Mangelnde Transparenz in den Geschäftsprozessen der Beschaffung erschwerten der Stadt Antibes die Daten- und Prozessanalysen. Das SAP Innovation Center Network schaffte mit der Entwicklung eines Prototyps Abhilfe.
Der digitale Wandel schafft ein immer größeres Potenzial für Digitalisierung und Automatisierung unternehmensübergreifender vertragsgebundener Prozesse. Die Stadt Antibes und das SAP Innovation Center Network haben dieses Potenzial erkannt und sich zum Ziel gesetzt, die digitale Vertragsverwaltung mit einem Fokus auf öffentlichen Beschaffungsprozessen gemeinsam neu zu gestalten. Patrick Duverger, technischer Direktor der Stadt Antibes, beschreibt die früheren Beschaffungsabläufe so: „Wir hatten zwar ein hohes operatives Leistungsniveau, aber unsere Geschäftsprozesse waren nicht vollständig nachvollziehbar. Dies hatte undurchsichtige Vorgänge mit wiederholten Verzögerungen, fehlerhaften Lieferungen oder verwaltungsrechtlichen Sanktionen zur Folge. Indem wir ein besseres Verständnis für unsere Prozesse entwickeln, können wir sie optimieren, Kosten senken und Geschäftsrisiken weitestgehend vermeiden.“
Transparente und nachvollziehbare Zusammenarbeit
Mangelnde Transparenz und Nachvollziehbarkeit in diesen Abläufen erschwerten die Automatisierung sowie organisationsübergreifende Daten- und Prozessanalysen. Dies beeinträchtigte unmittelbar die Art und Weise, wie Streitigkeiten geklärt wurden, und es wirkte sich auf die Verwaltungsbudgets aus.
Um dieser Herausforderung zu begegnen, entwickelte das SAP Innovation Center Network einen Prototypen. Dieser basierte auf dem Service SAP Cross-Company Workflow Collaboration in Verbindung mit einem Blockchain-basierten gemeinsamen Transaktionsregister in SAP HANA Cloud. „Mit diesem Prototypen möchten wir manuelle Verfahren durch eine automatisierte, unternehmensübergreifende Koordination ersetzen. Organisationen, wie die Stadt Antibes, die ein gemeinsames Register in SAP HANA Cloud verwenden, profitieren von einer zugangsbeschränkten, öffentlich verifizierbaren und unveränderlichen Prüfhistorie für organisationsübergreifende Interaktionen“, so Benjamin Stöckhert, Innovation Product Manager beim SAP Innovation Center Network, über das Potenzial dieser Innovation.
Duverger erklärt: „Durch die Nutzung des vollen Potenzials eines gemeinsamen Registers in SAP HANA Cloud können wir digitale Plattformen miteinander verknüpfen und so Unternehmen und Behörden zusammenbringen, damit sie die Einhaltung von Vertragsbedingungen im Zusammenhang mit Dienstleistungen und Produktlieferungen verfolgen können. Wir können die Daten von unterschiedlichen Beteiligten wie Logistikunternehmen und Qualitätszertifizierungsstellen nutzen und das Zeitalter umständlicher papiergebundener und manueller Prozesse hinter uns lassen. Dieses Muster lässt sich beispielsweise auf Beschaffungsprozesse anwenden, in denen mehrere Beteiligte die Konformität von Lieferanten und deren Leistungen überprüfen.“
Volle Kontrolle über unverschlüsselte Daten
Durch das Öffnen von Prozessen, die auf Zusammenarbeit beruhen, entstehen jedoch direkte Konflikte in Bezug auf die Datenschutzbelange von Kunden. Dieses Dilemma stellt für die Vertragsverwaltung der nächsten Generation eine erhebliche Herausforderung dar. Wie können Unternehmen Transparenz sicherstellen, ohne die Vertraulichkeit nicht öffentlicher Geschäftsinformationen und -prozesse zu gefährden? Duverger betont den besonderen Stellenwert, der dem Schutz sensibler Daten im öffentlichen Beschaffungswesen zukommt: „Geheimhaltung in Bezug auf verhandelte Preise und Auftragsvolumina ist für uns und unsere Lieferanten von überragender Bedeutung.“
Dieses dringende Anliegen griff das Team SAP Security Research auf. In Zusammenarbeit mit dem Blockchain-Team des SAP Innovation Center Network erweiterte es die SAP Cross-Company Workflow Collaboration durch innovative hardwarebasierte Technologien zum besseren Schutz der Privatsphäre (Privacy-enhancing Technologies, PET). Dr. Laurent Gomez, der Leiter dieses Innovationsprojekts für die Stadt Antibes, erklärt: „Bevor Organisationen eine Transaktion an das gemeinsame Register übergeben, verschlüsseln sie diese zusammen mit den zugehörigen sensiblen Informationen anhand ihres selbstverwalteten kryptografischen Materials. Die verschlüsselten Daten und Prozesse werden nur innerhalb sicherer und vertrauenswürdiger Hardwaremodule mit ausdrücklicher Zustimmung der einzelnen Interessengruppen verarbeitet.“
Mit dieser Innovation lässt sich ein erheblicher geschäftlicher Nutzen erschließen, da sie unternehmensübergreifende Vorgänge automatisiert, die Vertraulichkeit von Kundendaten gewährleistet und gleichzeitig Analysen ermöglicht. Der Dreh- und Angelpunkt bei diesem Ansatz: Kunden behalten die vollständige Kontrolle und Verantwortung für ihr verschlüsseltes Material. „SAP kann unter keinen Umständen auf unverschlüsselte Daten zugreifen. Die einzigen Daten, die unsere Informationssysteme verlassen, sind von uns verschlüsselt“, so Duverger. „Mit der SAP Business Technology Platform (SAP BTP) behalten wir die Verschlüsselungsschlüssel in unserer Obhut. Das unterscheidet SAP BTP von Wettbewerberlösungen.“
5 Prozent weniger Strafkosten für verspätete Zahlungen
Im Verlauf dieses Co-Innovationsprojekts sind die Schwachstellen in den Beschaffungsprozessen der Stadt Antibes zutage getreten, die immer wieder zu Strafen aufgrund verspäteter Zahlungen bei Lieferanten und zu Lieferverzögerungen führen. „Durch die Einführung dieses Ansatzes mit einem sicheren dezentralen Transaktionsregister haben wir diese Key Performance Indicators verbessert, ohne den Prozess an sich zu verändern. Wir können nun all unsere Beschaffungsvorgänge zuverlässig verwalten“, resümiert Duverger. „Ein wichtiger Erfolg war für uns, dass wir unsere Zahlungsverzugsquote um 5 Prozent senken und so die Auswirkungen der Strafkosten für verspätete Zahlungen auf unser globales Ausgabenbudget auf ein Minimum reduzieren konnten.“
Mit der Auszeichnung Territoria Gold Award der französischen Ministerien für Inneres und für ökologischen Übergang und territorialen Zusammenhalt erhielt das Projekt kürzlich Anerkennung auf höchster nationaler Ebene.
Wenn Sie mehr über den Service SAP Cross-Company Workflow Collaboration erfahren möchten, können Sie unter icn@sap.com mit uns Kontakt aufnehmen.
Corinna Schmidt arbeitet im Bereich NVT Communications bei der SAP.