen.

Met een teller van meer dan 15 jaar in het vak en voor verschillende bedrijven gewerkt te hebben, bleven fysieke events steeds hoog op mijn agenda staan. De intrede van digitale tactics als vervanging voor fysieke events, bleven – buiten de klassieke webinars – vaak uit.

De vraag naar fysieke events bleef hoog. Des te meer, des te beter. ‘Je kan je klanten niet de ervaring geven die je in real time meegeeft’, kreeg ik vaak te horen vanuit de business. En ja, dat is zo – deels ga ik akkoord! Ik ga dit niet weerleggen. Helaas kwamen er door de drukke agenda’s steeds meer no shows op fysieke events en leven we anno 2020 in een gedigitaliseerde wereld.

Tot begin 2020 bleven fysieke events, conferenties en beurzen alsnog één van de meest gebruikte tools om klanten te zien en nieuwe contacten te leggen, ook al zijn ze heel budget- en tijdsintensief.

En toen kwam Covid-19…

De werelde veranderde. Mijn leven als marketeer veranderde, mijn agenda werd helemaal omgegooid. Geen fysieke events meer voor H1 2020 was de boodschap van SAP om de gezondheid van onze klanten, onze partners en onze werknemers te kunnen garanderen.

De vraag rees onmiddellijk, hoe gaan we dit op korte termijn oplossen zonder in te boeten op creativiteit? Resultaat? We gingen met z’n allen webinars doen 😉… Organisaties werden – en worden nog steeds – overspoeld met vaak niet erg energieke en differentiërende webinars. Begrijp me niet verkeerd, webinars zijn heel zeker een interessante tactic om te gebruiken binnen een gezonde marketing mix. Ik gebruik ze ook, alleen ontbreekt het vaak aan creativiteit en vernieuwing en missen we de connectie met de klant. Het is vaak dertien in een dozijn…

Laten we iets nieuws proberen voor SAP BeLux – trial and error

Bij SAP BeLux zagen we het anders. Let’s try something new. Wie niets doet, kan ook niets misdoen. Laten we kijken wat we toch anders kunnen doen. Hoe we iets kunnen opzetten waar we content, experience én technologie op de absolute nummers 1, 2 en 3 zetten. Met als hoofdfocus ‘onze klant en zijn challenges rond data’ in deze tijden.

En zo geschiedde. Samen met Bert Evens (Groep Arthur) en Frank Simkens (to:communication) – twee topkerels en b-to-b marketeers in hart en nieren die het nét dat tikkeltje anders willen doen – gingen we brainstormen. Al snel hadden we een ‘strak plan’. Het resulteerde zelfs in een uniek, nieuw concept: The House of Virtual Events.

Vandaag, 4 juni, was het dan zover en hebben we ons eerste virtuele data event gehost in een vernieuwd avatar platform samen met onze 2 partners Cubis en Avelon, gebruikmakend van Learnbrite als technologie.

Veel meer dan alleen een virtueel event

Wat werd uitgewerkt, was veel meer dan een virtueel avatar event. Als marketeer heb je respect voor de buying journey en wil je dat alles zo optimaal en zo goed mogelijk verloopt voor je klanten. Je gaat hen begeleiden en gidsen naar de juiste content via allerhande tactics op een zo persoonlijk mogelijke manier, met een zo leuk mogelijke experience en boodschap.

Het virtual experience event was de kick-off van een geïntegreerde campagne voor onze Belgische en Luxemburgse klanten. Het verhaal werd succesvol omwille van een goed plan, persoonlijk telefonisch contact met de klant, respect voor social distancing, een leuke welcome box en follow up webinars. Ook onze eigen marketing tools, zoals SAP Marketing Cloud werden geïntegreerd.

Het virtuele event kende een geslaagde uitkomst met heel wat leuke reacties van klanten in tijden waar communicatie key is. Het was naar mijn persoonlijke mening, anders dan wat zoveel anderen doen.

Uiteraard vraagt dergelijk project een goede samenwerking tussen alle betrokken departementen en externe partijen. Dit is key om te slagen, zeker omdat je met change en technologie werkt. En net dat is wat SAP uniek maakt, One SAP, samen sterk en innoverend.

Stay safe, stay a creative marketeer!

Contact

Ben je benieuwd & wil je een replay van ons event zien? Stuur een mailtje naar sien.wouwermans@sap.com.