Das Managen ganzer Produktionsaufträge mithilfe von Excel-Tabellen erwies sich für die celotec als Bremsklotz auf ihrem Wachstumskurs. Deshalb stellt der Hersteller von Dekorfolienprodukten um. Als erstes Unternehmen in der Fertigungsindustrie führt er SAP S/4HANA aus der Public Cloud ein.
Wer sein Zuhause schon einmal neu- oder umdekoriert hat, weiß genau: Oberflächen sind die Visitenkarte eines jeden Hauses, einer jeden Küche. Ob Fensterprofil oder Küchenschublade – unterschiedliche Oberflächen ziehen sofort die Blicke der Besucher auf sich, werden unzählige Male angefasst und sind Feuchtigkeit und Temperaturunterschieden ausgesetzt. Können Dekorfolien den damit verbundenen Anforderungen nicht standhalten, ist die Enttäuschung mit der neuen Ausstattung vorprogrammiert. Hochwertige Dekorfolien im und am Haus sind deswegen heute ein High-Tech-Produkt aus den Werkshallen spezialisierter Fertigungsunternehmen.
Innovativer Oberflächenspezialist auf Wachstumskurs
Ein solcher Spezialist ist die noch junge Firma celotec. Das Start-up trat 2016 mit der Idee an, neuartige Oberflächen für Fenster und Türenprofile zu entwickeln und bietet heute innovative Dekorfolien für den Außen- und Innenbereich an – vom Fenster über Garagentore bis hin zu Möbeln, Küchen und Fußböden. „Entscheidend für den Markterfolg in unserem Segment ist, unseren Kunden aus der Möbel- oder Küchenindustrie, aber auch im Fensterbau eine große Vielfalt anzubieten“, erklärt Jannik Piechotta, Vertriebs- und SAP-Projektmitarbeiter bei celotec. „Die Verarbeiter erwarten nicht nur eine große Auswahl an Farben, Dekoren und Strukturen, sondern auch ein breites Angebot an Trägermaterialien, auf die wir unsere elektronenstrahlenhärtenden Lacksysteme aufbringen – alles mit dem Ziel, den eigenen Endkunden ein individuelles Portfolio anbieten zu können.“
Der Oberflächenspezialist mit Sitz in Sendenhorst im Münsterland hat viel vor. Die Produktpalette für den Innenbereich soll weiter ausgebaut werden, ebenso wie die Lackproduktion, die sich derzeit noch im Aufbau befindet. Hinzu kommen drei weitere Geschäftsbereiche mit Wachstumspotenzial: das Labor für Oberflächenprüfdienstleistungen, der Bereich Optimierung technischer Folien durch Elektronenbestahlung und die kundenindividuellen Beschichtung von Folien mit ESH-Lacken verschiedener Folienprodukte. „Wir haben in der Gründungsphase sehr viel mit Excel-Dateien gearbeitet und diese manuell gepflegt“, führt Piechotta aus. „Dieses Vorgehen hat zu unstrukturierten Prozessen geführt und war fehleranfällig – keine gute Basis für unseren geplanten Wachstumskurs.“
ERP-System aus der Public Cloud ideal für das flexible Start-up
Anfang 2018 traf die celotec deshalb die Entscheidung, SAP S/4HANA Cloud einzuführen und die gesamte Wertschöpfungskette von der Bestellung der Rohstoffe bis zur Auslieferung des fertigen Produktes an den Kunden und der damit verbundenen Fakturierung im neuen SAP-System abzubilden. „Damit fahren wir bei der celotec eine konsequente Cloud-Strategie. Das heißt, wir verwenden SAP S/4HANA Cloud für alle ERP-Prozesse, SAP Cloud for Customer als CRM-System und Microsoft Office 365 für die Office-Anwendungen aus der Cloud heraus, sodass wir komplett auf ein eigenes Rechenzentrum verzichten können“, erklärt Piechotta. Dadurch kann das junge Unternehmen nicht nur beträchtliche IT-Kosten einsparen. Die neue Cloud-Lösung ließ sich überdies in kurzer Zeit implementieren.
„Für die celotec war die Entscheidung für SAP S/4HANA Cloud genau richtig“, ergänzt Thomas Weber, Geschäftsführer bei der Uniorg-Gruppe Dortmund, die die Einführung der Lösung bei der celotec als Implementierungspartner begleitet hat. Bei dem noch jungen Unternehmen habe es noch nicht so viele etablierte Strukturen gegeben und die Software habe die vorhandenen Geschäftsprozesse bereits in hohem Maße abgedeckt, wie sich in der ersten Projektphase gezeigt habe. Entscheidend aber war: Die celotec war bereit, ihre eigenen Prozesse an die vorkonfigurierten Standardprozesse der SAP-Lösung anzupassen. „Somit war die SAP Public Cloud die optimale Lösung für das junge Unternehmen“, resümiert Weber.
