Tradition meets Innovation: Luxushotel Baur au Lac nutzt SAP S/4HANA Cloud Public Edition

Komplexe Prozesse und wachsende Datenmengen stellten die betrieblichen Abläufe des Baur au Lac vor Herausforderungen. Deshalb wollte das Schweizer Luxushotel effizienter werden und modernisiert seine Finanzprozesse – indem es auf SAP S/4HANA Cloud Public Edition wechselte.

In der GROW with SAP Expert Series präsentiert SAP, wie Unternehmen unterschiedlicher Größen und aus verschiedenen Branchen Cloud ERP erfolgreich im Einsatz haben. Außerdem zeigen Expertinnen und Experten, welche Möglichkeiten Cloud ERP bietet, Prozesse zu beschleunigen, neue Geschäftsmodelle zu etablieren oder innovative Technologien wie KI zu nutzen. Im aktuellen Webcast berichten Torsten Magewski, CFO bei Baur au Lac, und Sandra Völler, CEO & Founder der AGILITA AG, warum sich das traditionsreiche Hotel für SAP S/4HANA Cloud Public Edition entschieden hat und berichtet über seine Erfahrung bei der Implementierung.

Im Baur au Lac kommen Tradition und Innovation zusammen

Mitten im Herzen von Zürich, umgeben von üppigem Grün mit Blick auf die Schweizer Alpen und den Zürichsee: Im 5-Sterne-Luxushotel Baur au Lac ist die Verbindung von Moderne und Wohlfühlatmosphäre Bestandteil der Firmenphilosophie. Und das bereits seit mehr als 180 Jahren. „Wenn ein Unternehmen so lange am Markt besteht, geht das nicht ohne stetigen Wandel“, sagt CFO Torsten Magewski. „Es braucht die Öffnung zur Technologie in jeder Ära.“ Heute seien es Cloud-Lösungen, integrierte ERP-Systeme und die prozessorientierte ERP-Einführung, die den der Stand der Technik definierten.

Anfang 2023 stand im Baur au Lac ein neuerlicher Modernisierungsschritt an. In dem Traditionsunternehmen macht der Hotelbetrieb zwar den wirtschaftlichen Kern aus; das Unternehmen unterhält darüber hinaus aber auch eine Pensionskasse für seine Mitarbeitenden und betreibt einen Weinhandel sowie weitere Tochtergesellschaften. Insgesamt umfasst die Belegschaft des Mittelständlers rund 400 Mitarbeitende. „Das Gastgewerbe ist eine hochkomplexe Branche“, erklärt Torsten Magewski. „Die Beschaffung ist beispielsweise sehr individuell und detailliert, sodass wir mehrere tausend Artikel verwalten müssen.“ Die Administration des Baur au Lac muss in der Folge eine Vielzahl an Prozessen bei zunehmender Datenmenge bewältigen.

Mehr Effizienz und Sicherheit durch Standardprozesse mit SAP S/4HANA Cloud Public Edition

Dafür kamen vor der Modernisierung zwei Systeme zum Einsatz: neben SAP ECC in der Weinhandlung eine weitere ERP-Lösung für die Finanzprozesse der übrigen Gesellschaften, was zu Problemen führte, etwa bei der Datenübertragung, den monatlichen Abschlüssen oder auch den Kontrollen. „Wir hatten daher den Wunsch und das Ziel, künftig effizienter zu arbeiten, um auch weiterhin Spitzenleistung erbringen zu können“, so der Finanzverantwortliche. Dafür suchte das Baur au Lac eine Lösung, bei der der Administrationsaufwand für die IT möglichst gering war und die zugleich höchsten Sicherheitsstandards entsprach. „Für uns war klar, dass wir die Sicherheit unserer Serverfarmen nicht mit eigenen Bordmitteln bewerkstelligen konnten“, so Torsten Magewski.

„SAP S/4HANA Cloud Public Edition bildet unseres Prozesse am besten ab“

Das führte im Baur au Lac zu dem Entschluss, externe Partner einzubeziehen und auf eine Cloud-Lösung zu setzen. „Am Ende haben wir uns für SAP S/4HANA Cloud Public Edition entschieden: Es ist die Lösung, die unsere Prozesse am besten abbildet, und die aufgrund der Implementierungsmethode die Mitarbeiter optimal abholt.“ Zum Implementierungspartner AGILITA AG bestand bereits eine starke Beziehung aus vorhergehenden Projekten. „In dieser Zeit haben wir viel Vertrauen aufgebaut. Deshalb war es naheliegend, die Reise fortzusetzen und dieses sehr anspruchsvolle Projekt mit einer Gruppe von ‚Cloud Maniacs‘ wie bei der AGILITA AG anzugehen.“

