Die Zahl staatlicher Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung von Mehrwertsteuerzahlungen (MwSt) nimmt rasant zu. Dies treibt die Digitalisierung von Geschäftspraktiken weltweit voran.
Nach verschiedenen Richtlinien im letzten Jahrzehnt schreibt die EU nun eine elektronische Rechnungsstellung für alle öffentlichen Aufträge vor. Man erwartet, dass dieselben Anforderungen auch für Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) in Europa gelten werden. Bisher haben über 100 Länder, darunter Italien, Deutschland, Polen, Griechenland, Frankreich und Rumänien, verbindliche Rechtsvorschriften für die elektronische Rechnungsstellung erlassen, ebenso wie zahlreiche andere Länder in Lateinamerika und Asien.
Zusammenarbeit über Cloud-Plattform unterstützt Einhaltung der elektronischen Rechnungsstellung
Dass die elektronische Rechnungsstellung stark zunimmt, ist nicht verwunderlich. Denn Aufsichtsbehörden und politische Entscheidungsträger in den jeweiligen Ländern sehen in der Digitalisierung ein wichtiges Instrument, um Betrugsfälle besser zu erkennen, die Umsatzsteuermeldung zu vereinfachen und mehr Transparenz zu gewinnen. Die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung machen den Prozess für Käufer und Lieferanten allerdings komplexer. Deshalb sind cloudbasierte Plattformen zur Norm geworden, um die Zusammenarbeit zu automatisieren und zu vereinfachen.
Ein Beispiel hierfür ist das SAP Business Network, in dem Käufer und Lieferanten ihre Beschaffung und Rechnungsstellung mit ihren Geschäftspartnern abwickeln können.
„Regierungen erlassen zunehmend Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung. Mit Funktionen zur Einhaltung dieser Vorgaben wollen wir Unternehmen hierbei unterstützen“, sagte Lorraine Yao, Director of Product Marketing für das SAP Business Network. „Die Digitalisierung automatisiert den Fluss präziser Informationen von der Auftragserteilung über die Versandbestätigung und Lieferung bis hin zur elektronischen Rechnungsstellung. Alles ist direkt an das ERP-System des Unternehmens angebunden. Anstatt alles manuell zu überprüfen, können Unternehmen dies automatisieren, wobei die Daten in Echtzeit aktualisiert werden. Dies sorgt für eine schnellere und präzise Verarbeitung und Auftragsabwicklung sowie für pünktliche Zahlungen.“
Käufer und Lieferanten profitieren von den Vorteilen des Netzwerks
Laut Yao setzen Unternehmen jährlich in 746 Millionen B2B-Transaktionen 5,3 Billionen US-Dollar auf dem SAP Business Network um. Die Ergebnisse, die Unternehmen bisher dank des Netzwerks erzielen, sind beeindruckend.
Ein US-Händler für Bekleidung und Accessoires zentralisierte beispielsweise die automatisierte Lieferantenfakturierung und die Zusammenarbeit auf dem SAP Business Network. Durch den schnellen Zugriff auf Kostendaten und Berichtsanalysen spart sein Einkaufsteam nun viel Zeit. Und sein strategisches Beschaffungsteam profitiert von aktuellen Einblicken in Daten und kann so Einsparpotenziale erkennen und schnell auf neue Trends reagieren.
Ein multinationaler Infrastruktur- und Energiekonzern mit Sitz in Europa wechselte im Rahmen seiner unternehmensweiten Transformation der Beschaffung zum SAP Business Network. Manuelle Prozesse wurden durch automatisierte Machine-to-Machine-Transaktionen ersetzt. Dadurch gibt es jetzt weniger Fehler und mehr Effizienz. Zudem hat das Beschaffungsteam Echtzeiteinblicke in die gesamte Lieferkette und kann so Entscheidungen auf einer fundierten Datengrundlage treffen.
