Mittels SAP SuccessFactors HCM verlagert das Schweizer Transportunternehmen BLS AG seine HR-Prozesse erfolgreich in die Cloud und erreicht ein neues Level an Digitalisierung und Effizienz. Mit den SAP SuccessFactors Lösungen setzt BLS den Wandel in der HR-Digitalisierung erfolgreich um.
„Die BLS AG ist als Transportunternehmen sehr heterogen aufgestellt“, sagt Horst Johner, Leiter HR & Transformation und Mitglied der Geschäftsleitung bei der BLS AG. „In unserem Kerngeschäft Bahn betreiben wir Linien im Pendler- und im Freizeitverkehr und unterhalten ein 420 Kilometer langes Eisenbahnnetz. Daneben vereinen wir unter unserem Dach Busbetrieb, Autoverlad, Schiffsbetrieb und Güterverkehr.“
Seit vielen Jahren sind bei der BLS AG verschiedenste SAP-Produkte als On-Premise-Lösungen im Einsatz. Im Bereich HR gab es immer wieder Vorstöße zur Etablierung von Standards, doch Unterschiede in der Abwicklung der Kernprozesse blieben bestehen.
„Als ich 2020 zu BLS kam, war ich von früheren Arbeitgebern einen höheren Digitalisierungsgrad gewohnt“, erklärt Johner. Als Leiter HR & Transformation beschäftigt ihn insbesondere die Attraktivität der BLS als Arbeitgeberin: „Unsere Mitarbeitenden aber auch die künftigen Mitarbeitenden erwarten einen gewissen Grad an Digitalisierung sowie state-of-the-art Anwendungen. Selbstverständlich sind Digitalisierungsprojekte auch mit Kosten verbunden. Trotzdem waren die Standardisierung und Digitalisierung unserer HR-Hauptprozesse ein wichtiges Ziel, damit wir die Effizienz steigern können.”
Digitale Transformation nach dem Model-Company-Ansatz von SAP
Um all diese Fragen zu adressieren, entschied man sich bei der BLS AG daher Anfang 2020 für die Einführung von SAP SuccessFactors HCM.
Johner sagt: „Wir haben uns damals für den Ansatz der SAP Model Company entschieden. Unsere Vorgabe war, dass wir mindestens 80 Prozent der Prozesse als Standardlösung übernehmen können. SAP hat uns den Rahmen gegeben und bewährte Praktiken vorgeschlagen, um schnell in Betrieb zu gehen – mit geringfügigen Modifikationen, um die Konfiguration an unsere Bedürfnisse anzupassen.“
Auch Stefan Fuhrer, Leiter SAP Management Dienste bei der BLS AG, ist zufrieden mit dem Verlauf der Implementierung: „Was sich wirklich gelohnt hat, war die Einführung von SAP SuccessFactors Employee Central als erstes Modul. Damit konnten wir alle Stammdaten von SAP HCM On-Premise zu SAP SuccessFactors migrieren, was die Implementierung und Integration aller weiteren Module und Pakete vereinfachte. Durch die Einführung von SAP SuccessFactors Employee Central konnten wir eine einzige Datenquelle für Personaldaten schaffen, um Personalprozesse in der gesamten Organisation zu steuern.“
„Die meisten Kunden sind den klassischen Ansatz gewohnt, dass Module geordert und nacheinander implementiert werden“, sagt Roland Christen, Customer Success Partner bei der SAP Schweiz AG. „Der Ansatz des SAP Standard Content Activation Service, vorher SAP Model Company genannt, ist ein anderer. Statt einzelner Module werden komplette Prozesse eingeführt. Der Kunde hat sofort einen Mehrwert.“
Gleichzeitig mit der Einführung von SAP SuccessFactors wurden im HR-Team der BLS auch die Rollen und Teams definiert, die mit den Aufgaben in diesen Prozessen betraut sein sollten. „Wo es möglich war, haben wir die internen Strukturen den Prozessen folgen lassen“, sagt Johner.