Die Implementierung begann im April 2023 mit einem Digital Discovery Assessment (DDA), um die spezifischen Anforderungen von Baur au Lac zu ermitteln und sie mit den Möglichkeiten des SAP Cloud-ERP abzugleichen. In dieser Phase wurden detaillierte Workshops durchgeführt, um die für den Betrieb des Hotels geeigneten Best-Practice-Prozesse zu verstehen und auszuwählen. „Der Zeitplan war sehr eng und alle Prozesse standen auf dem Prüfstand“, führt Torsten Magewski aus. „Einige davon erwiesen sich als ineffizient und wurden schließlich geändert oder aussortiert. Beide Faktoren haben der Belegschaft einiges abgefordert – aber alle Mitarbeitenden waren grundsätzlich sehr offen für den Wechsel.“ Torsten Magewski habe hier große Bereitschaft gezeigt, sich an die Best Practices anzupassen, ergänzt Sandra Völler, CEO & Founder der AGILITA AG. „Er hat sich in die Prozesse eingelesen und sie umgesetzt und damit im Projekt Vorbildfunktion.“

Erfolgsfaktoren Change Management und Self Enablement

Um eine reibungslose Einführung von SAP S/4HANA Cloud Public Edition zu gewährleisten, wurde ein umfassendes Change Management umgesetzt. Dazu gehörte die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden in den Prozess und die Durchführung von Schulungen. Ziel war es, die Akzeptanz zu fördern und Widerstände abzubauen, indem deutlich gemacht wurde, wie das neue System ihre täglichen Aufgaben vereinfachen und die Gesamteffizienz verbessern würde. „Hier war die Bereitschaft von Torsten Magewski entscheidend, sich in das Neue hineindenken zu wollen“, sagt Sandra Völler. „Nur so gelingt es, die Belegschaft hinter sich zu bekommen.“

In diesem Zusammenhang nennt Torsten Magewski einen weiteren Erfolgsfaktor, der zum Gelingen des Projektes in nur vier Monaten beigetragen hat: das so genannte Self Enablement – das über die F1-Taste erreichbare SAP-Hilfsportal. „Es eröffnet jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin die Möglichkeit, sich stufenweise vom Allgemeinen zum Speziellen hin zu informieren und selbst weiter zu entwickeln“, betont Magewski. „Diese Funktion ist eine der großen Stärken von SAP.“ Dadurch habe sich auch die Rolle des Beraters verändert, resümiert Sandra Völler. „Die Public Cloud im Allgemeinen und das Self-Enablement im Speziellen führen dazu, dass wir sehr schnell mit dem Kunden auf Augenhöhe diskutieren können. Der Berater oder die Beraterin gibt nicht die Richtung vor, man führt mit dem Kunden eine End-to-End-Diskussion über einen Prozess und seinen Mehrwert.“

Bis zu 40 Prozent mehr Effizienz durch SAP Cloud ERP

Nach der Implementierung des SAP Cloud-ERP im April 2024 konnte Baur au Lac unter anderem durch Automatisierung bereits deutliche Effizienzsteigerungen verzeichnen. Die Warenwirtschaft im Hotel erlaubt jetzt großenteils Abbuchungen und Auswertungen in Echtzeit darzustellen. „Aber wir befinden uns noch auf der Reise“, ergänzt Torsten Magewski. „Wenn die Implementierung im Januar 2025 auch in der Weinhandlung abgeschlossen ist, werden wir den vollen Nutzen aus dem System ziehen können. Wir rechnen aufgrund der bisher gemachten Erfahrungen mit einer Effizienzsteigerung von insgesamt 30 bis 40 Prozent.“

Fazit: Prozessplanung ist das A&O bei der Cloud-ERP-Implementierung

Für das vielschichtige Unternehmen hat sich die Modernisierung einmal mehr als der richtige Weg zur Zukunftssicherung erwiesen. Der Einsatz eines Cloud ERP war für den Mittelständler die ideale Lösung. „Das System ist strikt an den Standardprozessen orientiert. Man neigt weniger dazu, den Pfad der guten Praxis zu verlassen“, sagt Magewski. „Das hilft uns letztlich bei der Überwachung, bei der Prüfung und bei der Unterstützung des Teams.“ Unternehmen, die ein ähnliches Projekt planen, empfiehlt der CFO deshalb, der Prozessplanung ausreichend Raum zu geben. „Es kostet natürlich Zeit, ineffiziente Prozesse zu identifzieren – und erfordert Mut, diese über Bord zu werfen. Dasselbe gilt für den Kontenplan, das Herzstück jeder Buchhaltung. Mein Tipp lautet daher: Konzentrieren Sie sich auf die Gestaltung der Prozesse und des Kontenplans – dann sind Sie schon in den Startlöchern für einen Systemwechsel.“