Externe Dienstleister tragen heutzutage maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Die steigende Zahl an Fremdarbeitern wie Freelancer, Zeitarbeiter, Agenturen und Dienstleister zuverlässig im Blick zu halten, ist jedoch alles andere als einfach. Außer, man vertraut dabei auf das Cloud-Portfolio SAP Fieldglass: Mit der Einkaufs-Lösung lassen sich externe Mitarbeiter und Dienstleister zuverlässig steuern.
2019 verzeichnete der Basler Pharmakonzern Novartis zweistellige Wachstumsraten. Entsprechend groß ist der Bedarf an qualifizierten Fachkräften. Novartis setzt hier nicht nur auf die Kompetenz seiner rund 100.000 Angestellten, sondern auch auf externes Know-how. „Unser Pool an externen Dienstleistern ist groß und vielfältig“, sagt Erika Thier, Global Procurement Category Manager External Workforce bei Novartis. „Umso wichtiger ist es, die damit verbundenen Compliance-Anforderungen zu erfüllen, Transparenz und Analysemöglichkeiten zu schaffen sowie Abläufe zu digitalisieren und damit dem Business unnötige Arbeitsprozesse abzunehmen.“
SAP Fieldglass: Mittel der Wahl für das externe Workforce Management
Die Cloud-Lösung von SAP erleichtert die Zusammenarbeit mit Fremdpersonal sowie Dienstleistern und Subunternehmern – und erschließt Unternehmen so viele Vorteile. „Die Dienstleistungsbeschaffung folgt ganz anderen Regeln als der normale Einkauf. Schließlich geht es dabei nicht um Material, sondern um Menschen“, sagt SAP-Experte Carsten Gieren. Er hält SAP Fieldglass im Service Procurement deshalb für alternativlos – nicht zuletzt aus folgenden Gründen:
- Höhere Transparenz
Viele Unternehmen wissen gar nicht, wie viele externe Mitarbeiter sie beschäftigen, womit diese befasst sind und was sie kosten. Auch bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Subunternehmen fällt es den Verantwortlichen oft schwer, den Durchblick zu behalten. So kennen einer aktuellen Studie zufolge weniger als die Hälfte der Befragten (48 Prozent) die Vertragsbedingungen ihrer Dienstleister, nur jeder Vierte hat eine Vorstellung von deren Arbeitsqualität. Ihnen kann geholfen werden: SAP Fieldglass bildet über einen einzigartigen Identifikationscode den gesamten Lebenszyklus externer Mitarbeiter ab – von der Stellenausschreibung und dem Onboarding bis hin zum Offboarding und einer späteren erneuten Beauftragung. - Geringere Sicherheitsrisiken
Dienstleister, Freelancer und Zeitarbeiter sind ein oft unterschätztes Sicherheitsrisiko. Vielerorts können sie ungehindert sensible Unternehmensinformationen einsehen, weil es an einem geregelten Zugriffsmanagement fehlt. Zudem kennen externe Mitarbeiter unternehmensinterne Sicherheitsvorschriften oft nur oberflächlich. Das kann fatale Folgen haben. SAP Fieldglass stellt durch hinterlegte Workflows und Checklisten sicher, dass jeder einzelne Fremdarbeiter alle Informationen hat, die er für seinen Job benötigt – von der Sicherheitsunterweisung bis hin zur Geheimhaltungsvereinbarung. Nicht mehr und nicht weniger. Das hilft, Sicherheitsrisiken einzugrenzen sowie wirtschaftlichen oder materiellen Schäden vorzubeugen. - Zuverlässige Compliance
Was ist erlaubt, was nicht? Externe Spezialisten regelkonform einzusetzen ist angesichts strenger gesetzlicher, bzw. häufig wechselnder Vorgaben alles andere als einfach. Nicht nur bei der Beschäftigung von Zeitarbeitern sind etliche Regeln zu beachten. Auch die korrekte Umsetzung von Dienst- und Werkverträgen gestaltet sich heutzutage komplex. SAP Fieldglass stellt die Weichen, damit Unternehmen bei der Einbindung externer Arbeitskräfte zuverlässig auf der sicheren Seite bleiben. Und zwar auch in Bezug auf unternehmensinterne Richtlinien und Budgetberechtigungen. - Fehlerfreie Rechnungen
Ganz egal, ob externe Services auf Stundenbasis oder ergebnisorientiert abgerechnet werden: Die Rechnungsprüfung externer Dienstleister ist häufig ein zeitaufwendiges Unterfangen. Wurden alle abgerechneten Stunden tatsächlich erbracht? Stimmt die Qualität der fakturierten Dienstleistung? Liegen alle erforderlichen Nachweise vor? Oft fallen Differenzen erst auf, wenn die Rechnung bereits gestellt ist. Und erfordern dann aufwendige Korrekturen. Mit SAP Fieldglass lassen sich Leistungen über einen hinterlegten Workflow transparent darstellen und genehmigen. Abrechnungsfehler gehören damit der Vergangenheit an. - Effiziente Abwicklung
Über das SAP-Fieldglass-Portfolio lässt sich der gesamte Prozess der Dienstleistungsbeschaffung effizient gestalten – und zwar über alle Abteilungsgrenzen hinweg. Mithilfe intelligenter Verfahren können geeignete Freelancer im Handumdrehen selektiert, Dienstleistungsangebote verglichen, Zeitpläne und Ressourcenanforderungen gesteuert werden. Da die Cloud-Lösung nahtlos mit der elektronischen Unterschriftsplattform DocuSign integriert ist, müssen Unternehmen ihre Verträge auch nicht mehr per Post zur Unterschrift verschicken. Stattdessen unterzeichnet der externe Mitarbeiter oder Dienstleister einfach per elektronischer Signatur – und kann so wesentlich schneller an Bord geholt werden.
Weitere Informationen:
Sie möchten wissen, wie Unternehmen ganz konkret von SAP Fieldglass profitieren? Dann nehmen Sie am 4. März 2020 um 11 Uhr am Webinar mit Novartis-Expertin Erika Thier teil. Zur Anmeldung.
