Neue Mitarbeitende eines amerikanischen Krankenhausbetreibers profitieren jetzt von einem besseren Anwendererlebnis. Dank eines neuen Lernmanagementsystems können sie sich bereits nach drei Tagen ihren eigentlichen Aufgaben widmen.
Stellen Sie sich vor, Sie hätten gerade eine neue Stelle angetreten und könnten in den ersten eineinhalb Wochen aufgrund von Schulungen nicht ihren eigentlichen Aufgaben nachkommen. Als medizinische Fachkraft würden Sie aber dringend gebraucht. Mit einem solchen Szenario war der US-amerikanische Krankenhausbetreiber Wellstar Health System konfrontiert und startete deshalb eine Initiative zur Einführung eines Lernmanagementsystems (LMS).
Wellstar Health und SAP
Als Kunde mehrerer SAP-SuccessFactors-Lösungen war Wellstar bereits mit den Lösungen von SAP vertraut und wusste, dass man aus einer Lösung wie SAP SuccessFactors Learning noch mehr herausholen konnte. Danielle Mecum, Leiterin von Learning Technology bei Wellstar, war der Ansicht, dass eine bessere Steuerung des Systems ein entscheidender Schritt auf dem Weg sein zu diesem Ziel sein würde. „Wenn es an Steuerung und Kontrolle mangelt, leidet das Mitarbeitererlebnis“, erklärte Mecum.
Als leitende Angestellte mit pflegerischem Hintergrund wusste sie aus eigener Erfahrung, wie wichtig es ist, neue Mitarbeitende gründlich und schnell zu schulen. Dabei gilt es, die Zeit von der Einstellung bis zur Ausübung der eigentlichen Arbeit möglichst kurz zu halten. „Nicht nur unsere Mitarbeitenden ohne Klinikerfahrung, sondern auch unsere medizinischen Angestellten brauchten länger, bis sie auf die Station gehen und sich um die Patienten kümmern konnten. Das lag an der Art und Weise wie die notwendige Einarbeitung organisiert war“, fügte sie hinzu. Es kam vor, dass Kurse falsch zugewiesen wurden. Pflichtkurse waren nicht also solche gekennzeichnet. Und oft war nicht klar, bis zu welchem Datum eine Lerneinheit abgeschlossen sein sollte.
Die Mitarbeitenden sagten, ihre Schulungszuweisungen seien unübersichtlich und unstrukturiert, berichtete Mecum. Es kam vor, dass neue Mitarbeitende auf die Station gingen und dann feststellten, dass sie die Patientendokumentation nicht abrufen konnten, weil ihnen die Kurse nicht in der richtigen Reihenfolge zugewiesen worden waren.
Die Vorteile des neuen LMS
Neuen Mitarbeitenden einen schnelleren Einstieg zu ermöglichen, hätte als Argument genügt, um das Governance-Projekt zu rechtfertigen. Hinzu kamen noch zwei Herausforderungen, die außerhalb der Kontrolle von Wellstar lagen: Erstens, das Abspielen von Flash-Inhalten sollte bald nicht mehr möglich sein. Zweitens die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie waren deutlich zu spüren. Um diese Herausforderungen zu meistern, beschloss Wellstar gemeinsam mit seinem Customer Engagement Executive, ein Projekt zu starten, um die Software-Akzeptanz zu steigern. Bei dieser Art der Zusammenarbeit mit SAP erhalten Kunden Unterstützung bei der Erstellung eines Aktionsplans und lernen, wie sie ihr System optimal nutzen können. Bei Wellstar war dieses System SAP SuccessFactors Learning. Im Zuge des Projekts wurde erneut die Notwendigkeit einer Governance-Initiative bestätigt.
Aufgrund ihrer Erfahrung im Pflegebereich wusste Mecum, dass die Probleme wirklich dringlich waren. Sie und ihr Team hatten sich zuvor schon mit den Problemen beschäftigt und begannen, ein Governance-Modell zu entwickeln. Sie führten einen Prozess ein, um die Lerninhalte über ihren Lebenszyklus hinweg zu verwalten. Dazu gehörte eine formale Methode, um neue Elemente, Curricula und Zuweisungsprofile anzufordern. Zusätzlich implementierten sie einen Überprüfungsprozess. Die für einen Kurs verantwortliche Person wird automatisch benachrichtigt, wenn das Ablaufdatum des Kursmaterials erreicht ist. Außerdem erstellte Wellstar in SAP SuccessFactors Learning neue benutzerdefinierte Felder. Diese wurden benötigt, um wichtige Daten nachzuverfolgen und daraus Berichte zu erstellen. So wurde die Einhaltung des neuen Governance-Prozesses sichergestellt.
Die Frustration ist gesunken
Weitere Schritte in diesem Prozess waren das Prüfen und Konsolidieren von LMS-Administratorrollen, um sicherzustellen, dass den Administratoren die richtigen Berechtigungen im System zugewiesen sind – ohne ihren Spielraum zu stark zu erweitern. Durch einen neuen formalen Prozess zur Überprüfung neuer LMS-Administratoren ist gewährleistet, dass die Berechtigungen nicht einfach so erteilt werden. „Wir wussten, dass wir genau festlegen müssen, was in das System eingespeist wird. Denn nur so können wir steuern was herauskommt. Das ist hilfreich, wenn wir veraltete Kurse loswerden müssen“, betonte Mecum.
Dies sind nur einige der Änderungen, die im Rahmen der Initiative umgesetzt wurden. Das Resultat ist, dass Wellstar nun noch mehr Nutzen aus SAP SuccessFactors Learning zieht. Vor allem jedoch profitieren die Mitarbeitenden jetzt von einem besseren Anwendererlebnis. Das Frustrationslevel ist auf ein absolutes Minimum gesunken. Neue Mitarbeitende können sich viel schneller ihren eigentlichen Aufgaben widmen – bereits nach drei Tagen und nicht erst nach anderthalb Wochen!
Mark Tarallo ist Fellow im Bereich Solution Marketing bei SAP SuccessFactors.