Zalando: Digitale Ökonomie und Zettelwirtschaft passen nicht zusammen

Zalando ist die führende Plattform für Mode und Lifestyle in Europa. Mit dem rasanten Wachstum stieg auch die Mitarbeiterzahl – und deren Reisetätigkeit. Mit Hilfe von SAP Concur hat Zalando jetzt nicht nur die Reisekostenabrechnung vereinfacht, sondern auch die User Experience der Mitarbeiter merklich verbessert.

„Wenn einer eine Reise tut …“, dann steht zumindest im beruflichen Umfeld danach die Abrechnung der Reisekosten an. Eigentlich kein großes Problem, sollte man meinen, aber weit gefehlt: Der Aufwand für die Abrechnung von Geschäftsreisen ist immens – sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Buchhaltung. Belege müssen kopiert, Excel-Tabellen erstellt oder Formulare ausgefüllt, per Mail, Post oder Hauspost weitergeleitet, autorisiert, physisch unterschrieben und verbucht werden. Dabei ist jeder manuelle Schritt fehleranfällig und kostet Zeit und Geld.

„Die Situation, bevor wir eine Software für die Reisekostenabrechnung eingeführt haben, war Steinzeit“, blickt Ivo Scherkamp zurück. Er muss es wissen, denn der CEO der Stylingberatung Zalon ist seit 2010 bei Zalando und hat damit im jungen Unternehmen alle Evolutionsstufen der Reisekostenabrechnung erlebt. Als viel reisender Zalando-Mitarbeiter kennt er daher auch die andere Seite. „Ich besuche regelmäßig unsere Partner-Brands, Stylisten und bin bei Fashionevents unterwegs“, sagt Scherkamp. „In der Vergangenheit mussten alle Belege und Schritte vom Mitarbeiter und vom Accounting händisch erledigt werden.“

Aber nicht nur Zalon-Geschäftsführer Scherkamp reist viel bei Zalando: „Die persönlichen Kontakte zu unseren Partnern in der Modeindustrie sind uns sehr wichtig“, sagt Daniel Frobeen, Lead Accounting & Tax Project Portfolio Management bei der Zalando Group.

Deswegen gehören Geschäftsreisen zum Alltag vieler Zalando-Mitarbeiter. Das Unternehmen ist in Europa mit acht Technologiestandorten und acht Logistikzentren vertreten, die Fashion-Partner sind über den ganzen Globus verteilt. Von den inzwischen über 15.000 Beschäftigten waren im letzten Jahr rund 4.200 mehr oder weniger häufig geschäftlich unterwegs, so dass letztlich 20.000 Reiseabrechnungen zu bearbeiten waren.

Die Diskrepanz zwischen der aufwändigen Reisekostenabrechnung per Hand und den technischen Möglichkeiten moderner Software-Lösungen fällt bei einem digitalen Unternehmen, das auch bei allen internen Prozessen die bestmögliche User-Experience bieten will, besonders ins Gewicht. „Digitale Ökonomie und Zettelwirtschaft passen nicht zusammen“, resümiert Projekt-Manager Frobeen. Deswegen lag es nahe, der manuellen Abwicklung ein Ende zu setzen.

Was die Reisekostenabrechnung können soll

Dabei gab es eine ganze Reihe von Anforderungen, die eine neue Software-Lösung für die Reisekostenabrechnung erfüllen sollte:

• Mobil und transparent: Die Software sollte in Form einer mobilen App nutzbar sein, so dass sich Abrechnungen orts- und zeitunabhängig einreichen, überprüfen und freigeben lassen.
• Benutzerfreundlich und schnell: Die Eingabe der Daten sollte über ein benutzerfreundliches und übersichtliches User-Interface erfolgen. Die durchschnittliche Rückerstattungszeit von Auslagen, die im Schnitt 28 Tage betrug, sollte erheblich reduziert werden.
• Richtlinienkonform: Die Software sollte über Funktionen verfügen, die eine automatische Anwendung von Reiserichtlinien ermöglicht, so dass eine Freigabe der Belege durch Vorgesetzte in der Regel überflüssig, beziehungsweise erheblich vereinfacht wird.
• Automatisiert: Mit Hilfe innovativer Technologie sollten sich abfotografierte Papierbelege in ausgefüllte Spesenabrechnungen umwandeln lassen, um Eingabefehler zu vermeiden und den Aufwand für die Erfassung der Belege zu verringern.

Die Wahl fiel auf die SAP-Lösung Concur: „SAP Concur macht Reisekostenabrechnungen einfach und unkompliziert, so dass mehr Zeit für unsere wertschöpfenden Tätigkeiten bleibt“, so Daniel Frobeen.

Aufgrund des starken Wachstums von Zalando waren zudem Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit von Bedeutung, so dass eine Nischenlösung nicht in Frage kam. SAP Concur fügt sich indes nahtlos in die bestehende SAP-Systemlandschaft ein. „Zalando bleibt auf Wachstumskurs. Mit der cloud-basierten Reisekostenabrechnung von SAP verfügen wir jetzt über eine skalierbare Lösung, die problemlos mitwachsen kann – auch international“, sagt Frobeen.

Seine ursprünglichen Projektziele hat der Projekt- und Prozessmanager erreicht: Die durchschnittliche Rückerstattungszeit von Auslagen ist von 28 auf fünf Tage gesunken. Durch die automatisierte Anwendung der Reiserichtlinien erübrigt sich in 80 Prozent der Abrechnungen eine manuelle Freigabe durch Vorgesetzte, Excel-Tabellen und Zettelwirtschaft sind nun Vergangenheit. Vor allem aber ließ sich die manuelle Abrechnung, die Zalandos Mitarbeiter viel Zeit und Nerven gekostet hatte, auf nur noch wenige Minuten reduzieren.

Als digitales Unternehmen verfolgt Zalando die Strategie, Prozesse ohne Wertschöpfungsbeitrag zu automatisieren oder auszulagern. Mit SAP Concur hat das Unternehmen diese Maxime im Bereich der Reisekosten umgesetzt.

Dabei entfaltet die Lösung einen weiteren Vorteil: Die Benutzeroberfläche hat mit komplizierten, Formular-basierten PC-Programmen nichts mehr gemein und unterscheidet sich im Look-and-Feel kaum von Smartphone-Apps, die die Mitarbeiter auch privat nutzen. Auch das gehört bei Zalando zur Unternehmensstrategie: „Wer so rasant wächst wie wir, muss seinen Mitarbeitern intuitive Anwendungen mit exzellenter User-Experience bieten. Damit sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge fokussieren können“, sagt Projektleiter Frobeen.