Wie viele andere Unternehmen steht auch Framatome vor der Herausforderung, qualifizierte Mitarbeitende zu finden und zu halten. Gehaltsextras und Benefits in Form geldwerter Vorteile, wie beispielsweise Betriebsveranstaltungen, Dienstwagen oder Verpflegungspauschalen, die den gesetzlichen Standard übersteigen, sind ein wichtiges und wirkungsvolles Instrument des Personalmarketings. Die steuerlich korrekte Verbuchung geldwerter Vorteile in der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist jedoch komplex und fehleranfällig. Denn abhängig von der Höhe und Art der geldwerten Vorteile sind diese steuerlich unterschiedlich zu behandeln, was für Lohnbuchhaltungen eine ziemliche Herausforderung sein kann.
Dass sich diese Herausforderung aber auch einfach meistern lässt, zeigt projekt0708 beim Nukleartechnikunternehmen Framatome: Dort läuft die Verbuchung geldwerter Vorteile jetzt automatisch und korrekt über SAP Concur. Diese integrierte Lösung minimiert im Zusammenspiel mit den anderen SAP-Systemen im Unternehmen den Aufwand in Personalabteilung und Lohnbuchhaltung – und macht die Abrechnung für Mitarbeitende transparent und bequem.
Geldwerte Vorteile erfolgreich für Personalmarketing und Mitarbeitermotivation nutzen
Die Framatome GmbH mit Sitz in Erlangen gehört zur Framatome S. A., einem der weltweit führenden Hersteller für Nukleartechnik. Der Konzern mit rund 16.000 Mitarbeitenden bietet in diesem Sektor das gesamte Portfolio an technischer Ausrüstung und Services.
Da die Framatome GmbH einen Großteil ihres Umsatzes im Ausland erwirtschaftet, sind mehrmonatige Dienstreisen und langfristige Entsendungen zu Einsatzorten überall auf dem Globus ganz normal. Das bedeutet für Außendienstmitarbeitende, über Monate hinweg nicht zuhause zu sein und sich immer wieder auf die Bedingungen des Einsatzortes oder -landes einstellen zu müssen.
Für Framatome ist es deshalb eine Herausforderung, Mitarbeitende für den Außendienst zu gewinnen und sie langfristig an das Unternehmen zu binden. Benefits in Form geldwerter Vorteile sind ein wichtiger Baustein, um die Arbeit auf Dienstreisen und Entsendungen angenehmer zu machen. „Rein finanzielle Anreize wirken nur kurzfristig. Deswegen ist es uns wichtig, unseren Beschäftigten Vorteile zu bieten, von denen sie langfristig profitieren.”, so Regina Fink, Verantwortliche für IT-Systeme im Bereich HR bei Framatome GmbH.
Gesucht: Eine einfache Lösung für komplexe Anforderungen.
Benefits helfen zwar, eine Herausforderung zu bewältigen, sie schaffen aber auch gleichzeitig eine neue: Ihre manuelle Prüfung und steuerliche Verbuchung im Unternehmen als geldwerter Vorteil ist aufwändig und fehleranfällig. Bei Framatome geht es dabei um die Kosten einer vierstelligen Zahl von Dienstreisen pro Monat von mehreren hundert Mitarbeitenden, für die unterschiedliche gesetzliche Länderpauschalen und die Drei-Monats-Regel für den Verpflegungsmehraufwand beachtet werden müssen. All das geschah vor der Einführung von SAP Concur manuell durch die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung.
Bei Framatome kommen weitere Anforderungen dazu, die die Verrechnung noch komplexer machen: Das Unternehmen übernimmt beispielsweise die Kosten für das Fitnessstudio am Einsatzort und bezahlt Verpflegungsmehraufwände, die sich nach den tatsächlichen Kosten am Einsatzort richten. Diese liegen aber meist über den gesetzlichen, steuerfreien Pauschalen.
