Provinzial stellt auf SAP S/4HANA um

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist auch in der Versicherungsbranche längst nicht mehr Kür, sondern Pflicht. Der Provinzial-Konzern ist auf dem Weg zur intelligenten Assekuranz bereits ein gutes Stück vorangekommen. Der Versicherer hat die Anwendung SAP Financial Services – Collections and Disbursements (FS-CD) auf SAP S/4HANA umgestellt und damit den ersten Schritt der anstehenden Konversion der gesamten SAP-Anwendungslandschaft auf SAP S/4HANA erfolgreich gemeistert.

Wenn es darum geht, einen Kfz-Schaden unbürokratisch zu regulieren, die Folgekosten eines massiven Wasserschadens zu zahlen oder den neuen vierbeinigen Mitbewohner zu versichern, vertrauen über fünf Millionen Menschen auf die Provinzial-Versicherungsgruppe. Die Regionalversicherer des Konzerns versichern alles, was ihren Kunden lieb und teuer ist: vom Hab und Gut über die eigenen vier Wände bis hin zu Freizeitaktivitäten, Arbeitskraft, Gesundheit und Leben.

SAP for Insurance als etablierter Standard

Technisch betrachtet schlägt das Herz der Assekuranz seit mehr als zwei Jahrzehnten für SAP. Der Konzern bildet finanztechnische Prozesse seit über 20 Jahren über das Lösungsportfolio SAP for Insurance ab. Als zentrales Nebenbuch kommt dabei die Anwendung SAP Financial Services – Collections and Disbursements (FS-CD) zum Einsatz. Das Modul sorgt dafür, dass Prozesse im In- und Exkasso schnell und kostengünstig, hoch automatisiert, zugleich aber auch höchst flexibel ablaufen. „So behalten wir ein- und ausgehende Zahlungen zu sämtlichen Versicherten und Geschäftspartnern auf Knopfdruck zuverlässig im Blick“, unterstreicht Markus Meijer, fachlicher Projektleiter bei der Provinzial. Die Anwendung fungiert bei der Provinzial Versicherung als zentrale Buchungsschnittstelle für sämtliche Versicherungssysteme – von der Bestandsverwaltung bis zum Schaden- und Provisionsmanagement. Dank seines hohen Automatisierungsgrads sowie einer effizienten Massendatenverarbeitung bewältigt das Inkasso-/Exkasso-Modul von SAP for Insurance hohe Datenvolumen mühelos. Überweisungen und Gutschriften werden automatisiert ausgezahlt, Forderungen und Verbindlichkeiten mittels maschineller Kontenpflege direkt verrechnet, Mahnungen bei Zahlungsverzug unverzüglich angestoßen.

Und noch etwas begeistert den Provinzial-Experten: Die Standardsoftware wirft Buchungsfehler automatisch aus, sodass sie zügig behoben werden können. Außerdem lässt sie sich problemlos individualisieren – ein wichtiger Mehrwert, von dem der Konzern gerade jetzt profitiert. Denn im vergangenen Jahr wurde die Fusion der Provinzial NordWest und der Provinzial Rheinland vollzogen, aktuell läuft die Zusammenführung der beiden IT-Landschaften. „Das flexible Customizing der SAP-Software hilft uns dabei sehr“, lobt Meijer, der Großteil der erforderlichen Anpassungen lasse sich über Standardeinstellungen abdecken.

 Erfolgreiche Generalprobe für den SAP-S/4HANA-Umstieg im Digital Core

Ab 2023 will die Versicherung ihre übrigen SAP-Landschaft auf SAP S/4HANA umstellen – und zählt damit zu den Vorreitern der Branche. Die erforderlichen Schritte hat das IT-Team bereits 2019 gemeinsam mit den Fachbereichen identifiziert und in einer Roadmap zusammengefasst. „Das zuvor von uns absolvierte SAP S/4HANA Adoption Starter Engagement hat dafür die Grundlagen geschaffen“, sagt Sören Wachal als technischer Projektleiter bei der Provinzial.

Einen ersten Vorgeschmack auf die anstehende Umstellung bot die Migration der SAP-Insurance-Anwendung SAP FS-CD, die im März 2021 abgeschlossen wurde. „Wir hatten uns entschieden, das Nebenbuch ebenso wie die Anwendung SAP Incentive and Commission Management vorab auf SAP S/4HANA zu migrieren“, erklärt Wachal. Hintergrund: Die Datenmodelle der beiden Insurance-Module von SAP konnten fast vollständig übernommen werden. Dementsprechend stand neben der fachlichen Umstellung in erster Linie die technische Migration im Fokus. „Ein Selbstläufer war das trotzdem nicht“, sagt Meijer. Vor allem das Hardware-Sizing stellte eine große Herausforderung dar: Für SAP HANA zertifizierte Hardware musste beschafft und neu konfiguriert, die Oracle-Datenbank durch SAP HANA abgelöst werden.

Doch der Aufwand hat sich gelohnt: „Wir verfügen jetzt über ein Template, das wir bei künftigen SAP-S/4HANA-Konvertierungen immer wieder nutzen können“, verweist Wachal. Zudem konnten die IT-Experten bei der „Migrations-Generalprobe“ der Inkasso-/Exkasso-Prozesse wichtige Erfahrungen für den Umzug der ERP-Suite auf SAP S/4HANA sammeln. Schließlich sind im Nebenbuch von SAP etliche Funktionen enthalten, die auch im Hauptbuch relevant sind. „Dadurch sind wir auf viele Herausforderungen, die uns bei der großen SAP-S/4HANA-Umstellung im Bereich FI/CO erwarten, schon vorbereitet“, sagt der SAP-Experte. „Wir kennen den Standardablauf, wissen, was es für den Aufbau einer virtuellen Maschine braucht und welche Ressourcen wir benötigen, kurz gesagt: Wir haben mit der Migration unserer Inkasso-/Exkasso-Lösung einen Standardfahrplan für die generelle Konvertierung auf SAP S/4HANA entwickelt.“

Laufzeitbeschleunigung um bis zu 85 Prozent

Auch hinsichtlich der Performance können sich die Projektergebnisse sehen lassen: Vor allem bei lesenden Programmen verzeichnet Provinzial dank der Migration auf SAP S/4HANA bei ihren Inkasso-/Exkasso-Prozessen enorme Laufzeitbeschleunigungen – und zwar von bis zu 85 Prozent. So werden beispielsweise Ausnahmen im Zahllauf heute innerhalb von sechs Sekunden angezeigt, vorher dauerte diese Abfrage dagegen rund 43 Sekunden. Auch Kontostände von Großkunden liest das Inkasso-/Exkasso-Modul heute doppelt so schnell aus wie früher, Vertragssalden unter zehn Euro lassen sich nun innerhalb von 20 Sekunden ermitteln. In der Vergangenheit dauerte dies mit 120 Sekunden sechsmal so lang. „Zudem können wir nun auch Abfragen starten, die aufgrund von Laufzeitüberschreitungen bislang vom System abgebrochen wurden“, freut sich Markus Meijer. „Das ermöglicht uns, unser In- und Exkasso gezielt weiter zu optimieren.“ Für ihn ein erstes Indiz, welches Potenzial die Lösung SAP S/4HANA Insurance der Provinzial zukünftig erschließen wird.