Marktführer transformieren Beschaffung mit SAP Ariba und SAP S/4HANA

Nie war das Thema Kostendruck drängender als heute – und viele Unternehmen lösen die damit verbundenen Herausforderungen mithilfe von Technologien, die unternehmensweite Einblicke in Beschaffungsausgaben bieten.

Verschiedene Marktführer kamen vor Kurzem beim virtuellen Event SAP Ariba Live zu einem exklusiven runden Tisch zusammen, um sich über ihre Erfahrungen mit dem Wandel in der Beschaffung auszutauschen. Sie waren der Einladung von Jo Peterson, Vice President Cloud and Security Services bei Clarify360, gefolgt und sprachen offen über die Vorteile, aber auch über die großen Herausforderungen dieser Umstellung.

Teamübergreifende Zusammenarbeit als Erfolgsmodell

Wie viele andere globale Organisationen, die sich durch Akquisitionen vergrößert haben, musste Stanley Black & Decker seine komplexe technologische Landschaft vereinfachen. Der Hauptgrund für die Umstellung auf SAP S/4HANA Cloud war die Entscheidung für die Lösung SAP Central Finance.

„Durch die Erstellung einer neuen Instanz von SAP Ariba in SAP S/4HANA konnten wir globale und einheitliche Finanzdaten bereitstellen“, erläuterte Nicole Flikier, die bei Stanley Black & Decker die weltweite Leitung für digitale Tools und Analyselösungen verantwortet. „Die Endnutzer profitierten von mehr Benutzerfreundlichkeit und einem zentralen Datenpool, während gleichzeitig unser langfristiges Programm mit nur einer Instanz der SAP-Lösung unterstützt wurde.“

Flikier räumte als Erste ein, dass der Wandel sich nicht wie von Zauberhand vollzogen hatte. Regelmäßige Gespräche über die finanziellen Vorteile brachten die Mitarbeiter verschiedener Projektteams auf einen gemeinsamen Nenner – mit dem Ergebnis eines erfolgreichen Produktivstarts.

„Es war eine Herausforderung, die zahlreichen ERP-Systeme und alle enthaltenen Daten zu harmonisieren. Für eine solche Bereinigung sind unzählige Mitarbeiter erforderlich“, so Flikier weiter. „Wir mussten dem Team den Nutzen eines universellen, globalen Ledger näherbringen … Jeder kannte die damit verbundenen Vorteile, vor allem, da wir ein stark kostenorientiertes Unternehmen sind.“

Flikier beschrieb den Transformationsprozess ihres Unternehmens als enormen Kraftakt. Die Fristen für die einzelnen Projekte extrem knapp, sodass alle gleichzeitig produktiv gehen konnten. Sie würdigte den Erfolg des Teams, eine gemeinsame Projektmethodik zu etablieren und die lokalen Anforderungen der einzelnen Länder zu erfüllen.

ERP-Plattform: Kürzere Bearbeitungszeiten – größere Nutzerzufriedenheit

Jinesh Parakulangara, Senior Manager bei HPE Global IT, zufolge sorgte der Austausch der organisch gewachsenen Mischung aus Beschaffungsaltsystemen durch eine einzelne ERP-Plattform – SAP Ariba auf SAP S/4HANA Cloud – für Zeitersparnis und Produktivitätssteigerungen. Das gelte sowohl für die Beschaffung als auch für die Kreditorenbuchhaltung.

„Jetzt haben wir eine kontrolliertere, zentrale Beschaffungsfunktion … mit einer Roadmap für die Konsolidierung auf einer einzelnen Plattform“, erklärte Parakulangara. „Unsere Benutzer sind äußerst zufrieden. Sie müssen nur noch in ein System gehen, um weltweite Beschaffungsvorgänge, die Rechnungsprüfung, steuerliche Angelegenheiten und alles, was mit dem Beschaffungsprozess zusammenhängt, durchzuführen.“

Optimierte, vereinfachte Vorgänge dank hervorragender cloudbasierter Integration

HPE führte die neue cloudbasierte Plattform gleichzeitig in 57 Ländern ein. Diese Einführung wurde durch umfassende Schulungen für Mitarbeiter und Lieferanten sowie integrierte Funktionen für Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützt. Neben der kontaktlosen Rechnungsstellung sorgten die Vereinfachungen rund um das Stammdatenmanagement durch SAP S/4HANA für den größten Zugewinn.

„Durch die Cloud-Lösung stehen uns nun noch mehr Funktionen zur Verfügung, die wir früher mit unserer On-Premise-Lösung nicht hatten“, so Parakulangara. „Aus der Beschaffungsperspektive geht es tatsächlich um die Vereinfachung unserer Bestellprozesse. Und vom finanziellen Standpunkt aus betrachtet, haben wir mit SAP S/4HANA den gesamten Prozess gestrafft. Wir haben wirklich eine einzelne Plattform, die unsere Bedürfnisse in Bezug auf die Kreditorenbuchhaltung unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Die Art und Weise der Integration zwischen diesen beiden Systemen ist einfach bemerkenswert.“

Datenharmonisierung lohnt alle Mühen

Ähnlich wie die Erfahrungen von Nicole Flikier bei Stanley Black & Decker, war die Datenkonsolidierung mit Blick auf die Ergebnisse auch bei HPE eine lohnende Aufgabe.

„Die Bereinigung der Daten war zwar eine Herausforderung, aber sie brachte auch Prozesslücken ans Tageslicht und führte letztendlich insgesamt zu einer Optimierung“, sagte Parakulangara. „Einer der Gründe dafür, dass wir unsere Prozesse auf eine kontaktlose Verarbeitung umstellen konnten, ist, dass wir von der Beschaffung über die Rechnungsstellung bis hin zum Zahlungsverkehr … alles auf einer Plattform zusammenführen konnten.“

Er fügte hinzu, dass die Nutzung der bewährten Geschäftsverfahren der SAP das gesamte Projekt beschleunigt hätte.

Intelligente Technologien unterstützen finanzielle Disziplin

Der Gesamtüberblick über das Ausgabenmanagement ist heute nicht nur für einen störungsfreien Betrieb von höchster Bedeutung – er ist eine geschäftliche Notwendigkeit, um die Produktivität der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Es steht außer Frage, dass ein Cloud-basiertes System, das Echtzeitinformationen unternehmensweit zusammenbringt, für die Schaffung der finanziellen Disziplin förderlich ist, auf die jedes intelligente Unternehmen angewiesen ist.