Weiter Sprung als Synonym für die Transformation mittels eines ERP-Systems

ERP im Versorgungsunternehmen: viel Anlauf, weiter Sprung

Die Stadtwerke Pforzheim versorgen ihre Kunden mit Strom, Gas, Fernwärme und Trinkwasser. Mit der Einführung eines neuen ERP-Systems wagte man die Transformation des gesamten Unternehmens. Die gelang – nach eineinhalb Jahren Vorbereitung und einem Jahr Umsetzung.

„Wie weit will man springen? Das ist die Frage, die sich zu Beginn eines solchen Projekts eigentlich immer stellt“, findet Brita Kroslid, die als Prokuristin den Bereich Finanzen & IT bei der SWP Stadtwerke Pforzheim GmbH & Co. KG leitet.

Wobei in ihrem Unternehmen alle wussten, dass mit der Einführung eines neuen ERP-Systems mehr passieren wird als ein kleiner Hüpfer. Einige Prozesse liefen noch manuell ab, so zum Beispiel die Integration zwischen Hauptbuch und Controlling. „Außerdem war das Kern-ERP-System nicht mit dem Debitoren-Nebenbuch verknüpft, mit dem wir die Abrechnungen machten“, erzählt Brita Kroslid. Viele Prozesse seien regelrecht verkrustet gewesen, „deshalb war mir von Beginn an klar, dass die ERP-Einführung eine Transformation des ganzen Unternehmens mit sich bringen würde.“

Vier IT-Systeme für einen Vorgang

Dass die Diplom-Betriebswirtin auch einen Beratungshintergrund hat, schadete dabei sicher nicht. Sie gründete eine IT Governance-Abteilung und entwickelte gemeinsam mit ihrem Team eine ganzheitliche IT-Strategie für das Versorgungsunternehmen.
Die zusammen mit den Fachbereichen gezeichnete „Landkarte der Prozessschwächen“ hatte einen beeindruckenden Lerneffekt. Brita Kroslid: „Dabei wurde zum Beispiel sichtbar, dass an so manchem Vorgang vier unterschiedliche IT-Systeme beteiligt waren – und sich alle darüber einig, dass das besser geht. Und besser gehen muss.“

Stellte sich die Frage: wie genau? Mit welcher Software und welchem Partner? Um sie zu klären, entstand ein Anforderungsheft, in dem der Status Quo und die Wünsche für die Zukunft detailliert beschrieben waren.

Mehr Integration – weniger Brüche

Der wichtigste Wunsch dabei: mehr Integration – und keine Brüche mehr, die mithilfe „menschlicher Schnittstellen“ überbrückt werden müssen.

Durch die beschriebenen Anforderungen, und weil einige Kollegen bei den SWP bereits Erfahrung mit den Produkten aus Walldorf hatten, war man sich schon vor der eigentlichen Ausschreibung darüber im Klaren, dass SAP eine Option sein würde. Beziehungsweise mehr als eine, wie sich herausstellte, als die Offerten eingingen. Denn nur eines der Angebote setzte nicht auf SAP-Produkte.

Trotzdem war die Entscheidung zwischen den unterschiedlichen Systemen keineswegs sofort klar. Denn die Frage lautete auch: Wenn SAP, dann welche Variante? SAP R/3 beziehungsweise SAP ERP war und ist bei Energieversorgern gut erprobt. Außerdem gab es bei den Stadtwerken Pforzheim einen Mitarbeiter, der zuvor in der Wirtschaftsprüfung damit gearbeitet und gute Erfahrungen gemacht hatte.

SAP S/4HANA Cloud am anderen Ende der Skala hätte maximale Standardisierung und Durchgängigkeit gebracht. „Aber in der Public Cloud liefert man sich den Funktionen andererseits vollständig aus. Und das ist ein Stück Kontrollverlust, den wir nicht wollten“, so Prokuristin Brita Kroslid. „Wir fühlen uns sicherer mit On-Premise, weil wir dann vieles noch selbst in der Hand haben.“

Folgerichtig entschied man sich am Ende für SAP S/4HANA On-Premise, sozusagen für die Hybridlösung als „Kompromiss zwischen einem konventionellen Kombi und dem selbstfahrenden Auto“, wie Kroslid es ausdrückt.

Dieser Beitrag ist Teil der Themenserie

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Stadtwerke Pforzheim – gut vorbereitet auf Big Data

Der nicht geringe Aufwand – eineinhalb Jahre Vorbereitung plus ein Jahr Umsetzung – hätten das Unternehmen „weit nach vorn gebracht“ – und sich also gelohnt.

Das Hauptbuch Finanzen, das Controlling plus einiger vorher schlecht integrierter vorgelagerter Prozesse – etwa das Workforce Management – sind jetzt durchgängig integriert. Das war im Lastenheft ein ganz zentraler Punkt gewesen.

Seit 2016 ist die Digitalisierung der Energiewende gesetzlich festgeschrieben. Auf die Versorger kommen dadurch vor allem durch den Einsatz von sogenannten Smart Meters riesige Datenmengen zu – die mit Hilfe von Big Data und Predictive Analytics ausgewertet werden müssen.

Auch darauf ist die Stadtwerke Pforzheim GmbH und Co. KG durch ihr neues ERP-System vorbereitet.

Bleibt noch die Frage, ob Brita Kroslid und ihr Team mittelfristig einen Wechsel in die Public Cloud anstreben? Die Antwort: „Wir arbeiten jetzt erstmal mit der gewählten Lösung und behalten im Auge, wohin sich der Markt bewegt.“