Das Dortmunder Unternehmen SMF GmbH schuf mit Unterstützung des SAP Partners All for One mit SAP Business ByDesign eine massgeschneiderte IT Lösung und profitiert dabei vor allem vom Cloudansatz, der es von jedem Hosting-Stress befreit

Warum ERP-Systeme auch IT-Dienstleister effizienter machen – und wie

Das Dortmunder Unternehmen SMF GmbH schuf mithilfe von SAP Business ByDesign einen durchgängigen Faktura-Prozess – und profitiert dabei vor allem vom Cloudansatz, der es von jedem Hosting-Stress und allem, was damit zusammenhängt, befreit.

Nicht jede Geschichte einer erfolgreichen Gründung im IT-Umfeld beginnt in einer Garage im Silicon Valley – manchmal genügt auch ein Dachboden in Dortmund. Hier entstanden 1985 die Anfänge der heutigen SMF GmbH, dem „IT-Dienstleister für die die digitale Transformation“, wie es auf der Webseite des Unternehmens heißt. Gründer waren die Eltern und der Onkel des heutigen Geschäftsführers Wieland Feuerstein, SMF ist – auch in seinem Selbstverständnis – ein echtes Familienunternehmen.

Natürlich waren die Herausforderungen und das Umfeld 1985 völlig andere als heute. Das Internet erblickte gerade das Licht der Welt – und Informationstechnologie fand quasi ausschließlich in Großrechenzentren ab.

Die Macher (und MacherInnen) von SMF suchten – und suchen bis heute – nach maßgeschneiderten IT-Lösungen für ihre Kunden. Mit Erfolg, das Unternehmen ist kontinuierlich gewachsen und beschäftigt heute rund 200 Mitarbeiter. Deren Qualifikationen sind vielfältig, schließlich ist SMF weder auf eine bestimmte Branche noch auf eine bestimmte IT-Kompetenz festgelegt, sondern „es geht uns immer darum, Probleme unserer Kunden vollumfänglich mit digitalen Möglichkeiten zu lösen“, so Geschäftsführer Wieland Feuerstein.

Im Dienst dieses Ziels strukturiert sich SMF in vier Bereiche. Der erste ist die Softwareentwicklung, der zweite Datenmanagement, der dritte IT-Consulting und der vierte IT-Service-Management, also die Betreuung und Weiterentwicklung der eigenen Softwarelösungen.

Unternehmen, die mit SMF zusammenarbeiten, kommen aus den unterschiedlichsten Branchen. Retail gehört ebenso dazu wie der Maschinen- und Anlagenbau, Finance, der öffentliche Sektor – und viele weitere.

Maßgeschneiderte Lösungen liefern maximalen Mehrwert

Wie der IT-Dienstleisters dabei hilft, auch komplexe Prozesse abzubilden und zu bewältigen, erläutert Wieland Feuerstein an einem Beispiel aus dem Luftverkehr. Bevor ein Flugzeug nach dem Landen wieder abheben kann und darf, läuft ein komplexer Prozess inklusive diverser Sicherheitschecks ab. „Diesen Vorgang steuerten viele Airlines sehr lange noch manuell, also mit Zettel und Stift“, so der SMF-Geschäftsführer. „Wir haben 2017 den Prozess mithilfe digitaler Tools komplett digitalisiert und zu einem Gutteil auch automatisiert.“

Wie in diesem Fall kommt der Dortmunder IT-Dienstleister häufig dann ins Spiel, wenn es für ein Problem keine Software-Standardlösung gibt. Denn maßgeschneiderte Anwendungen liefern auch maßgeschneiderten, maximalen Mehrwert für den Kunden. Was natürlich nicht bedeutet, dass SMF jedes Element einer Lösung vollständig neu entwickelt. Sondern das Unternehmen arbeitet mit Modulen, die man intelligent miteinander verbindet, wobei Open Source-Lösungen häufig eine zentrale Rolle spielen. Mithilfe dieses Baukastenprinzips, so Wieland Feuerstein, lasse sie die Entwicklungszeit „enorm beschleunigen.“

SAP-Integration ist Pflichtprogramm für IT-Dienstleister

Zu den Technologien, die SMF beherrscht, gehören natürlich auch die Lösungen von SAP, deren Integration in vorhandene Strukturen zum Pflichtprogramm eines solchen Full-Service-Providers gehört. Und wer anderen bei der Einführung eines ERP-Systems hilft, stellt sich zwangsläufig die Frage, ob sich damit nicht auch die eigenen Strukturen optimieren ließen.

„Wir hatten darüber schon relativ lange nachgedacht,“ erzählt Wieland Feuerstein, „den Start aber dann immer wieder in die Zukunft verschoben – wie das eben häufig so läuft.“ Ausschlaggebend für die Umsetzung war schließlich die Tatsache, dass SMF 2019 ein größeres Unternehmen übernahm – wodurch zusätzliche, neue Integrationsaufgaben anstanden. Feuerstein und sein Team gönnten sich 2019 eine umfangreiche Analysephase und fassten eine Zeitlang sogar eine Eigenentwicklung ins Auge. Dass sich SMF am Ende für SAP Business ByDesign entschied, lag vor allem daran, dass man andere IT-Dienstleister kannte, bei denen dieses ERP-System erfolgreich lief – und deshalb ziemlich sicher sein konnte, dass es auch bei den Dortmundern funktionieren würde.

Der Cloud-Ansatz ist optimal

Wichtigste Funktion des neuen Systems, dessen Einführung vom Dienstleister All for One 2019 aus Filderstadt unterstützt wurde, ist der durchgängige Faktura-Prozess. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter auf einem Projekt genau zu erfassen und dem Kunden in Rechnung zu stellen, verursacht intern bisher einen relativ hohen Aufwand. Mit SAP Business ByDesign geschieht das jetzt in einem durchgängigen End-to-End-Prozess von der Buchhaltung über das Projektmanagement bis zum Vertrieb. Prozesse werden beschleunigt und zum Teil automatisiert, verbessert und durchgängig transparenter dargestellt. So kann sich die Geschäftsleitung in browserbasierten Dashboards auf einen Blick in Echtzeit den Überblick verschaffen – und auf dieser Basis schnell fundierte Entscheidungen treffen.

Gerade für ein Familienunternehmen wie SMF sei es enorm wichtig, unter langfristig verlässlichen Rahmenbedingungen effizient arbeiten zu können, so Wieland Feuerstein. „Und da ist natürlich der Cloud-Ansatz genau das Richtige für uns, weil wir uns um das Hosting und alles, was damit zusammenhängt, nicht kümmern müssen. Das erledigt SAP – und wir bekommen regelmäßige Updates.“

Und der Ansatz passt zu seinen langfristigen Wachstumszielen. Bis 2030 möchte SMF von circa 30 Millionen Euro Jahresumsatz auf 50 Millionen zulegen. „Wir glauben, dass im Verlauf der 2020er Jahre beim Thema Digitalisierung noch richtig viel passieren wird“, so der SMF-Geschäftsführer. „Und davon wollen wir natürlich profitieren.“

Cloud ERP: Wie ein Dienstleister sein Wachstum steigert

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