Außerdem erhalten Außendienstmitarbeiter bei längeren Dienstreisen ein Reisebudget für Familienbesuche oder -urlaube. Gerade bei längeren Entsendungen kommt es sogar vor, dass die Familie gleich mit an den Einsatzort zieht. Dann übernimmt Framatome das Schulgeld der Kinder. Aber auch wer nicht im Außendienst ist, hat Anspruch auf Benefits: Zum Beispiel gibt es ein persönliches Budget für Dienstjubiläen oder Kurz-Kuren auf Firmenkosten. „Der Aufwand, den die Versteuerung aufgrund der vielen internen Schnittstellen und notwendigen Rückfragen vor der Einführung von Concur verursacht hat, war enorm.“, so Regina Fink von Framatome.
Daher bestand der Wunsch nach einer Lösung, die diese vielfältigen Anforderungen abdecken kann. Damit die Mitarbeitenden Reisekosten und geldwerte Vorteile weitgehend selbst und auch von unterwegs aus abrechnen können, sollte diese Lösung cloudbasiert, mobil nutzbar und natürlich besonders einfach nutzbar sein. Und sie sollte auch die Erstattung der Kleinbeträge übernehmen können, die in praktisch jedem Unternehmen für Fachbücher oder einen Blumenstrauß zum Geburtstag anfallen.
SAP Concur: Ein Alleskönner im SAP Standard.
Mit Concur Travel & Expense hat sich Framatome für eine Lösung entschieden, die all die komplexen Prozesse rund um die Abrechnung geldwerter Vorteile abbilden kann. Diese Entscheidung war auch ein Stück weit naheliegend, da die Abrechnung der Reisekosten bei Framatome schon zuvor über eine Lösung von SAP lief. „Am Beispiel Framatome sieht man sehr gut, wie sich Concur in den letzten Jahren nahtlos integriert hat, besonders im für Europa relevanten Bereich HR/Payroll. Mittlerweile kann man hier in der Tat von einer vollintegrierten Lösung sprechen, die in zahlreichen Use-Cases viel Arbeit einspart.”, so Anton Novac von projekt0708, der die Implementierung begleitete.
SAP Concur verrechnet alle Belege automatisch und gibt die Daten über die Standard-Schnittstellen an SAP Payroll weiter. Framatome nutzt dafür den SAP-Concur-Standard. Die korrekte Versteuerung geschieht dann automatisch in der Lohnbuchhaltung. Daneben nutzt SAP Concur weitere Schnittstellen zum SAP-System der Framatome GmbH und zum SAP-System der französischen Konzernmutter Framatome S.A. Die SAP Standard Integration ist damit in der Lage, den gesamten komplexen Prozess der Verrechnung und Versteuerung automatisch durchzuführen. Kundenindividuelle Anpassungen waren dafür nicht nötig, was die Einführung entsprechend einfacher machte. „Wir haben ja gesehen, wie komplex unsere Prozesse sind, was wir abbilden wollen. All das geht, ohne dass man etwas Kundeneigenes entwickelt. Man hat etwas, das wirklich funktioniert, aber man hat nicht viel Aufwand, es einzuführen.”, fasst es Regina Fink von Framatome zusammen.
Mit SAP Concur bereit für die Anforderungen von Morgen
Der vorher komplexe Prozess der steuerlich korrekten Verrechnung geldwerter Vorteile läuft dank SAP Concur jetzt einfach, automatisch und zuverlässig: Die Mitarbeitenden können ihre Belege über eine App auf dem Smartphone eingeben und bekommen die Abrechnung ihrer geldwerten Vorteile auf der monatlichen Gehaltsabrechnung. So ist für sie direkt sichtbar, was steuerpflichtig ist.
Damit werden Benefits in Form geldwerter Vorteile nicht nur für die Mitarbeitenden attraktiver, sondern auch für Framatome: Da in SAP Concur neue Benefits und geldwerte Vorteile einfach eingepflegt werden können, hat Framatome damit auch ein Werkzeug, um flexibel auf die sich rasch ändernden Anforderungen des sich im Umbruch befindlichen Arbeitsmarktes zu reagieren.
