Die Projektmanagement-Lösung Ruum erleichtert die Teamarbeit: Wie ein neues Konzept für Zusammenarbeit eine Traditionsbrauerei ins 21. Jahrhundert führt.
Ein Pint, Brewskis, Cerveza, Pivo – egal, wie man es nennt: Bier ist aus keiner Kneipe oder Bar wegzudenken. Und mit einer fast 8.000 Jahre alten Geschichte ist Bier nicht nur eines der am häufigsten konsumierten Getränke der Welt, sondern auch eines mit der längsten Tradition. Vom alten Ägypten und Mesopotamien bis zum heutigen Irland und China ist Bier wirklich überall auf der Welt zu Hause. Nirgendwo gibt es eine so ausgeprägte Bierkultur wie in Deutschland, das als Bierhochburg Europas gilt. Deutschland ist der fünftgrößte Bierproduzent der Welt (China der größte) und führend unter den Bierbraunationen in Europa. Nach Angaben des Deutschen Brauer-Bundes gab es 2017 in Deutschland mehr als 1.500 aktive Brauereien. 94 Millionen Hektoliter Bier wurden verkauft – so viel, dass man damit über 3.700 Olympia-Schwimmbecken füllen könnte. All das zeigt, dass Bier für die Deutschen eine sehr ernste Angelegenheit ist.
Projektmanagement und Zusammenarbeit vereinfachen
Früh Kölsch ist eine der drei größten Brauereien in der Region Köln. Das auf Kölsch spezialisierte Unternehmen blickt auf eine rund 115 Jahre alte Geschichte zurück. Was als kleiner Familienbetrieb begann, ist heute ein Bierproduzent mit rund 400 Mitarbeitern. Allein von seiner Biermarke Früh Kölsch verkauft das Unternehmen jährlich rund 400.000 Hektoliter in alle Herren Länder. Im 21. Jahrhundert stieß die Traditionsbrauerei jedoch auf Probleme mit ihren IT-Systemen. Viele waren zu langsam und für das Zeitalter der Digitalisierung ungeeignet, insbesondere die Software für Projektmanagement und Zusammenarbeit. „Projektmanagement gestaltet sich schwierig, wenn man nicht die richtigen Tools hat“, sagt Julian Kamp, IT-Chef bei Früh. „Bei Projekten sind die Teams meistens damit beschäftigt zu löschen, wenn es brennt – statt sich um den eigentlichen Projektfortschritt zu kümmern.“
Früh hatte vor, ein neues ERP-System im Unternehmen einzuführen, und musste in diesem Zusammenhang auch einen Weg finden, seine Arbeitsabläufe schnell auf das moderne Zeitalter umzustellen. Außerdem benötigte die Brauerei ein System, das alle Mitarbeiter und Teams einfach nutzen konnten. „Ich suchte eine Lösung, bei der wir die Probleme mit der Zusammenarbeit nicht mehr haben“, so Kamp. Er erzählte auch seinem Freund und ehemaligen Kollegen Martin Böhm, Chief Digital Officer bei der Beiersdorf AG, von den Herausforderungen seines Unternehmens. „Er sagte zu mir: Schau dir mal Ruum an. Das ist die richtige Lösung für euch.“
Ruum wurde 2016 von den SAP-Mitarbeitern Stefan Ritter und Florian Frey im Rahmen von SAP.iO Venture Studio herausgebracht und bietet sowohl Funktionen für das Projektmanagement als auch für die Zusammenarbeit. „Ruum erleichtert Teams die administrativen und mühsamen Aufgaben im Projektmanagement und unterstützt eine effiziente Zusammenarbeit“, erklärt Ritter. „Die Teams haben dadurch einen kompletten Überblick über den Projektfortschritt, erledigen eigenverantwortlich ihre Aufgaben und können ihre Teamziele und die Ziele der Stakeholder erreichen, ohne Angst zu haben, dass ihnen etwas durch die Lappen geht.“
Übersichtliche Arbeitsabläufe erleichtern die Digitalisierung
Kamp folgte Böhms Rat und begann, Ruum in die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen einzubinden – mit enormen Verbesserungen bei der Zusammenarbeit und Produktivität. „Vor Ruum war es schwer, alles im Blick zu haben und alle an einem Projekt Beteiligten zu informieren“, sagte er. „Jetzt hingegen können alle Teammitglieder – intern wie extern – sich selbst informieren, weil sämtliche Daten an einem Ort abgelegt sind.“ Insbesondere von den Zeitplan-Funktionen und den Templates von Ruum sei man bei Früh angetan. Ein weiterer Pluspunkt sei laut Kamp die Anwenderfreundlichkeit der Lösung. Sie erlaube es allen Teammitgliedern unabhängig von ihrer Erfahrung als Projektmanager zu fungieren. „Die Template-Funktionen von Ruum sind perfekt für Projekte, die sich häufig wiederholen. Denn sie sind unheimlich intuitiv und führen Leute mit wenig oder keiner Erfahrung im Projektmanagement gut und verständlich durch den Prozess“, so Kamp.
Administrative Aufgaben um 30 Prozent reduziert
Ruum sei zwar erst seit vier Monaten bei Früh im Einsatz, mache sich aber schon überall im Unternehmen positiv bemerkbar. Seit der Einführung der Lösung seien in den Teams laut Kamp fast 30 Prozent ihrer administrativen Aufgaben weggefallen. Die Mitarbeiter müssten sich jetzt weniger auf das Verfolgen der Aufgaben konzentrieren und hätten mehr Zeit, die Projekte weiter voranzubringen. „Bei der Zusammenarbeit geht es darum, Dinge umzusetzen, Prioritäten im Blick zu haben und den Projektstatus zu überwachen“, sagte Kamp. „Mit Ruum können wir all das machen, ohne unsere Ziele aus den Augen zu verlieren.“ Ein Prost auf die Produktivität – mit Ruum by SAP. Mit Zeitplan-Funktionen, der Zuordnung von Aufgaben und einem KI-gestützten persönlichen Assistenten macht Ruum die Projektsteuerung zum Kinderspiel.
