Die Stuttgarter Firma Mindlab Solutions unterstützt mit Workplace Analytics ihre Kunden bei der digitalen Transformation, der internen Kommunikation und Zusammenarbeit. Aber erst mit einer Cloud-ERP-Lösung von SAP konnte sie ihre Mission auch im eigenen Haus umsetzen.
Nur wer analysiert, kann optimieren. Das wurde den Gründern der Firma Mindlab vor über zwanzig Jahren klar, als sie noch unter dem Dach des Fraunhofer Instituts IAO forschten. Verglichen mit heute war der Digitalisierungsgrad der Unternehmen sehr viel geringer. Allerdings entstanden sehr schnell immer neue Lösungen für das sogenannte E-Business.
Die Erfassung und Analyse von Daten aus diesen Anwendungen stand noch nicht im Fokus. Daher wurde auch das Potenzial der Daten für die Optimierung der Anwendungen nicht erkannt. Dies gab den Ausschlag, 1999 die Mindlab Solutions GmbH als Spin-off des Fraunhofer Instituts zu gründen.
Eine richtige Entscheidung. Die Kunden des jungen Unternehmens erkannten rasch den Vorteil, vor Ort mit Beratern reden zu können, die ihre jeweiligen digitalen Angebote individuell und hochprofessionell analysierten, anschaulich darstellten und erklärten sowie Verbesserungsvorschläge machten.
Heute, zwanzig Jahre später, sind digitale Prozesse für so gut wie jeden Betrieb von existenzieller Bedeutung. 78 Prozent aller Unternehmen in Deutschland geben laut dem IT Branchenverband Bitkom an, eine Digitalstrategie zu besitzen.
Cloud ERP unterstützt digitale Transformation
Für die Mindlab Solutions bedeutete die sich beschleunigende digitale Transformation, ihr bisheriges Geschäftsmodell zu überdenken und sich selbst neu aufzustellen. Von einem Beratungsunternehmen, das für seine Kunden individuelle Lösungen für die Datenanalyse bereitstellte, entwickelte sich der Datenspezialist weiter. Und brachte eine neue Standardsoftware Netmind Core – Workplace Analytics auf den Markt, mit der sich neue Kundenkreise erreichen lassen. Das Unternehmen wuchs, doch für die Weiterentwicklung des eigenen Betriebs und seiner Prozesse fehlte – wie bei den meisten Mittelständlern – ganz einfach die Zeit.
Irgendwann merkten die Stuttgarter, dass die eigene Dateninfrastruktur, die über die Jahre aus verschiedenen Modulen zusammengestückelt wurde und wenig integrativ war, viel Zeit kostete und wenig bot. Die zunehmende Komplexität und das Wachstum des Unternehmens verlangten nach einer Business-Software, die Klarheit und Transparenz in die Kostenrechnung, das Berichtswesen und alle anderen Unternehmensbereiche bringt.
Und sie sollte cloudbasierend sein. Bei diesem Modell der „Software as a Service“ (SaaS) fallen keine Lizenz- und Hardware-Wartungskosten an. Die Kosten lassen sich sicher kalkulieren und die Performance ist unabhängig von IT-Systemen und -Experten.
„So, wie wir unser Geschäftsmodell digitalisiert haben, muss sich auch unser Unternehmen wandeln. Ich möchte jederzeit und überall die wichtigsten Unternehmensdaten aktuell und verständlich zur Hand haben, um zu verstehen, wo wir gerade geschäftlich stehen“, erklärt Geschäftsführer Siegfried Döring seine Vorstellungen.
Als das IT-Haus All for One Steeb das cloudbasierende SAP Business ByDesign vorschlug, war die Entscheidung rasch getroffen. Das System entspricht dem zuvor definierten Anforderungskatalog und ist agil genug, sich künftigen Veränderungen anzupassen. Im Januar 2018 wurde mit der Implementierung begonnen, vier Monate später begann bereits der Betrieb. „Es war ein gewaltiger Kraftakt“, sagt Döring im Rückblick, „Das war alles so nur durch die intensive Zusammenarbeit mit unserem erfahrenen IT Partner möglich. Aber es hat sich mehr als gelohnt.“
Rechnungswesen, Bestellungen, Eingangsrechnungsprüfung sowie die gesamte Zahlungsabwicklung sind ebenso im Cloud ERP von SAP abgebildet, wie die Verwaltung der Mitarbeiterdaten, Urlaub, Freizeitausgleich und Spesenabwicklung. Verträge und Consultingleistungen werden übersichtlich monatlich pro Projekt abgerechnet, der Aufwand der Mitarbeiter projektweise mitberücksichtigt.
„Die Transparenz im Unternehmen ist mit SAP Business ByDesin für alle Beteiligten um Lichtjahre besser geworden.“ (Siegfried Döring, Mindlab Solutions)
„Die Transparenz im Unternehmen ist für alle Beteiligten um Lichtjahre besser geworden“, resümiert Döring nach knapp zwei Jahren mit SAP. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf seine aktiven Projekte, die Restbudgets, seine anstehenden Aufgaben und die abgerechneten Leistungen. Angebote, offene Posten und Projektzeiten sind für die Teamleiter jederzeit transparent und enthalten tagesaktuelle Buchungen.
Der Monatsabschluss ist heute innerhalb von vier Arbeitstagen erledigt, Reportings und Forecasts werden mit hoher Qualität erstellt. Die Unterstützung des Steuerberaters ist nur noch zum Jahresabschluss vonnöten. „Mit SAP leben wir unseren eigenen Anspruch an Transparenz und Übersichtlichkeit. Wir profitieren Tag für Tag von den Vorteilen und sind für unsere eigene digitale Zukunft bestens gerüstet“, zeigt sich Döring hochzufrieden. Die Entscheidung ein modernes ERP-System für den Mittelstand zu implementieren hat sich somit zweifellos ausgezahlt.
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