In einer Nacht und einem Tag baute die SAP für das Auswärtige Amt die Plattform Rueckholprogramm.de – eine Premiere. Möglich wurde das mithilfe der SAP Cloud Platform – und vor allem durch den perfekten Einsatz eines globalen virtuellen Teams.
Walldorf, 17. März um 19 Uhr. Als ihn die Mail von Jürgen Müller erreichte, war Rui Nogueiras Arbeitstag im Home Office gerade zu Ende. Doch nachdem er gelesen hatte, was der SAP CTO schrieb, war ihm sofort klar, dass daraus fürs Erste nichts werden würde. Nogueira sagte seiner Frau, dass er noch eine lange Arbeitsnacht vor sich habe.
Und diese Nacht sollte ziemlich genau 24 Stunden dauern. Am Ende hatte Nogueira, Chief Product Expert für die SAP Cloud Platform, zusammen mit einem Team von rund 40 Kollegen in drei Zeitzonen einen kleinen, aber für viele Menschen ungeheuer wichtigen Beitrag zur Bewältigung der Folgen der Corona-Krise geleistet.
Quarantäne in vielen Ländern: Es braucht eine stabile Plattform
Die Rede ist von Deutschen, die in Mexiko auf dem Flughafen campieren, weil die Hotels geschlossen sind und die nicht wissen, wann – vielleicht – wieder ein Flug nach Deutschland geht. Die ihre winzige Hütte auf den Philippinen nicht mehr verlassen dürfen – auch nicht Richtung Strand – und die aktuell noch nicht einmal wissen, wann und wie sie zum nächsten großen Flughafen gelangen. Oder die in einem Hotel in Nordzypern unter Quarantäne stehen. Die Liste ließe sich nahezu endlos fortsetzen.
All diese Menschen wollen so schnell wie möglich nach Deutschland. Ihre Stimmung schwankt zwischen Resignation und Panik, und sie alle hofften auf das Rückholprogramm der Bundesregierung. Dazu registrierten sie sich via App auf der sogenannten Elefand-Liste. Das Kürzel steht für „Elektronische Erfassung von Deutschen im Ausland“. Doch die Plattform dahinter war für einzelne Notfälle geschaffen worden und „auf einen Massenansturm ganz und gar nicht vorbereitet“, so Nogueira. Immer mehr verzweifelt Festsitzende sahen nach der Kontaktaufnahme lediglich eine „Server-nicht-erreichbar-Meldung“, irgendwann brach die Plattform gänzlich zusammen.
COVID-19 Rückholprogramm: Nie war Teamwork wichtiger
Es musste also unbedingt – und vor allem sofort – Abhilfe her. Deshalb bekam SAP am späten Nachmittag des 17. März einen Anruf vom Auswärtigen Amt und Nogueira um 19 Uhr die beschriebene Mail. Er beschäftigt sich seit 2013 intensiv mit der SAP Cloud Platform. Deshalb kennt er nicht nur die Technik aus dem Effeff, sondern auch die Kollegen in diesen Umfeld – und ihre Fähigkeiten.
Um 19:30 Uhr fand das erste – virtuelle – Meeting statt. Eine Stunde später stand das Kernteam, acht Kollegen, einer davon aus den USA. Und jeder von ihnen holte für einzelne Aufgaben weitere SAP-Spezialisten mit ins Boot.
„Was wir in diesem Moment brauchten, war eine Kombination aus Know-how und der Bereitschaft, sich spontan die Nacht um die Ohren zu schlagen“, so Nogueira. Die Kollegen dazu zu bringen, sei gar nicht so schwer gewesen: „Erstens ist es bei der SAP gang und gäbe, sich gegenseitig zu helfen, zweitens hat doch eigentlich fast jeder den Wunsch, etwas zur Lösung der Probleme beizutragen. Und drittens: Wer kann schon nein sagen, wenn ihn der CTO der SAP um Unterstützung bittet?“
Zur Koordination und Kommunikation nutzte das Team einen Microsoft Teams-Raum, der durchgehend geöffnet hatte – auch für den Kunden. So konnte das Auswärtige Amt Schritt für Schritt mitverfolgen, wie die Lösung Form annahm. In mehreren, über die Nacht verteilten Meetings glichen die Partner den aktuellen Status mit den Anforderungen ab – und steuerten bei Bedarf nach.
Neue entwickelte App auf Basis der SAP Cloud Platform
Ziel war nicht nur die Neuentwicklung der App, sondern vor allem auch ihr sicherer und skalierbarer Betrieb auf der SAP Cloud Platform.
Als größte Herausforderung erwiesen sich die Anforderungen des Datenschutzes. Nogueira: „Die Menschen posten auf der Plattform ja zwangsläufig persönliche Dinge, um ihre Situation zu beschreiben. Diese Infos müssen natürlich geschützt sein.“ Damit diesbezügliche Schwächen nicht erst im Betrieb, sondern schon während der Entwicklung auffallen und behoben werden, sollten Datenschutzexperten im Team versuchen, die Anwendung „kaputtzumachen“. Das gelang natürlich nicht, aber diese Penetrationstests förderten die eine oder andere Schwäche zutage, die dann frühzeitig behoben werden konnte.
Knapp 24 Stunden nach der ersten Anfrage war die Lösung für das Auswärtige Amt fertig, weltweit erreichbar unter der Domain „rueckholprogramm.de“. Eine beeindruckende Team-Leistung, die Nogueira in dieser Intensität und unter solch einem Zeitdruck noch nicht gesehen hatte.
Und die Learnings? Hier betont er als erstes das Zwischenmenschliche. Dass alle tatsächlich an einen Strang ziehen, wenn es darauf ankommt. Und dass ein weltweites Netz in solchen Phasen wichtiger ist denn je: „Ungefähr um drei Uhr nachts hatten wir ein Problem, das wir nicht lösen konnten. Wir wandten uns an Kollegen in Indien, die uns schnell und unkompliziert halfen.“
„Die eigentliche Arbeit fängt erst an“
Eine weitere Erkenntnis: Remote-Teamwork funktioniert – richtig aufgesetzt – auch in einer solchen Ausnahmesituation. Wichtig und lehrreich war natürlich der Live-Kontakt zum Kunden. Auch dadurch gelang es, in so kurzer Zeit genau das zu bauen, was das Auswärtige Amt brauchte.
Aktuell arbeitet ein SAP-Team daran, die Lösung auch anderen Ländern zur Verfügung zu stellen.
So glücklich am Ende alle Beteiligen über das Projekt und sein Ergebnis sind, überbewerten möchte Technikvorstand Jürgen Müller den Beitrag der SAP nicht. „Die eigentliche Arbeit fängt natürlich jetzt erst an, wenn es darum geht, die Leute nach Hause zu holen.“