Prozessautomatisierung bei Villeroy & Boch: Wenn Bots Entscheidungen treffen

Der deutsche Keramikhersteller Villeroy & Boch setzt für die Abwicklung einfacher, repetitiver Tätigkeiten auf SAP Intelligent Robotic Process Automation & Cloud Services für künstliche Intelligenz (SAP AI Business Services). Die dafür notwendige Entwicklung von Bots ist schnell und unkompliziert, weil sie nicht in vorhandene IT-Strukturen eingreift.

Seit mehr als 270 Jahren – genauer gesagt seit 1748 – produziert Villeroy & Boch Keramik. Heute erwirtschaftet das Unternehmen mit knapp 7.500 Mitarbeitern im Jahr 2019 einen Umsatz von über 800 Millionen Euro und vertreibt seine Produkte in rund 125 Ländern. Wer als traditionsreiches Unternehmen so lange – und auch in Zukunft – bestehen will, braucht vor allem eines: die Bereitschaft, sich ständig zu verändern, sich weiterzuentwickeln.

Das gilt natürlich nicht nur für die Produkte, sondern auch und gerade für Prozesse: Bereits im Jahr 1767 baute Villeroy & Boch die erste Serienproduktion auf, eröffnete schon 1801 eine moderne, mechanisierte Geschirrfabrik.

Natürlich war es von jenen Tagen bis zur Intelligent Robotic Process Automation – Intelligent RPA –, um die es in dieser Geschichte geht, ein weiter Weg. Aber Parallelen gibt es durchaus. Vereinfacht gesagt geht es in beiden Fällen darum, sich wiederholende Abläufe von Maschinen anstatt von Menschen ausführen zu lassen, um schneller zu werden und um die Fehlerquote zu senken.

Viele weitere potenzielle Anwendungsgebiete für maschinelles Lernen

SAP Intelligent RPA bedient sich dazu autonomer kleiner Softwareroboter – sogenannter Bots – und künstlicher Intelligenz. Jener Bot, der bei Villeroy & Boch bereits täglich im Einsatz ist, hat die Aufgabe, eingehende E-Mails zu lesen, die Anhänge zu scannen, anhand von trainierten Algorithmen zu klassifizieren und entsprechend dieser Klassifizierung abzulegen. Das System unterscheidet zum Beispiel eine Rechnung automatisch von einer Mahnung, die Mitarbeiter müssen folglich diese Dokumente nicht mehr öffnen und manuell kategorisieren. Diese automatische „Document Classification“ – einer der SAP AI Business Services – bereitet also jene Dokumente vor, die die Mitarbeiter dann direkt weiter bearbeiten können. Dabei arbeitet das Programm – mittlerweile – „unattended“, das heißt es erfüllt seine Aufgaben, ohne bei jedem Schritt kontrolliert zu werden. Die Zeitersparnis ist erheblich, pro Tag checkt die Maschine 20 bis 30 Mails, Tendenz steigend.

„Für uns war es wichtig, neben den IRPA-Funktionen auch Entscheidungen auf Basis unstrukturierter Daten treffen zu können. Möglich wird das durch eine Kombination aus Document Classification und IRPA“, so Daniel Neuhäuser, Head of ERP Core Solutions Villeroy & Boch. Dass die Subskription für den beschriebenen SAP AI Business Service ganz bequem über den SAP Store erworben werden konnte, sprach ebenfalls für diese Lösung.

Robotic Process Automation: Ein weiterer Service wird getestet

Obwohl es noch keine Vorbilder gibt – Villeroy & Boch ist der erste SAP-Kunde, der sich dieser automatischen Dokumentenklassifikation bedient – sieht Daniel Neuhäuser noch weitere potenzielle Anwendungsgebiete für Robotic Process Automation mit intelligenten Services, beispielsweise in der Buchhaltung, im Kundenservice oder im Einkauf.

Einen zusätzlichen SAP AI Business Service testen Daniel Neuhäuser und seine Kollegen bereits. Es ist eine Weiterentwicklung des bereits eingesetzten Bots. Dank “Document Information Extraction” ist der Bot in der Lage, die klassifizierten Dokumente zu lesen, geschäftsrelevante Informationen zu extrahieren (zum Beispiel Rechnungsnummern und Lieferantennamen) und diese Informationen mit weiteren Stammdaten anzureichern (z. B. Geschäftspartnernummern). Mittelfristig könnte der Service die Grundlage für die automatisierte Weiterverarbeitung und Verbuchung von Rechnungen in SAP ERP bilden.

„Wir sind viel schneller am Ziel dank KI“

Nach Überzeugung von Daniel Neuhäuser haben Robotic Process Automation und der Einsatz von Bots und AI Business Services zwei entscheidende Vorteile. Erstens lassen sie sich entwickeln und einsetzen, ohne in die vorhandenen, klassischen IT-Strukturen einzugreifen. Zweitens ist für diese Entwicklung weniger Aufwand und weniger Know-how notwendig als für klassische Projekte. „Wir brauchen dazu keine ERP-Experten“, so Daniel Neuhäuser, „sondern vor allem Bot-Entwickler. Und wir sind auch viel schneller am Ziel.“

Was daran liegt, dass die Key User von Beginn an eingebunden sind und die Entwicklung im ständigen Feedback mit ihnen geschieht. Dadurch geht die Anwendung sehr schnell produktiv.

Und die IT-Abteilung? Daniel Neuhäuser: „Wir arbeiten mit einem gemischten Entwicklungsansatz. Mal ist die IT-Abteilung stärker involviert, mal weniger. Aber die Anwender der Lösung spielen bei der Entwicklung immer und von Beginn an eine zentrale Rolle.“

Fazit: Wenig Aufwand, große Wirkung

SAP Intelligent RPA arbeitet mit autonomen Bots und künstlicher Intelligenz. Ohne bei jedem Schritt kontrolliert werden zu müssen, sorgt die Technik dabei für eine erhebliche Zeitersparnis. Außerdem lässt sie sich ohne Eingriffe in vorhandene, klassische IT-Strukturen entwickeln – und auch ohne ERP-Experten. Intelligent Robotic Process Automation entbindet also die Teams von häufig anfallenden administrativen Tätigkeiten – nachhaltige Wirkung bei überschaubarem Aufwand.