Por: SAP Brasil
É fácil considerar as viagens corporativas como apenas um custo de fazer negócios, mas elas desempenham um papel fundamental para toda empresa. Dependendo do seu setor, é o que faz com que sua empresa progrida; o canal de vendas flua; seus especialistas estejam informados e certificados; e sua equipe esteja em contato presencial com clientes, outros times e parceiros.
As viagens também reúnem equipes, seja para avaliar uma aquisição em potencial, colaborar para solucionar um problema ou inovar. Igualmente importante, os processos de gestão de viagens abrangem tudo, de práticas regulatórias e conformidade à orçamentos, folha de pagamentos, cobranças de impostos, segurança dos viajantes e restituição de impostos de valor agregado (IVA).
Portanto, existe uma pressão para que os gastos com viagens se justifiquem, isto é, para tirar o máximo proveito do valor comercial do seu programa de viagens.
Esta não é uma tarefa simples, considerando-se que os gastos com viagens corporativas estão cada vez mais difíceis de gerenciar. Os viajantes estão tomando providências, reservando sua própria viagem através de aplicativos móveis e de sites de fornecedores. Eles estão exercendo mais influência e apresentando mais demandas em relação à flexibilidade e ao controle dos programas de viagens corporativas. Ao mesmo tempo, novos canais de distribuição se estabeleceram como o novo normal, fragmentando dados sobre reservas e custos. Isso está tornando mais difícil para que os diretores financeiros não só compreendam o que está sendo gasto, como também para que os gestores de viagens saibam onde os funcionários estão. De acordo com a GBTA, 77% dos negócios não têm plena confiança de que sua organização é capaz de localizar os viajantes a negócios com rapidez e exatidão em uma emergência.
Outra prova de que a gestão de viagens está se tornando mais complexa são os resultados do estudo recente realizado pela GBTA. Descobriu-se que, comparado a cinco anos atrás, hoje, gestores experientes de viagens gastam mais tempo em funções-chave, abrangendo:
- 66% mais em relatórios de dados e análises;
- 66% mais na avaliação ou na implementação de novas tecnologias;
- 60% mais na segurança e no cuidado dos viajantes;
- 52% mais em reuniões ou colaborações interdepartamentais.
Os gestores de viagens desempenham um papel fundamental ao contornar esses desafios e maximizar o valor dos programas de viagens, mas isso geralmente é pouco reconhecido por parte da gestão. Por exemplo, os gestores de viagens não escolhem simplesmente ferramentas e reservas e estabelecem políticas; eles abrem a porta para um mundo novo de oportunidades, de expansão para novos mercados à inovação com clientes, fornecedores e parceiros no mundo inteiro.
Eles também desempenham um papel-chave que pode colocar ordem no caos das viagens: ajudar na escolha de novas tecnologias de viagens. Quando eles fazem as escolhas certas, podem unificar dados fragmentados de terceiros sobre reservas e custos; automatizar a conformidade; dar os funcionários a flexibilidade que desejam para reservar as viagens como, quando e onde quiserem; e oferecer ao departamento financeiro uma visão holística dos gastos relacionados às viagens.
Então o cenário é um pouco parecido com um faroeste, mesmo para as grandes corporações. E desbravá-lo exigirá um esforço conjunto liderado principalmente pelos líderes financeiros e de programas de viagens. Juntos, eles podem escolher e implantar soluções que identifiquem e centralizem os gastos e os itinerários de viagens reservadas usando ferramentas de reservas corporativas e aplicativos de terceiros. Com todos os dados de viagens conectados e integrados em um só lugar, os gestores de viagens sempre sabem onde os funcionários estão, o departamento financeiro pode ter mais controle sobre os custos e ambas as partes terão os dados e as percepções de que precisavam para promover a melhoria contínua.
À medida que os diretores financeiros e os gestores de viagens trabalham juntos para avaliar as tecnologias relacionadas a viagens, busque soluções inteligentes que possam automatizar e integrar a gestão de viagens e de despesas, e identificar e conectar todas as transações de viagens. Essas capacidades são essenciais para:
- Promover a inovação ao aprimorar a conformidade, a visibilidade e o controle de custos;
- Reinventar as experiências dos funcionários antecipando-se às suas expectativas
- Apoiar os viajantes em todas as suas necessidades;
- Integrar os processos de viagens e de despesas para que haja unificação da visibilidade e do controle.
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