Globale Geschäftstransformation dank elektronischer Rechnungsstellung
Die elektronische Rechnungsstellung ist ein weiterer Fortschritt, dank dessen die bisherigen Praktiken der Steuererhebung der Vergangenheit angehören. In einer IDC-Umfrage stimmten 61 Prozent der Steuerfachleute zu, dass die elektronische Rechnungsstellung in den nächsten 24 Monaten erhebliche Auswirkungen auf ihren Steuermanagementprozess haben wird. Die Analysten erwarten, dass die E-Rechnungsstellung „das Compliance- und das Rechnungsmanagement zu einem erweiterten Prozess zusammenführt …, da es immer mehr MwSt.- und GST-Protokolle (Goods and Services Tax, GST) gibt. Das bedeutet letztlich, dass jedes auf dem internationalen Markt tätige Unternehmen mit diesen E-Invoicing-Protokollen zu tun haben wird.“ Es ist kein Wunder, dass die Zahl an Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung immer schneller zunimmt. Denn Länder wie Australien, Japan, Neuseeland und Singapur übernehmen das EU-Modell und passen die Anforderungen an ihre speziellen Bedürfnisse an.
Elektronische Rechnungsstellung fördert Nachhaltigkeit
Die elektronische Rechnungsstellung bewirkt aber noch viel mehr als nur Automatisierungsmaßnahmen. Sie trägt auch zu dem bei, was die EU den „doppelten Wandel“ nennt, also den digitalen und den ökologischen Wandel. Denn wenn Unternehmen weniger Material wie beispielsweise Papier verbrauchen, weniger drucken und Portokosten haben und gleichzeitig weniger Ressourcen für die Weiterleitung und Archivierung von Daten brauchen, können sie Energie einsparen.
„Käufer können die in elektronischen Rechnungen enthaltenen Informationen und Daten schnell verarbeiten und direkt in die Zahlungs- und Buchhaltungssysteme eines Unternehmens einspeisen“, sagte Yao. „Unsere Kunden im SAP Business Network haben festgestellt, dass Einkaufsteams weniger Zeit mit dem Beschaffen von Informationen verbringen und mehr Zeit für das Vorbereiten strategischer Entscheidungen haben. Sie können einfach mit internen Gruppen und externen Lieferanten zusammenarbeiten. Dadurch haben sie weniger Nachfragen, können Genehmigungen schneller einholen und gleichzeitig auch die Compliance verbessern.“
Zusätzliche positive Auswirkungen der Digitalisierung
Die elektronische Rechnungsstellung ist zwar in immer mehr Ländern eine staatliche Vorgabe. Führungskräfte in vielen Unternehmen haben aber auch erkannt, dass die Digitalisierung auch noch andere geschäftliche Vorteile mit sich bringt. Analysten von IDC gehen davon aus, dass bis Mitte 2025 70 Prozent der globalen Unternehmen integrierte Finanzsysteme nutzen werden, um Zahlungen einzuziehen und zu tätigen. Dazu gehören auch Services wie die Übermittlung von Rechnungen.
„Die Digitalisierung bietet sowohl Käufern als auch Lieferanten Einblick in den Status elektronischer Rechnungen. Dadurch sparen sie Zeit und steigern ihre Effizienz“, sagte Yao. „Da ihnen die relevanten Beschaffungsdaten auf einem Dashboard direkt zur Verfügung stehen, können Teams in der Kreditorenbuchhaltung Skonti optimal nutzen und das Umlaufvermögen besser verwalten. Dadurch verbessert sich auch der Cashflow für Lieferanten, die pünktliche Zahlungen erhalten. Die SAP möchte Unternehmen dabei unterstützen, ihre Beschaffung durchgängig abzuwickeln. Dazu gehört auch die elektronische Rechnungsstellung, um länderspezifische Vorgaben zu erfüllen, und der Aufbau von Beziehungen zu Handelspartnern, um das Unternehmenswachstum zu fördern.“
Susan Galer ist Communications Director bei SAP. Folgen Sie ihr @smgaler.