Bei der DZ BANK AG in Frankfurt, dem Spitzeninstitut der genossenschaftlichen Finanzgruppe der Volks- und Raiffeisenbanken, haben die fast 6.000 Mitarbeiter jetzt eine Anlaufstelle für alle Personalbelange im Netz. Dafür wurden mit SAP 220 Prozesse weiter digitalisiert und zentral verfügbar gemacht.
„Eines für alle – alles in einem“, das war das Motto des HR-Transformationsprojekts der DZ BANK AG. Mit Hilfe der SAP SuccessFactors Suite wurden die bisherigen unterschiedlichen HR-IT-Systeme miteinander verknüpft, so dass die Mitarbeiter mit dem neuen Portal nur noch eine einzige Anlaufstelle für all ihre Personalfragen haben.
„Eines für alle – alles in einem“
Motto des HR-Transformationsprojekts der DZ BANK AG
Automatisierte und teilautomatisierte Workflows unterstützen jetzt die Arbeitsweisen der Personalabteilung. Die DZ BANK erreichte mit ihrem nutzerorientierten Transformationsprojekt der zentralen HR-Anwendungen beim Deutschen Personalwirtschaftspreis 2023 den 3. Platz in der Kategorie HR Tech & Digital.
Als zufriedene SAP-SuccessFactors-Kunden zeigten sich Joachim Berkus und Niklas Schliesmeier im Interview. Berkus, Gruppenleiter HR & IT Payroll, und Schliesmeier, Experte HR IT, sind bei der DZ BANK für Digitalisierungsthemen zuständig und waren als Teil eines dreiköpfigen Leitungsteams für das Projekt mitverantwortlich.
SAP SuccessFactors eingeführt und erweitert
„Wir haben zusammen mit SAP die SAP SuccessFactors HXM Suite im großen Umfang eingeführt beziehungsweise die Module erweitert, die wir bereits im Einsatz hatten“, sagt Schliesmeier. Schon früh hat die DZ BANK mit SAP zusammengearbeitet. Bereits im Einsatz waren die Module Recruiting und Performance & Goals, die nun erweitert wurden.
Neu hinzu kamen Employee Central, Onboarding und Learning. Mit „myHR“ gab es zuvor bereits ein Portal für Personalwirtschaftsprozesse. „Das bestehende Portal sollte modernisiert und damit auf ein ganz neues Level gehoben werden“, sagte Berkus.
Zwei Gründe waren für die Bank ausschlaggebend: SAP hatte zum einen angekündigt, dass bisher eingesetzte HCM langfristig nicht mehr weiterentwickeln und warten zu wollen. „Wir wollten auch in Zukunft technologisch auf dem neuesten Stand sein“, sagt Schliesmeier. Der andere Punkt war der Wunsch, die Nutzererfahrung zu optimieren.
„Unser Anspruch ist, dass wir den gesamten Employee Life Cycle, von der Einstellung, dem Onboarding und den Alltag der Mitarbeitenden im Unternehmen bis hin zum Offboarding, digitalisieren wollten – um es für die Mitarbeitenden möglichst einfach und intuitiv zu machen, die Prozesse anzustoßen“, sagt Schliesmeier.
Nur noch ein Einstiegspunkt
Der größten Mehrwert für die DZ BANK sei, so die Projektleiter, dass es jetzt mit myHR für 220 Personalprozesse nur noch einen einzigen Einstiegspunkt gibt. Berkus: „Sie können dort etwa ihre Arbeitszeiten erfassen, ihre Gehaltsdaten prüfen, eine Dienstreise buchen und abrechnen oder sich für eine Weiterbildung anmelden.“ Der Bank sei es gelungen, die bisherigen Prozesse zu verschlanken und Papier nahezu überflüssig zu machen.
„Wenn ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit verändern möchte, stößt er das digital an, es wird ein digitaler Workflow ausgelöst, den die Führungskraft digital bestätigen kann. Der neue Vertrag am Ende des Prozesses ist das einzige Stück Papier, das wir noch haben. Es ist dadurch alles viel einfacher geworden. Prozesse sind schneller, Anträge können schneller genehmigt werden“, sagt Berkus. Trotz der hohen Intuitivität hat die Bank für ihre Mitarbeiter zusätzlich ein FAQ erstellt, mit dem für die häufigsten Prozesse Hilfestellungen gegeben werden.
