Waren- und Rechnungseingang: Alles auf App!

Zugegeben: Es gibt befriedigendere Aufgaben, als den Eingang von Waren und Rechnungen (WE/RE) abzugleichen. Viele Verantwortliche machen sich das Leben zusätzlich schwer, indem sie verschiedene Anwendungen und Kommunikationswege verwenden. Dabei geht es längst viel einfacher mit zwei Apps von SAP S/4HANA.

Waren- und Rechnungseingang weichen immer wieder voneinander ab. Mal kommen mehr Waren als bestellt, mal ist die Rechnung zu hoch oder der falschen Bestellposition zugeordnet. Dann ist die Buchhaltung gefordert: Im Rahmen des Finanzabschlusses analysiert das Team die Einzelposten und stellt die Saldierung sicher.

Die Diskrepanzen zwischen Ist und Soll lassen sich nur in enger Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen aufklären. Das braucht Zeit – in älteren ERP-Systemen sogar viel Zeit, denn dort muss die Buchhaltung unterschiedliche Programme und Transaktionen einsetzen. Zusätzlich sind Abstimmungen außerhalb des ERP-Systems notwendig. Es werden Tabellen erstellt, E-Mails geschrieben und Telefonate geführt. Insbesondere bei Großunternehmen fallen so gewaltige Aufwände an. Dafür muss es doch etwas von SAP geben? Ja, gibt es!

Intelligentes WE/RE-Monitoring im ERP-System etablieren

Seit dem Release 1809 enthält SAP S/4HANA ein Monitoring für WE/RE-Abstimmungen (engl. Goods Receipts/Invoice Receipts, GR/IR). Dazu gehören zwei SAP-Fiori-Apps: Reconcile GR/IR Accounts und Monitor GR/IR Account Reconciliation. Sie liefern praktische Analysen, digitale Assistenten und Empfehlungen, die auf maschinellem Lernen basieren.

Das System gleicht die Waren- und Rechnungseingänge automatisch anhand eines vorab definierten Regelwerks ab. Hilft das Regelwerk nicht weiter, kommt die eingebaute Lernfähigkeit zum Zug: Das System analysiert historische Datensätze, also Entscheidungen und Zuordnungen, die Sachbearbeitende in vergleichbaren Situationen getroffen haben. Auf dieser Basis empfiehlt es die ideale Vorgehensweise.

Neu sind auch die umfassenden Analysemöglichkeiten: Die SAP-Fiori-App (App-ID F3303 in der SAP Fiori Library) bündelt alle relevanten Informationen. Auf einen Blick sieht das Team den Status der Konten. Intelligente Filter leiten den Blick auf die relevanten Abweichungen. Und eine Drilldown-Analyse zeigt per Klick die Hintergründe und Zusammenhänge der Abweichung.

Das integrierte Machine-Learning-Szenario bringt weitere Vorteile. Wird beispielsweise ein Confidence Level für einen vom System vorgeschlagenen Prozessschritt erreicht, lassen sich die manuellen Entscheidungs- und Bearbeitungsschritte zukünftig vollständig automatisieren. Das spart sehr viel Zeit.

Zusammenarbeit effizienter gestalten mit den Fiori Apps

Praktisch ist die Funktion „Situation Handling“: Der zuständige Anwender wird automatisch im SAP-Fiori-Launchpad informiert, wenn ihm ein Prozessschritt zugeordnet wurde. Ein Klick leitet direkt zur Aufgabe weiter – die Suche nach der richtigen Anwendung entfällt.

Was die Daten aus betriebswirtschaftlicher Sicht konkret bedeuten, macht die Funktion „Smart Facts“ deutlich. Sie übersetzt sozusagen die bloßen Zahlen in die Sprache der Buchhaltung. Mitarbeitende müssen nicht mehr überlegen, wie sie im System einen bestimmten Sachverhalt, wie etwa Warenüberschuss/Rechnung mit Überschuss, finden. Sie wählen einfach den passenden Suchfilter, beispielsweise „Warenbetragsüberschuss im Wareneingang“, aus.

Optimierungspotenziale mit Cloud ERP ausloten

Die App GR/IR Process Insights bietet eine weitere spannende Möglichkeit, den Abstimmungsprozess zu optimieren. Analysen zeigen detailliert, wie effizient eine Kontenabstimmung verlaufen ist – gefiltert nach Buchungskreis, Lieferant, Werk oder Produktgruppe. Die Aktivitäten des Abstimmungsprozesses lassen sich in Tabellenform anzeigen oder aber visualisieren, zum Beispiel anhand von Kategorien wie Status, Abteilung, Bearbeiter, Priorität und Ursache. So werden Schwachstellen sowie Potenziale für Prozessverbesserungen sichtbar, wie die Ursachen möglicher Engpässe, Doppelarbeiten oder Verzögerungen. Auch wird transparent, wie viele Änderungen es gab und wie lange die Bearbeitung gedauert hat. Eine Analyse in noch feinerer Granularität vorzunehmen bedeutet, Einkaufsbelegpositionen gemeinsam mit allen relevanten Belegen aus der Beleghistorie auszuwerten.

Die App steht seit dem Release 2021 von SAP S/4HANA (on premise) beziehungsweise dem Release 2108 von SAP S/4HANA (Cloud) zur Verfügung (App-ID F5796 in der SAP Fiori Apps Reference Library).

Waren- und Rechnungseingang neu gedacht

Unter dem Strich erleichtern die neuen Apps und Funktionen in SAP S/4HANA die WE/RE-Bearbeitung enorm. Zeitraubende Brüche zwischen verschiedenen Anwendungen sowie Abstimmungen in unterschiedlichen Applikationen entfallen. Das System denkt mit und macht hilfreiche Vorschläge. Aufgaben lassen sich einfacher zuweisen. Und Ad-hoc-Analysen sorgen für Transparenz und decken Optimierungspotenziale auf. Wer seine WE/RE-Prozesse schnell und konsequent perfektionieren will, der sollte spätestens jetzt auf die genannten Apps setzen.