Volle Rückverfolgbarkeit bis auf die Grundprodukte
Die Vorteile der Umstellung sind auf allen Ebenen im Unternehmen bis in den Arbeitsalltag hinein spürbar: „Eine wichtige Anforderung an ein ERP-System war für uns, die Chargen unserer Grundprodukte bis auf die Lieferantenchargen zurückverfolgen zu können“, sagt Piechotta. Mit der SAP-Lösung ließ sich diese Transparenz herstellen: Die erste Schnittstelle zum System befindet sich direkt am Wareneingang. Im weiteren Prozess werden die Fertigungsaufträge aus dem SAP-System heraus geplant und am Ende die fertigen Produkte wieder mit der entsprechenden beziehungsweise zugehörigen Charge ins System eingepflegt. „Das ermöglicht uns zum Beispiel im Falle von Reklamationen die Chargen bis auf die ursprüngliche Fehlerquelle zurückzuverfolgen – das trägt maßgeblich zur Kundenzufriedenheit bei“, so Piechotta.
Ein weiterer Benefit ist die Zeitersparnis der celotec-Mitarbeiter im Arbeitsalltag. „Die Prozesse sind durch die Einführung von SAP S/4HANA Cloud wesentlich einfacher und klarer strukturiert“, sagt Piechotta. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Dokumente wie Lieferscheine oder Rechnungen heute direkt per Mausklick aus dem System an Kunden versenden und diese so schneller über Liefer- und Rechnungsvorgänge informieren. „Dadurch sind wir noch näher an unseren Kunden“, betont der SAP-Projektmitarbeiter.
CRM-Integration legt die Basis für nachhaltige Kundenbeziehungen
Die Ausrichtung an den Kunden stand von Beginn an im Fokus des ERP-Projekts. Es war eine der Maßgaben der celotec, das eigene CRM-System mit dem neuen ERP-System zu integrieren. „Es ist uns gelungen, SAP S/4HANA Cloud mit SAP Cloud for Customer zu verbinden. Das erleichtert uns nicht nur die Arbeit. Wir können zudem noch spezieller auf verschiedene Kundenanfragen reagieren und diese noch schneller beantworten“, erklärt Piechotta. Ziel ist es, die Integration mit SAP Cloud for Customer weiter auszubauen, um die Beziehung zu den Kunden, aber auch zu den Lieferanten stetig zu festigen – zum Beispiel, wenn es um die Entwicklung kundenindividueller Produkte geht.
Als nächste umfassende Erweiterung steht die Implementierung eines Lagerverwaltungssystems zusammen mit der Uniorg an. Der gesamte Warenbestand soll anhand der Lagerplätze in SAP S/4HANA Cloud abgebildet werden. Die Lagermitarbeiter können dann künftig die verschiedenen Lagerplätze mithilfe von Scanner-Systemen verwalten, erhalten dadurch einen vollständigen Überblick über die ein- und ausgehende Ware und können die Abläufe im Lager optimieren. „Hier kam uns sehr entgegen, dass eines der letzten Quarterly Updates genau diese Funktionalitäten bereitgestellt hat“, sagt Piechotta. „Wir prüfen nun gerade, welche Bestandteile sich für uns am besten wie nutzen lassen.“
Quarterly Updates: Kleine Alltagshelfer mit großer Wirkung
Weitere kleinere Anpassungen und Optimierungen erfolgen regelmäßig im laufenden Betrieb. Auch hier spielen die Quarterly Updates von SAP eine wichtige Rolle. Über sie werden neue Funktionalitäten im Cloud-ERP automatisch bereitgestellt, die sofort nutzbar sind. „Das sind oft kleinere Ergänzungen, die uns aber im Alltag sehr weiterhelfen“, erklärt Piechotta. So stand die Buchhaltung der celotec kürzlich vor der Aufgabe, die Abschreibungen verschiedener Anlagen für die nächsten Jahre zusammenzustellen und erhielt dafür just ein Update, das genau diese Funktionalität lieferte. „Hier zeigt sich einmal mehr, dass unser neues SAP ERP in der Lage ist, mitzuwachsen“, schließt Piechotta. „Als ein Unternehmen mit großem Wachstumspotenzial legt die celotec natürlich großen Wert auf IT-Systeme, mit denen wir langfristig wachsen können, die uns über die Jahre hinweg begleiten. So fühlen wir uns für die Zukunft gewappnet.“