Go-Live im September 2022
Zu den Kosten will die DZ BANK keine Angaben machen. Der Go-Live fand im September 2022 statt. Projektstart war im Frühjahr 2019. Zuvor gab es bereits einige Workshops. „Wir wollten eigentlich ein Jahr früher starten: ein knappes halbes Jahr vor dem Termin haben wir dann festgestellt, dass wir noch nicht so weit sind. „Uns war die Qualität sehr wichtig. Wir wollten nicht zu früh starten, um die Akzeptanz nicht zu gefährden“, sagt Berkus. „Es bringt nichts, das Chassis und den Motor eines Sportwagens zu haben, wenn obendrauf die Optik eines Traktors ist.“
Zum Start habe es für einige Stunden Leistungsprobleme mit der Infrastruktur gegeben, ab dann sei aber alles reibungslos gelaufen. Die Mitarbeitenden seien nach dem Beheben dieser Anlaufschwierigkeiten sehr zufrieden mit dem neuen Portal, sagt Berkus. „Wir haben zum einen nach einem halben Jahr über die Initiative ‘HR meets Customer’ strukturiertes Feedback aus dem Querschnitt der Bank eingesammelt, zum anderen gibt es immer wieder punktuelles, lobendes und konstruktives Feedback.“ Man sei stets bestrebt, das Portal noch besser zu gestalten.
Individuelle Schnittstelle zum Kunden
Die DZ BANK AG als SAP HCM-On-Prem-Haus hatte als Personal-Software sehr früh das Recruiting-Model von SAP eingeführt. „So war für uns klar, dass der Weg mit SAP SuccessFactors in unsere Strategie passt.“
„So war für uns klar, dass der Weg mit SAP SuccessFactors in unsere Strategie passt.“
Joachim Berkus, Gruppenleiter HR & IT Payroll bei der DZ Bank AG
Die Entscheidung jedoch, ein eigenes HR-Portal zu bauen und nicht auf eine bereits im Markt befindliche Lösung zurückzugreifen – auch SAP macht mit der Workzone ein derartiges Angebot – bedeutete: „Wir wollen uns bei der Schnittstelle zum Kunden durch Produktstandards nicht einschränken lassen, auch wenn wir in den darunterliegenden Prozessen sonst auf Standards setzen.“ Deshalb hat die DZ BANK AG auf SAP SuccessFactors aufsetzend ein auf SAP-Technologie basierendes eigenes Portal entwickelt, das maximale Individualität ermöglicht.
Neben Beratern von SAP Professional Services als Partner bei der Implementierung spielte die HRMNY GmbH aus Darmstadt eine wichtige Rolle. HRMNY unterstützte die Bank bei verschiedenen Modulen und bei der Entwicklung der Plattform auf Grundlage der SAP Business Technology Plattform.
Intensive Prozessarbeit vor Projektstart
Eine wichtige Erkenntnis des Projekts war, wie bei Digitalisierungsprojekten anderer Unternehmen, dass die bestehenden Probleme nicht einfach in die digitale Welt gehoben werden dürfen. „Ein schlechter Prozess bleibt auch digital ein schlechter Prozess. Unser Projekt ging daher einher mit einer intensiven Prozessarbeit in den einzelnen Workstreams“, sagt Berkus. „Wir haben sehr gründlich überlegt, wie wir unsere Prozesse im Zug der Digitalisierung verbessern können.“
Für die zukünftige Betreuung der Software gibt es ebenfalls neue Prozesse: Die „Success Force“, eine Gruppe von Key-Usern, die sich kontinuierlich mit neuen Versionen von SAP beschäftigt und mit der Frage, wie die Prozesse weiter optimiert und Probleme behoben werden können.
Mehrfach ausgezeichnetes HR-Projekt
Neben dem 3. Platz beim Deutschen Personalwirtschaftspreis hat die DZ BANK AG für ihr Projekt auch den SAP Customer Adoption Excellence Award erhalten. „Wir sind mit dem Projektergebnis sehr zufrieden, machen aber natürlich weiter. Wir überlegen gerade, dass wir das Modul SAP Compensation zur Durchführung von Gehaltsrunden einzuführen und wollen weitere Prozesse digitalisieren. Cloud-Software hört sowieso nicht auf, sich zu entwickeln“, sagt Schliesmeier.
Mit der eigenen Bankengruppe der Genossenschaftsbanken sei man im intensiven Austausch, aber auch andere Banken interessieren sich für die Ergebnisse des Projekts. „Mit der Deutschen Börse stehen wir im kollegialen Kontakt. Bei der Jahrestagung „HR Digital 2023“ der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) gab es viele interessante Gespräche und Feedback aus der Banken-Community“, berichtet Berkus. Was raten die beiden anderen IT-Verantwortlichen für HR? „Man muss wissen, bei welchen Themen 80 Prozent genug sind und wann man auf hundert Prozent gehen muss. Man sollte mutig sein“, sagt Schliesmeier.
Und weiter: „Das war nicht nur ein Software-Projekt. Wir arbeiten mit Menschen zusammen, deswegen wirkt es sich auch ganz praktisch auf die Arbeitsprozesse von Menschen aus. Sie müssen mit Change Management abgeholt werden. Und man muss das Produkt unbedingt so gestalten, dass die Mitarbeitenden erkennen, dass es für ihre Arbeit hilfreich ist.“
