Festo zera atrasos de relatórios internos de despesas e viagens com adoção do SAP Concur

Digitalização dos processos levou a ganhos de agilidade, melhor visibilidade das despesas e facilidade na auditoria de documentos 

 A Festo Brasil, empresa de origem alemã fornecedora de soluções e projetos de automação industrial para cerca de 30 mil clientes – montadoras e fabricantes de máquinas dos mais diversos segmentos industriais – possui atuação em todo o território brasileiro, com consultores de venda direta em todos os estados, o que torna as viagens corporativas um meio essencial para obter novos clientes e fechar bons negócios.

Com inúmeros e frequentes deslocamentos de funcionários, a gestão dessas viagens sempre foi uma atividade relevante. No entanto, a companhia enfrentava problemas nos processos manuais de produção e de aprovação de relatórios. “Quando os relatórios chegavam, por meio de planilhas, formulários e comprovantes físicos, o processo de compilação das informações era muito moroso. Levávamos muito tempo para reembolsar os funcionários, devido às aprovações dos gestores e validação dos comprovantes”, lembra Luzinete Silva, gerente contábil da Festo Brasil.

Para uma empresa moderna, com perfil inovador e cultura forte em gestão, foi natural para a Festo escolher a SAP Concur para aperfeiçoar o controle das viagens corporativas com agilidade, automação e confiabilidade. “Os colaboradores utilizam a solução pelo aplicativo, no celular ou computador, e o sistema gera estatísticas, armazena histórico de relatórios e todos os dados são arquivados na ferramenta, com segurança no processo de aprovações e de auditoria”, completa Luzinete.

Com a redução do número de viagens devido à pandemia, a empresa iniciou o processo de implantação da plataforma no Brasil em junho de 2020, com a função Expense. Em paralelo, outros países da América Latina também fizeram a adoção – primeiro na Argentina e, mais recentemente, no Peru, Colômbia e Chile.

Após seis meses de uso do sistema SAP Concur, a Festo Brasil eliminou o trabalho manual e os atrasos nos reembolsos que, em alguns casos, levavam em média 30 dias para chegar ao colaborador. A entrega dos comprovantes e relatórios passou a ser totalmente digital e direto ao Financeiro da empresa, com workflow de aprovações por meio de senhas individualizadas de cada gestor.

“O grande ganho foi a possibilidade de parametrizar a política da empresa na íntegra dentro do sistema SAP Concur. Outra evolução foi a implantação do cartão de crédito corporativo, desejo antigo dos colaboradores, que, até então, era um tabu, e com a plataforma se tornou realidade, graças à integração com os bancos. Agora, temos ainda mais controle, agilidade e otimização dos processos internos, além do feedback positivo dos colaboradores em relação aos benefícios”, finaliza Luzinete.