Als skalierbare Plattform bietet SAP Concur Unternehmen vielfältige Möglichkeiten im Reise- und Ausgabenmanagement. Dass eine bedarfsgerechte sowie länderübergreifende Implementierung nicht immer mit großem Aufwand verbunden sein muss, beweist projekt0708 in der Zusammenarbeit mit Evonik Industries AG – Global HR Systems (CPM).
Laut Statistik führen deutsche Unternehmen pro Jahr mehr als 195 Mio. Geschäftsreisen durch. Neben den Herausforderungen für den einzelnen Mitarbeiter ergibt sich hieraus auch organisatorisch und buchhalterisch für die Unternehmen ein nicht zu unterschätzender Aufwand. Reisen müssen beantragt, genehmigt, geplant, gebucht, abgewickelt und im Nachgang abgerechnet werden. Mit SAP Concur steht Unternehmen eine vielseitige Software zur Verfügung, die sie bei all diesen Aufgaben unterstützt und das gesamte Thema Geschäftsreise digitalisiert und vereinfacht.
SAP Concur bietet vielfältige Möglichkeiten der Individualisierung im Rahmen der Implementierung. Vom Funktionsumfang bis hin zu Aspekten der Benutzeroberfläche lässt sich SAP Concur auf individuelle Anforderungen anpassen. Diese können sich auch innerhalb eines Unternehmens oder Konzerns, durch unterschiedliche Voraussetzungen an einzelnen Standorten ergeben. Naturgemäß ist ein stark individualisierter Implementierungsansatz mit mehr Aufwand verbunden. Die unternehmensspezifischen und teilweise länderspezifischen Anforderungen werden evaluiert und resultieren in entsprechenden Systemanpassungen.
Reisemanagement als Standortfrage
Nicht alle Unternehmen verzeichnen das gleiche hohe Aufkommen an Geschäftsreisen. Selbst ein multinationaler Konzern wie die Evonik Industries AG schickt seine Mitarbeiter nicht von jeder seiner mehr als 100 Niederlassungen in hoher Zahl und regelmäßig auf Reisen. Während das Reiseaufkommen an mitarbeiterstarken Standorten deshalb für Evonik eine individuelle Implementierung von SAP Concur durch projekt0708 rechtfertigte, erschien den Verantwortlichen der Aufwand für Regionen mit geringerem Reiseaufkommen nicht sinnvoll.
Im Interesse einer einheitlichen, länderübergreifenden Lösung entschied Evonik Industries AG deshalb, projekt0708 mit der Entwicklung eines Implementierungsansatzes zu beauftragen, der mit angemessenem Aufwand eine adäquate Nutzung von SAP Concur auch in Regionen mit geringerem Reieaufkommen erlaubt.
„Mitarbeiter an unseren Standorten mit geringerem Reiseaufkommen sollten insgesamt in Kernbereichen nicht schlechter ausgestattet sein, als jene mit signifikant höherem Verwaltungsaufwand“, erklärt Andreas Wanner, Global Project Lead HR Systems SAP Concur, Cloud Platform Management (CPM) bei Evonik Industries AG. „Gleichzeitig sollten verständlicherweise Aufwand und Kosten der Implementierung dem lokalen und globalen Mehrwert entsprechen.“
SAP Concur Implementierung – So einheitlich wie möglich, so individuell wie nötig
Vor diesem Hintergrund konzentrierte sich projekt0708 auf eine pragmatische Lösung. Hierbei wurde auf weite Teile der aufwendigen Individualisierung zugunsten eines globalen Templates verzichtet. Für die genannten Länder umfasst die „One fits all“ Implementierung Funktionen, die sich im praktischen Einsatz bewährt haben und gewissermaßen einen praktikablen Mindeststandard darstellen. Statt Funktionen auf vorhandene Prozesse anzupassen, ist es so in einzelnen Ländern erforderlich, vorhandene Prozesse an den Funktionen des globalen Templates auszurichten.
„Mit dieser Variante der Implementierung konnten wir auch den Evonik-Niederlassungen mit wenigen Mitarbeitern eine moderne Lösung anbieten, die papierbasierte Prozesse oder aufwendige Excel-Lösungen ersetzen kann“, weiß Anton Novac, Managing Consultant bei projekt0708.
In erster Linie ermöglichte die so optimierte Implementierung einen zügigen Go-Live, in gleichzeitig sieben Ländern, an Standorten der Evonik Industries AG. Das gesamte Teilprojekt nahm so weniger als vier Monate in Anspruch, ein Bruchteil des Aufwands und der Zeit, die für eine vollständig individuelle Implementierung kalkuliert werden muss.
Im Ergebnis entstand für Evonik so eine Win-Win-Situation: Mit geringem Aufwand und geringen Kosten konnten auch kleinere Standorte von den grundlegenden Funktionalitäten einer einfachen Konfiguration von SAP Concur im Arbeitsalltag profitieren. Gleichzeitig partizipiert der Konzern als Ganzes von einer Vereinheitlichung, die zum Beispiel das länderübergreifende Reporting vereinfacht.
„Dank der Flexibilität, die SAP Concur im Hinblick auf die Implementierung bewiesen hat, steht uns nun ein einheitliches System für das Reise- und Aufgabenmanagement an unseren unterschiedlichen Standorten zur Verfügung. Gleichzeitig vereinfacht die Vereinheitlichung der Datenverarbeitung einen länderübergreifenden Überblick“, bestätigt Andreas Wanner, Global Project Lead HR Systems SAP Concur, Cloud Platform Management (CPM) bei Evonik Industries AG.
