Die Auswirkungen der gestiegenen Lebenshaltungskosten sind in ganz Europa zu spüren und sorgen sowohl bei Unternehmen als auch Arbeitnehmenden für Sorgenfalten. Angesichts der enorm hohen Energie- und Lebensmittelpreise rechnen viele sogar mit einer Rezession im Jahr 2023. Wie kann die Prozessautomatisierung dazu beitragen, die Herausforderungen des Ausgabenmanagements inmitten der aktuellen Kostenkrise zu bewältigen? Wie können Finanzteams geeignete Technologien für das Spesenmanagement implementieren, um sich erfolgreich aufzustellen?
Spannungsverhältnis: Kosten sparen, Mitarbeiterzufriedenheit sichern
Die aktuell sehr unbeständige Wirtschaftslage rückt Finanzthemen in den Vordergrund. Budgets, Geschäftsausgaben und Gehälter werden zum Knackpunkt am Arbeitsplatz. Während Arbeitgeber, wo immer möglich, Kürzungen vornehmen werden, hoffen Arbeitnehmende auf höhere Gehälter, um die steigenden Kosten des täglichen Lebens decken zu können.
Dieses Spannungsverhältnis führt bereits jetzt dazu, dass das Ausgabenmanagement in den Fokus rückt. Dabei stellen sich beispielsweise folgende Fragen: Welche Richtlinien für das Spesenmanagement müssen angepasst werden, um dem aktuellen Umfeld Rechnung zu tragen und Mitarbeitende bestmöglich zu unterstützen? Wie können Fristen für die Erstattung von Ausgaben verkürzt werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende nicht zu lange auf ihr Geld warten müssen? Wie können Finanzteams sicherstellen, dass es im Eifer einer schnellen Rückerstattung nicht zu Fehlern kommt?
In einer kürzlich durchgeführten Studie befragte SAP Concur Entscheidungsträger zum Ausgaben- und Spesenmanagement in ihrem Unternehmen sowie den damit verbundenen Herausforderungen und Zielen. Was sind die wichtigsten Ergebnisse der Studie und warum wird die Prozessautomatisierung für die Bewältigung der aktuellen Kostenkrise immer wichtiger? Oder konkret gesagt:
Wie kann gutes Spesenmanagement die Mitarbeiterzufriedenheit steigern?
Ein gutes Spesenmanagement stellt sicher, dass Mitarbeitende Abrechnungen unkompliziert einreichen können und sie ihr Geld schnell zurückerhalten. Der Einfluss solch optimierter Geschäftsprozesse auf die Mitarbeiterzufriedenheit sollte nicht unterschätzt werden.
Für viele Unternehmen zeigt die aktuelle Krise jedoch, dass ihre Prozesse rund um die Spesenabrechnung diesen Herausforderungen noch nicht gewachsen sind. Einer der größten Konfliktpunkte sind die Richtlinien für das Arbeiten im Homeoffice – auch und vor allem weil neue Arbeitsmodelle als Folge der COVID-19-Pandemie immer gefragter sind. Dieser Trend scheint sich wegen der gestiegenen Lebenshaltungskosten allerdings gerade umzukehren: Während mehr als die Hälfte der Arbeitnehmenden wieder häufiger ins Büro gehen möchte, um zu Hause Energie zu sparen, geben 43 % der Befragten an, dass ihr Arbeitgeber sie dazu ermutigt, im Homeoffice zu arbeiten, um Strom- und Heizkosten im Büro zu sparen.
Sollten Unternehmen für die Nebenkosten aufkommen, wenn Mitarbeitende von zu Hause arbeiten?
Die Antwort lautet: Ja! Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Unternehmen zumindest einen Teil der Energiekosten ihrer Mitarbeitenden übernehmen müssen, wenn sie Remote Working weiterhin fördern möchten. Das stellt auch neue Herausforderungen an Finanzteams. Sie müssen im Blick behalten, welche Auswirkungen das auf die eingereichten Mitarbeiterausgaben hat, ob diese möglicherweise unverhältnismäßig steigen oder sogar außerhalb der Unternehmensrichtlinien liegen.
Letztlich bedeutet das für die Finanz-Experten im Unternehmen einen Spagat: Sie müssen effiziente Richtlinien für Geschäftsausgaben erstellen, welche sowohl die knappen Budgets berücksichtigen als auch die Mitarbeitenden zufrieden stellen.
