Das italienische Unternehmen Iren SpA ist auf überregionaler Ebene im vor- sowie nachgelagerten Energie-, Fernwärme- und Wassersektor angesiedelt. Über 76 Prozent seines Stroms erzeugt das Versorgerunternehmen umweltfreundlich und nutzt nun die Features der SAP Business Technology Platform, um seine Rechnungsabwicklung zu optimieren.
Um langfristigen Erfolg als Global Player in der Branche zu sichern, strebt Iren nahtlose Prozesse für Lieferketten und Versorgung an. Ein Teilaspekt ist die reibungslose Rechnungsabwicklung mit ihren Lieferanten. Zudem verpflichtet ein 2019 auf nationaler Ebene verabschiedetes Gesetz italienische Unternehmen zur digitalen Rechnungsstellung- und -abwicklung.
Heutzutage sind verlässliche Lieferketten bedeutender denn je. Daher fokussiert sich das Projektteam insbesondere darauf, Lieferanten höchstmögliche Transparenz zu gewährleisten. Das Team von Iren SpA und SAP konzentrierte sich auf die drei folgenden Bereiche:
- Datenmanagement und -konsistenz,
- effiziente Kommunikation für reibungslose Rechnungsabwicklung sowie
- transparenter Informationsfluss für erfolgreiches Lieferantenmanagement.
Was genau brauchen die Endnutzer?
Getreu SAP’s Human-Centered Approach to Innovation, der einen klaren Fokus auf die Endanwender legt, die Menschen, die eine Lösung anwenden werden, wurde im ersten Schritt genau auf die Bedürfnisse und Herausforderungen bei Iren geschaut. Das SAP Customer Innovation Team, mit Mitgliedern aus dem SAP AppHaus sowie dem Strategic Customer Engagements Team, initiierte dafür einen Exploration Workshop mit allen in der Rechnungsabwicklung tätigen Stakeholder. Mit dem Blick auf den Ist-Zustand erarbeitete das Team Themen mit Verbesserungspotenzial. Ein solches Thema war die Idee für ein Kommunikations-Interface mit speziellem Fokus auf Rechnungsabwicklung. Um die Prozesse genauer zu verstehen, führte das Projektteam Interviews mit den Mitarbeitern von Iren sowie mit den Lieferanten durch.
„Normalerweise begegne ich Herausforderungen so, dass ich sofort eine Lösung im Kopf habe. SAP‘s Human-Centered Approach to Innovation hat mich eines Besseren belehrt. Diese neue Perspektive ermöglichte es uns, das Problem aus vielen verschiedenen Blickwinkeln zu analysieren. So konnten wir die beste Lösung entwickeln. Dass alle wichtigen Stakeholder von Beginn an einer Lösung mitarbeiten, das werden wir in der Zukunft noch weiter ausbauen.“
Alessandro Giussani, Senior Manager Finance Accounting, Gruppo Iren
Exploration Workshop: Gründliche Recherche mit den Anwendern
Das Projektteam analysierte den Prozess, der verbessert werden sollte. Der Rechnungsprozess umfasst folgende Schritte:
- Bevor Rechnungen bezahlt werden, beginnt die Einkaufs- und Rechnungsabwicklung mit der Erstellung des Kaufauftrags (PO) sowie der Rechnungsstellung von Irens Lieferanten.
- Im Anschluss prüft Iren eingehende Lieferungen oder erbrachte Dienstleistungen sowie die eingegangenen Rechnungen.
Klingt trivial. Oft jedoch kam es zu Problemen, etwa wenn POs nicht den richtigen Rechnungen zugeordnet werden und daher nicht bezahlt werden können. In diesen Fällen nutzten Lieferanten bisher die klassischen Kommunikationskanäle, oft ohne den richtigen Ansprechpartner bei Iren zu erreichen. Die mangelnde Transparenz führte zur Frustration auf beiden Seiten.
Optimierung der Rechnungsabwicklung mit SAP Business Technology Platform
Angesichts der Endnutzerbedürfnisse sowie den Prozessanforderungen wurde schnell klar, dass die SAP Business Technology Platform diese Herausforderungen ganzheitlich lösen könnte. Die Plattform ist ein Portfolio integrierter Lösungen, die Unternehmen hilft, Prozesse und Erfahrungen zu verbinden. Sie ermöglicht es Unternehmen, beherzt Neuerungen einzuführen und die fortwährenden und so notwendigen innovativen Bestrebungen umzusetzen.
Basierend auf der SAP Cloud Platform entwickelte das Team ein Lieferantenportal, das einen einfachen Austausch zwischen Iren und ihren Lieferanten und somit eine reibungslose Rechnungsabwicklung sicherstellt. Das Portal bietet auch für Lieferanten einen holistischen Überblick über Bestelleingänge sowie eingereichte Rechnungen und deren Status. Während Nutzer einen tiefen Einblick in Bestellaufträge und Rechnungen erhalten, können zugleich Änderungen, wie etwa eine Aktualisierung der IBAN-Nummer, vorschlagen werden. Einmal gestartet, beließ es das Projektteam nicht dabei, sondern entwickelte darüber hinaus einen mit Hilfe von SAP Conversational AI betriebenen Chatbot. Der übernimmt nun den First-Level-Interaktionskanal, unabhängig von den Iren-Mitarbeitern.
„Das mit SAP Customer Innovation durchgeführte Projekt lieferte erfolgversprechende und überzeugende Ergebnisse. Dies ist nur der Startpunkt unserer Innovationsvorhaben mit SAP Business Technology Platform. Während der Entwicklung des Proof of Concepts, haben wir begonnen, SAP Analytics Cloud zu testen und freuen uns nun darauf, weitere innovative Methoden zur Maximierung der Produktivität zu nutzen.“
Laura Molino, Information Systems – ERP & HR Solutions Manager, Iren SpA
Die Einkaufs- und Lieferantenerfahrungen erreichen neues Level
Durch die von SAP HANA gelieferten Echtzeitdaten wird das Lieferantenportal zur “Single Source of Truth” für die Buchhalter von Iren und ihren Lieferanten. Durch die erhöhte Transparenz und Autonomie bei Problemlösungen gibt es weniger Lieferantenbeschwerden. Die gezieltere und einfachere Kommunikation zwischen Lieferanten und Iren konnte die Zahlungsverzögerungen reduzieren. Darüber hinaus erfüllt das Portal die Anforderungen des 2019 auf den Weg gebrachten E-Invoicing-Gesetzes, das italienische Unternehmen zur digitalen Rechnungsstellung und -abwicklung verpflichtet.
Mit diesem neuen Lieferantenportal macht Iren einen wichtigen Schritt hin zum intelligenten Unternehmen, das Anfang diesen Jahres live gegangen ist. Diese Lösung ist auf kontinuierliche Geschäftsinnovation ausgerichtet. Von jetzt an kann Iren von den Vorzügen der SAP Business Technology Platform weiter profitieren.
