Der Fotodienstleister WhiteWall aus Frechen bietet Foto-Abzüge, -Poster und -Leinwände in Galerie-Qualität an. Nach der Übernahme 2019 durch den Marktführer CEWE musste sich die Firma neu organisieren. WhiteWall hat mit der ERP-Cloud-Lösung von SAP seine Geschäftsprozesse optimiert.
Jeder, der Fotos liebt, sollte eigentlich bei WhiteWall Kunde sein – so sieht es zumindest Alexander Nieswandt, der das Unternehmens 2007 gegründet hat. Mit seinen über 190 Mitarbeitern druckt das Unternehmen nahe Köln vor allem für Fotoprofis und Galerien. Das Angebot reicht von Postern in verschiedensten Formaten bis hin zu Wandbildern in Fine-Art-Qualität. Der Dienstleister setzt dabei auf echtes Fotopapier. „Das ist im Galeriemarkt gelernte Kunst“, sagt Nieswandt.
WhiteWall ist ein Multi-Channel Unternehmen, das heißt alle Produkte gibt es offline und online. Neben Geschäften, die WhiteWall betreibt, 16 davon als Shop im Shop, gibt es acht eigene Länderwebseiten. Produziert wird zentral in Frechen bei Köln. „Bei unseren Websites ist es immens wichtig, dass die nachgelagerten Prozesse problemlos im Hintergrund laufen“, sagt Nieswandt.
Seit 2019 ist WhiteWall Teil der CEWE-Gruppe
Im Jahr 2019 wurde WhiteWall von CEWE übernommen, dem europäischen Marktführer im Fotofinishing. „Für unsere IT-Systemlandschaft hat das bedeutet, dass wir wegen der Loslösung von unserem ehemaligen Partner, der Galerie-Kette Lumas, in ein neues ERP- System investieren mussten. Dabei wollten wir uns weiter auf die wesentlichen Dinge konzentrieren können, nämlich auf die speziellen Anforderungen unserer Kunden“, sagt der Gründer. Es ging darum, die Automatisierung von Geschäftsprozessen weiter voranzutreiben, ohne aber dabei den hohen handwerklichen Anspruch aus dem Blick zu verlieren.
Die Entscheidung für ein neues ERP-System fiel auf die SAP-Lösung in der Cloud SAP S/4HANA. WhiteWall hatte zuvor bereits zehn Jahre Erfahrung mit einer SAP-Lösung gesammelt, die speziell auf die Anforderungen kleinerer und mittlerer Unternehmen zugeschnitten ist SAP Business One. „So lag es für uns auf der Hand, dass wir in das modernste, schnellste und flexibelste SAP-System im ERP-Markt investieren“, sagt Nieswandt.
Im Zuge des Projekts wurden der Webshop und die Produktion über Standardschnittstellen angebunden. Nieswandt: „Nun laufen der Einkauf, das gesamte Finanzwesen und das Controlling über SAP in der Cloud. Wir sind dadurch absolut revisions- und prozesssicher, das ist für die gesamte Unternehmensgruppe eine wichtige Anforderung.“ Nicht zuletzt spielte auch eine wichtige Rolle, dass CEWE selbst bereits über ein ähnliches System von SAP verfügte. Nieswandt: „Die Integration mit dem ERP-System von CEWE ist fantastisch gelaufen.“
Einbindung aller Teams bei ERP-Umstellung
Die Einführung bei WhiteWall sei dabei nicht nur ein IT-, sondern auch ein Change-Management-Projekt gewesen. Wegen der Corona-Krise konnten die Mitarbeiter die neue ERP-Software zunächst nur per Videokonferenz kennenlernen. „Während der Einführung des Projekts über verschiedene Standorte hinweg haben wir ganz neue Prozesse entwickelt“, sagt Nieswandt. „Dabei haben wir es zeitlich sehr sportlich genommen. Durch die SAP Activate-Methode mit strukturierten und lösungsspezifischen Verfahren für die Einführung, bekamen wir komplett neue Perspektiven aufgezeigt, auch die Mitarbeiter in den Teams direkt einzubinden.“
Nun sei das Unternehmen in der Lage, seinen Jahresabschluss viel schneller als je zuvor abzuschließen. So habe der Abschluss für das Jahr 2020 bereits nach drei Wochen testiert werden können. Zuvor hatte der gleiche Prozess mehrere Monate gedauert.
