Der Glastechnik-Spezialist Schott AG stellt von der alten SAP-Umgebung auf die Welt von SAP S/4HANA um. Den Weg dafür bahnt der Finanzbereich des Unternehmens.
Jens Schulte, CFO bei der Schott AG, und Oliver Böhm, SAP-S/4HANA-Finance-Projektleiter, kümmern sich um den Wechsel des internationalen Glastechnik-Unternehmens von der bisherigen SAP-Umgebung in die neue, digitale SAP-S/4HANA-Welt. Dabei werden Prozesse digitalisiert und systemgestützte, vorausblickende Analysen möglich – und das weltweit in allen Ländern und Gesellschaften. Unterstützt wird das Mainzer Unternehmen dabei von der Unternehmensberatung cbs Corporate Business Solutions.
Aus Managementperspektive stellen sich immer logistische und finanzielle Fragen: An welchem Standort lässt sich ein Produkt am günstigsten produzieren? Wo habe ich die kürzesten Transportwege? Passt die initiale Kosten- und Preiskalkulation? Genau diese Fragen stellte sich auch die Schott AG. Das Unternehmen mit einer über 135 Jahre langen Unternehmensgeschichte gilt als der Erfinder des Spezialglases. Heute ist der Technologiekonzern mit 2,2 Mrd. Euro Umsatz weltweit und 16.200 Mitarbeitern Partner für viele Branchen.
Das Change Management steht im Mittelpunkt bei diesen Projekten. Im Fall von Schott gibt es etwa 80 Gesellschaften, die zeitgleich zu dem voraussichtlichen Go-Live Termin nächsten Jahres („Big Bang“) umgestellt werden müssen. Das wird voraussichtlich Ende 2021 sein. Es gibt 270 Finance-Mitarbeiter im Konzern, die es gilt, im Rahmen des Veränderungsmanagements abzuholen. Dazu die Stakeholder im Konzern, die die Prozesse oder Teilprozesse nutzen oder Informationen aus den Geschäftsprozessen ziehen. „Wir betreten mit vielen Aspekten Neuland, insbesondere mit der neuen Ergebnisrechnung Margin Analysis und der parallelen Bewertung über das Material Ledger, auch beim Thema Datenmigration. Nach unserem Wissen hat das bis jetzt noch keiner in dieser Form gemacht“, so Projektleiter Böhm.
Dreh- und Angelpunkt der Digitalisierungsstrategie
Das bestehende ONE Finance von Schott verfügt bereits über einheitliche Standards, Prozesse, Datengrundlagen und eine einheitliche Organisationsstruktur, basierend auf dem derzeitigen SAP-ECC-System. Die unternehmensweite Steuerung ergibt sich sowohl auf Controlling-, als auch auf Accountingseite. Mit Hilfe von SAP S/4HANA soll dieses nun weiterentwickelt werden. Das verspricht Schott schneller ein umfassendes Reporting auf Basis von optimierten Datenstrukturen. Das bedeutet einen globalen Kostenrechnungskreis, eine Geschäftsjahresvariante und eine detaillierte Ausprägung der Funktionsbereiche. CFO Schulte meint: „Zusammengefasst bietet uns ONE Finance die Möglichkeit, unser System granularer, prägnanter, flexibler und schneller zu gestalten, um deutlich besser auf Marktsituationen reagieren zu können.“
SAP S/4HANA legt als Bebauungsplan eine ganze Reihe von Leitplanken fest, das integrierte System des gesamten Unternehmens über einen längeren Zeitraum prägen werden. „Wir erwarten uns eine ganze Reihe von Vorteilen, die uns weiterbringen, etwa schnellere oder bessere Entscheidungen im täglichen Geschäft. SAP S/4HANA ist eine große Investition, die unser Konzern im Rahmen der Systemweiterentwicklung tätigt. Das betrifft viele Ressourcen. Wir wollten möglichst viel rausholen für unser Geschäft“, so Schulte.
Das komplette Konzernbild auf Knopfdruck mit intelligentem ERP
SAP S/4HANA bildet bei Schott nun die Grundlage für schnellere Monats- und Jahresabschlüsse. Dazu kommt ein optimiertes und individuelles Reporting-System. Ein weiteres Plus ist die Geschwindigkeit im operativen Bereich, etwa das Realtime Processing.
„Denken Sie an den Vertrieb. Durch die Realtime-Kreditlimit-Beurteilung lässt sich schneller auf Kundenwünsche eingehen. Einen deutlichen Wettbewerbsvorteil bringt auch die schnellere Angebotskalkulation: hier kann der Vertrieb unmittelbar vor Ort reagieren.“ Schulte führt weiter aus: „Begeben wir uns auf die Managementebene, erfüllt Realtime Data Processing sicherlich den Traum jedes CFOs: Das komplette Konzernbild bis zur Bilanz lässt sich jederzeit auf Knopfdruck erzeugen. Dieses Gesamtbild ist das Ziel, das wir erreichen wollen.“
Schott startete vor eineinhalb Jahren mit einem Proof of Concept, durchgeführt von cbs Corporate Business Solutions, einem globalen Beratungsunternehmen mit Hauptsitz in Heidelberg. „Wir haben an unserem Setup gefeilt, sowohl technologisch als auch projektorganisatorisch. Innerhalb eines Vorprojekts mit unserem Consulting-Partner cbs konnten wir dieses Setup auf den Prüfstand stellen, um dann effizient und partnerschaftlich zusammenzuarbeiten“, weiß Projektleiter Böhm.
ERP-Unternehmenssteuerung: Vorbild für den Gesamtkonzern
Durch dieses Digitalisierungsprojekt wird sich eine durchweg agile Unternehmenssteuerung für die Schott AG ergeben. So kann man in Krisenzeiten den Fokus schnell verschieben, beispielsweise von wachstumsorientierten Auswertungen hin zu striktem Cash- und Kostenmanagement. Auch soll die Reporting-Frequenz deutlich erhöht und die wesentlichen KPIs des Unternehmens auf Wochenebene getrackt werden, um zeitnah den Dialog mit den Geschäftsbereichen zu ermöglichen.
„Wir wollen die Digitalisierung bis 2025 weiter vorantreiben, das gilt sowohl für den Finanzbereich als auch für das gesamte Unternehmen. Der Finanzbereich hat sich als erster mit den neuen Digitalisierungsmöglichkeiten auseinandergesetzt, etwa mit Analytics-Tools, um Forecasts zum Monatsumsatz aus Tageshochläufen zu erstellen“, ergänzt CFO Schulte. „Wir wollen das Vorbild für den Rest des Konzerns sein. Wir haben gut vorbereitete Prozesse und IT- und prozessaffine Mitarbeiter, die großes Interesse haben, mit Digitalisierungsthemen zu arbeiten.“
Sebastian Hellmann ist Consulting Director bei cbs Corporate Business Solutions.
Bilder via Schott AG.
