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SAP SuccessFactors und Qualtrics optimieren Bewerbungsprozesse

Qualtrics und SAP SuccessFactors Recruiting: Automatisiertes Feedback im gesamten Bewerbungsprozess

Ob Bewerber ein positives oder negatives Erlebnis haben, hat nicht nur Folgen für das Recruiting-Team, sondern für das gesamte Unternehmen. Eine Untersuchung von Qualtrics zeigt, dass Unternehmen mit überdurchschnittlichem Experience Management mit 52 Prozent höherer Wahrscheinlichkeit ein überdurchschnittliches Umsatzwachstum und mit 48 Prozent höherer Wahrscheinlichkeit eine überdurchschnittliche Profitabilität erzielen.

Bewerber sind zugleich auch Kunden, weshalb negative Erlebnisse bei der Bewerbung das Markenimage beeinträchtigen können. Für Aufmerksamkeit gesorgt hat beispielsweise eine interne Analyse von Virgin Media, derzufolge dem Unternehmen jährlich Umsätze in Höhe von mehr als 5 Millionen US-Dollar entgehen, da Bewerber nach negativen Erlebnissen ihre Abonnements kündigten und zu Markenkritikern wurden.

Dennoch machen die meisten Unternehmen viel falsch, was das Bewerbererlebnis betrifft. Die Kommunikation mit Bewerbern – eigentlich eine Selbstverständlichkeit – findet nicht statt. Laut einer aktuellen Untersuchung von Qualtrics und SAP haben 64 Prozent aller Arbeitssuchenden bereits erlebt, dass sich eine Firma nach dem Vorstellungsgespräch wortlos zurückgezogen hat. Bei 40 Prozent ist es schon oft vorgekommen, dass sie keine Antwort erhalten haben. 24 Prozent gaben an, generell keine Rückmeldung zu bekommen. Auch sehr konkrete Dinge wie zeitaufwendige Bewerbungsprozesse können dazu führen, dass geeignete Kandidaten sich gar nicht erst bewerben. Der 2022 Greenhouse Candidate Experience Report kommt zu dem Ergebnis, dass 70 Prozent aller Stellensuchenden keine Bewerbung einreichen, wenn dieser Vorgang länger als 15 Minuten dauert.

Schlimmer noch ist, dass Unternehmen der Meinung sind, Bewerbern ein positives Erlebnis zu bieten. Einer Studie von CareerBuilder zufolge sind 78 Prozent der befragten Unternehmen der Auffassung, ihre Sache gut zu machen, da sie ihre Erwartungen an Bewerber bereits im Vorfeld und in sämtlichen Phasen des Einstellungsprozesses klar kommunizieren. Doch nur 47 Prozent der Bewerber teilen diese Einschätzung, sodass eine deutliche Lücke zwischen Innen- und Außenwahrnehmung entsteht.

Gelingt es Unternehmen nicht, diese Lücke zu schließen, werden geeignete Kandidaten ihre Bewerbung häufiger zurückziehen oder angebotene Stellen nicht annehmen. Auch die Einstellungskosten erhöhen sich. Eine Lücke im Bewerbererlebnis zu identifizieren ist jedoch nur eine Seite der Medaille. Oft stehen Unternehmen nicht die benötigten Informationen zur Verfügung, um herauszufinden, an welchen Punkten sie ansetzen müssen, um die Lücke zu schließen.

Es sind vor allem drei Hindernisse, die ihnen dabei im Weg stehen

  • Mangelnde Verfügbarkeit umfassender Experience-Daten: 

    Die meisten Unternehmen erfassen Daten zum Bewerbererlebnis nur an einem Punkt, in der Regel am Ende des Einstellungsprozesses. Dadurch kann Voreingenommenheit entstehen, da keine Experience-Daten aus früheren Phasen des Bewerbungsprozesses zur Verfügung stehen. Sammelt das Unternehmen nur am Ende des Einstellungsverfahrens Informationen, werden damit Lücken außer Acht gelassen, die zu einem früheren Zeitpunkt möglicherweise vorhanden sind, beispielsweise während der Bewerbung oder im Vorstellungsgespräch.

  • Überlastete Recruiting-Teams: 

    Recruiter sind sehr gefragt; sie haben schlicht keine Zeit, zusätzliche manuelle Aufgaben zu bewältigen. Die Erfassung von Daten an mehr Punkten des Prozesses sollte daher für sie keine Mehrarbeit bedeuten. Recruiter benötigen Technologie, mit der sie effizienter arbeiten und ihre Energie für die Aufgaben aufwenden können, mit denen sich die größten Erfolge erzielen lassen.

  • Mangelnde Fähigkeit, relevante Erkenntnisse zu identifizieren und daraus Maßnahmen abzuleiten: 

    Die für die Anwerbung und Einstellung von Talenten zuständigen Teams verfügen bereits über umfangreiche Daten. Sie können auf Daten in ihrer Bewerberdatenbank und dem Bewerberverwaltungssystem zugreifen, doch zusätzliche Experience-Daten führen nicht notwendigerweise zu neuen Erkenntnissen oder Maßnahmen. Recruiting-Teams benötigen Unterstützung beim Zusammenführen von Daten aus unterschiedlichen Systemen, um sich gezielt den Bereichen widmen zu können, in denen der größte Optimierungsbedarf besteht. So können sie schneller geeignete Maßnahmen ergreifen.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, setzen Qualtrics und SAP SuccessFactors auf eine noch stärkere Integration. Neue automatisierte Funktionen für die Datensynchronisierung sorgen dafür, dass Daten einfacher, schneller und sicherer von SAP SuccessFactors Recruiting an SAP Qualtrics Candidate Experience übertragen werden. Mithilfe dieser verbesserten Integration und den bereits vorhandenen integrierten Feedback-Möglichkeiten können Recruiter und einstellende Führungskräfte das Erlebnis von Bewerbern besser analysieren und schnell Maßnahmen ergreifen, um dieses Erlebnis zu verbessern.