Zusätzlich konnte WhiteWall dank SAP seine Beschaffungsprozesse verbessern. „Wir haben jetzt ein verlässliches Warenwirtschaftssystem – von der Bestellung bis zum Wareneingang – direkt an unsere Finance-Prozesse angebunden. Über standardisierte Schnittstellen haben wir das ERP-System von SAP in unsere Webshops und in unsere Produktionssoftware tief verankert. Das betrifft auch unseren US-Webshop und unsere Tochtergesellschaft in den USA, unser zweitwichtigster Markt. Dadurch können wir auch die Inter-Company-Prozesse vollautomatisiert abbilden.“
Echtzeitdaten aus der Cloud für schnelle Entscheidungen
Weiterer Vorteil: Durch die Anbindung an die Business-Intelligence-Lösung von SAP Analytics Cloud verfügt das Management jetzt über eine viel bessere Datengrundlage, um Entscheidungen zu treffen. „Wir können das zukünftige Wachstum nun über Echtzeitdaten aktiv steuern und uns auf unsere Kunden besser konzentrieren“, sagt Nieswandt. Die nächsten Schritte seien die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und die vertiefte Nutzung der Business Analytics Cloud von SAP.
„Durch das weiter entwickelte Serviceangebot von SAP und dem Partner All for One mit Einführungshilfen, Schulungsmöglichkeiten und erweiterten Supportfunktionen haben wir die Implementierung innerhalb von sechs Monaten geschafft. Wir fühlten uns gut betreut und hatten die Möglichkeit auf regelmäßige Team-Meetings zurückzugreifen. Alles in allem hat es gut funktioniert“, sagt Nieswandt
„Sobald ein Kunde in einem der Webshops, national oder international, eine Bestellung tätigt, ist sie durch die Schnittstelle direkt an das neue ERP-System angebunden, das heißt, auch an die Zahlungsprovider und die Produktionssoftware. Entscheidend ist die Order to Cash Schnittstelle, die es uns ermöglicht, die Zahlungen in Echtzeit nachzuverfolgen.“
Cloud ERP sorgt für stabile Prozesse im Hintergrund
Dann werde die Produktion gestartet, der Lieferschein und die Rechnung via ERP-System geschrieben – bis hin zu allen für den internationalen Versand benötigten Unterlagen. Nieswandt: „Unsere Aufträge sind erst erledigt, wenn der Auftrag beim Kunden ankommt.“ Hier geht die Reise über das Tracking weiter bis zum Abliefernachweis. Nieswandt lobt die neue Lösung: „Seitdem wir damit arbeiten, ist die Abwicklung der Aufträge wesentlich ruhiger geworden. Die Prozesse laufen stabil im Hintergrund.“
Durch die Neueinführung müssen die Produktionsmitarbeiter nicht mehr auf die Begleitpapiere warten. Alle Dokumente für den Versand, wie Rechnung, Frachtschein und Ausfuhrbegleitdokument sind sofort verfügbar. Die Effizienzsteigerung sei enorm. „Die Mitarbeiter finden es hervorragend, weil sie sich wirklich auf ihre Arbeit konzentrieren können und sich nicht mit der Prozessabwicklung beschäftigen müssen“, sagt der Gründer. Und weiter: „Wir glauben fest daran, dass in der Cloud die Zukunft liegt. Wir gehen dabei nicht nur mit unserem neuen ERP-System in die Cloud, wir denken auch darüber nach, viele unser anderen Systeme in die Cloud zu verlagern.“
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