Die Vorteile der Prozessautomatisierung für ein erfolgreiches Spesenmanagement
Viele Prozesse beim Rückerstatten von Ausgaben sind auch heute noch manuell und dadurch in der Regel langwierig sowie anstrengend. Diese schlechten Erfahrungen haben bei Mitarbeitenden den Wunsch nach Prozessautomatisierung geweckt. So ist mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden der Meinung, dass eine Automatisierung des Spesenmanagements ihnen die Abrechnung von Ausgaben vereinfachen würde. Ebenfalls die Hälfte der befragten Finanz- und Personalentscheider gibt an, dass man in ihrem Unternehmen noch zu sehr auf manuelle Prozesse setzt, die für hybrides Arbeiten nicht geeignet sind.
Ist der Prozess zur Spesenabrechnung hingegen automatisiert, können Mitarbeitende ganz einfach Fotos von Belegen in ein zentrales System hochladen, ohne Formulare ausfüllen zu müssen. Sind die Belege erst einmal im System erfasst, werden sie automatisch hinsichtlich der hinterlegten Unternehmensrichtlinien geprüft, bevor sie vom Finanzteam weiterbearbeitet werden.
Prozessautomatisierung ermöglicht aber nicht nur einen einfachen, intuitiven und schnellen Abrechnungsprozess, sondern hilft auch, zwei der derzeit größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben zu bewältigen.
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Neue Richtlinien schnell implementieren:
Haben sich Richtlinien geändert oder sollen etwa neu eingeführt werden, können sie schnell und einfach in das gesamte System integriert werden. Für Finanzteams reduziert das den Aufwand erheblich, da sie dies bisher manuell erledigen mussten. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn Unternehmen ihre Spesenrichtlinien an die neuen Anforderungen moderner und digitaler Arbeitsumgebungen anpassen möchten.
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Fehleranfälligkeit reduzieren und Zeit sparen:
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen lässt bei der Überprüfung von Ausgaben hinsichtlich der Unternehmensrichtlinien wenig Spielraum für Fehler, wodurch Abrechnungen viel schneller überprüft werden können. Das spart der Finanzabteilung wertvolle Zeit, die sie in wertschöpfende Aufgaben investieren kann. Zudem wird so sichergestellt, dass Mitarbeitende ihre Ausgaben schnell erstattet bekommen.
Trotz gestiegener Kosten jetzt in Prozessautomatisierung investieren? Ja!
Obwohl die Automatisierung viele Vorteile für ein erfolgreiches Spesenmanagement mit sich bringt, ist es gerade angesichts des aktuellen Kostendrucks nicht einfach, Investitionen in neue Strukturen zu rechtfertigen. Meistens mangelt es an der Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen im Unternehmen oder am Verständnis für das Kosten-Nutzen-Verhältnis.
Es ist nachvollziehbar, dass Entscheider in finanziell schwierigen Zeiten zögern, Geld auszugeben, wenn ihr Fokus eigentlich auf Kostenreduktion liegt. Wenn darüber hinaus Mitarbeitende den vollen Nutzen der Automatisierung des Ausgabenmanagements noch nicht erkennen, wird es noch schwieriger, diese entsprechend zu priorisieren. Dieses knifflige Gesamtumfeld hindert Entscheider aktuell eher daran, Zeit in das Verstehen neuer Anwendungen zu investieren, den Umgang damit zu erlernen oder die Vorteile einer Einführung zu erkennen.
Die erste Maßnahme, die man bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen ergreifen sollte, ist demnach nicht die Investition selbst, sondern mittels Wissenstransfer Überzeugungsarbeit bei den Entscheidern zu leisten. Dabei gilt es sicherzustellen, dass alle im Unternehmen verstehen, dass ein durch Automatisierung unterstütztes Spesenmanagement für Mitarbeitende die Einhaltung von Vorschriften erleichtert. Darüber hinaus sollte klar werden, dass damit eine effiziente, kostengünstige und komfortable Spesenabrechnung ermöglicht wird, was letztlich auch zur Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt. Wenn Führungskräfte diese Vorteile deutlich vermitteln, erhalten sie leichter Unterstützung für ihr Vorhaben – und können mit einem verbesserten Kostenmanagement in dem aktuell sehr volatilen Gesamtumfeld besser bestehen.
Sie möchten mehr über die Studie und Möglichkeiten zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit in wirtschaftlich schweren Zeiten erfahren? Dann laden Sie den Bericht „Ausgabenmanagement und Employee Experience in Zeiten der Inflation“ herunter.