Verbesserung des Bewerbererlebnisses durch eine automatisierte und sichere Datenübertragung

Eine automatisierte Datenübertragung führt umfassende operative Daten aus der Lösung SAP SuccessFactors Recruiting mit den ganzheitlichen Experience-Daten aus Qualtrics zusammen. Etwa demografische Daten zu Bewerbern, Informationen zur Phase des Einstellungsprozesses, kommen dabei von SAP SuccessFactors Recruiting. Zu den Qualtrics Daten gehören beispielsweise Angaben der Bewerber dazu, wie gerecht und klar der Einstellungsprozess ist. Aber auch wie zufrieden sie mit der eingesetzten Technologie und dem zeitlichen Ablauf sind wird abgefragt. Dank dieser vorkonfigurierten Integration profitieren Kunden, die sowohl SAP SuccessFactors als auch Qualtrics nutzen, von einer einheitlichen Sicht auf ihre operativen und Experience-Daten. Recruiting-Verantwortliche können auf der Grundlage dieser Daten das Bewerbererlebnis optimieren.

Ab dem zweiten Halbjahr 2022 können Kunden mit SAP SuccessFactors Recruiting und SAP Qualtrics Candidate Experience mithilfe dieser verbesserten Integration die Übertragung von Daten zwischen Recruiting und Bewerberdatenbanken sicher und nahtlos automatisieren und so auf präzisere Daten zugreifen. Vorhandene Funktionen zur Datensynchronisierung lassen sich dadurch noch effizienter nutzen. Die Integration von Daten ist entscheidend, da sie den für die Anwerbung und Einstellung den zuständigen Teams viele Vorteilen bietet:

  • Aktuelle Bewerberdatenbank:

    Es müssen keine Tabellen mehr manuell exportiert, bereinigt und übertragen werden. Der Workflow automatisiert die Datenübertragung und sorgt dafür, dass alle Datensätze stets auf dem aktuellen Stand sind. Da weniger manuelle Verwaltungstätigkeiten anfallen, bleibt den Teams mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

  • Automatisierte Erfassung von direktem Feedback:

    Mit integrierten Feedback-Möglichkeiten in SAP SuccessFactors Recruiting wird die Stimmung von Bewerbern in entscheidenden Momenten des Prozesses erfasst. Der aktualisierte Workflow automatisiert die Verteilung von Umfragen. So werden Bewerbern umgehend Umfragen bereitgestellt, sobald sie die nächste Phase des Einstellungsprozesses erreichen. Dadurch fallen deutlich weniger manuelle Aufgaben an. Das zeitnahe Einholen von Feedback der Bewerber sorgt für authentische Antworten, auf die Recruiter umgehend reagieren können.

  • Zusammenführung von operativen und Experience-Daten zu Analysezwecken:

    Durch die Synchronisierung von Bewerber-Metadaten können Recruiting-Verantwortliche Experience-Daten aus unterschiedlichen Systemen einfach filtern, analysieren und vergleichen. Darunter finden sich demografischen Daten, sowie detaillierten Informationen zu einer Stelle mit Experience-Daten der Bewerber. Diese Experience-Daten geben etwa Aufschluss dazu, wie fair Arbeitssuchende den Prozess empfinden. Dadurch sind sie in der Lage, mithilfe leistungsfähiger Analysen und Dashboards datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Neue Integrationen ermöglichen eine kontinuierliche Optimierung der Erlebnisse. Dies bieten Unternehmen ihren Bewerbern mit SAP SuccessFactors Recruiting und SAP Qualtrics Candidate Experience. Dank integrierter Feedback-Funktionen und verbesserter Datenverbindungen erhalten Chief Human Resources Officer und Recruiting-Verantwortliche einfacheren, schnelleren und sichereren Einblick, wer ihre Bewerber sind und in welcher Phase des Einstellungsprozesses sie sich befinden. Aber auch warum Bewerber bestimmte Erfahrungen machen und in welchen Bereichen Maßnahmen erforderlich sind, wird klar. So können Kunden mit Qualtrics und SAP SuccessFactors beispielsweise untersuchen, warum Stellenangebote von Frauen zwischen 25 und 34 Jahren eher abgelehnt werden, und durch gezielte Änderungen das Erlebnis für zukünftige Bewerberinnen dieser Altersgruppe verbessern, um so den Negativtrend umzukehren.

Durch den Einsatz von Experience-Management-Lösungen von SAP und Qualtrics zur Analyse und Verbesserung des Bewerbererlebnisses können Unternehmen eine Talentstrategie entwickeln. Diese kann das Feedback der Mitarbeiter in allen entscheidenden Momenten des Talentlebenszyklus berücksichtigt – bereits ab ihrem ersten Kontakt mit dem Unternehmen.


Amanda Crittenden ist Global Solution Marketing Lead für Employee Experience Management bei SAP SuccessFactors.
Emily Lambert ist Produktmarketing-Manager für Experience Management bei Qualtrics.