Prozessorientierte Implementierung von SAP SuccessFactors HCM
Mittlerweile setzt die BLS sämtliche Module von SAP SuccessFactors HCM ein. „Wir haben somit die Möglichkeit geschaffen, dass wir die gesamte HR-seitige Laufbahn von Mitarbeitenden – von ihrer Bewerbung bis zu einem etwaigen Austritt oder der Pensionierung – technisch in einem durch Best Practices konfigurierten System abbilden“, erklärt Johner. “Die Einführung von SAP SuccessFactors hat das Fundament gelegt, dass wir nach Anbindung an die weiteren Subsysteme nun sukzessive den administrativen Aufwand reduzieren können.”
Auch die Integration von SAP SuccessFactors Document Management Core hat gut funktioniert. Johner erklärt, dass SAP SuccessFactors Document Management Core gegenüber anderen Lösungen den Vorteil einer tieferen Integration in die einzelnen Module von SAP SuccessFactors habe. „Außerdem war es uns wichtig, eine Lösung zu haben, die in der Lage ist, die für individuelle Dokumente festgelegten Laufzeiten zu beachten und gegebenenfalls auch die Löschung vornimmt – ein wichtiger Compliance-Faktor für uns.“
Dies spielt eine umso größere Rolle, als SAP SuccessFactors Document Management Core bei der BLS derzeit als Personaldossier genutzt wird.
Johner schätzt das hohe Maß an Transparenz, das die Lösung schafft: „Jede:r Mitarbeitende hat Zugriff auf das eigene Dossier. Gesteuert über Benutzerrollen erhalten außerdem Vorgesetzte und HR-Mitarbeitende ebenfalls Zugriff auf die Dokumente von vorher definierten Mitarbeitenden. Diese können Dokumente über Workflows hochladen. Außerdem lassen sich Verträge automatisiert erstellen und nach Unterzeichnung direkt im Personaldossier ablegen.“
Aktuell laufen noch Payroll und Zeitmanagement sowie die Shared Services On-Premise. Die nächsten geplanten Schritte sehen auch die Integration von Zeitwirtschaft und Payroll vor. Daneben sollen weitere Subprozesse wie etwa ein Antrag auf unbezahlten Urlaub über eine Schnittstelle angegliedert werden.
Das Projekt hat sich gut in die Gesamtstrategie der BLS eingefügt, die einen zielgerichteten Umgang mit Ressourcen im Sinne von effizienteren Prozessen durch Digitalisierung vorsieht. „Wir haben mit der Einführung von SAP SuccessFactors einen wesentlichen Beitrag zur Umsetzung der Unternehmensstrategie geleistet“, sagt Johner.
Großer Wert wurde von Anfang an auf das Stakeholder-Management in Richtung interner Kund:innen gelegt. „Wir haben laufend unternehmensweit informiert und Einblick in den Stand der Dinge gegeben“, erklärt Johner. „Im Projektausschuss waren von Anfang an wichtige interne Kundengruppen vertreten und konnten die kommenden Veränderungen begleiten.“
Eine wichtige Rolle spielten dabei auch Schulungsangebote für die relevanten Benutzer:innen je nach Modul. Das System wurde überwiegend positiv aufgenommen. „Seitens HR wurde das System anfangs etwas kritischer betrachtet, weil sich die Prozesse und Zuständigkeiten verändert haben“, sagt Johner. „Doch inzwischen werden die Vorteile – wie etwa, dass die Daten nun über das gesamte System kongruent und entsprechend Medienbrüche verschwunden sind – sehr geschätzt.“
„Ich stelle zudem fest, dass unsere Mitarbeitenden verstärkt in End-to-End-Prozessen denken“, sagt Johner.
Die Schweizer Handelszeitung, die jedes Jahr die attraktivsten Arbeitgeber der Schweiz kürt, sieht die BLS im Jahr 2024 auf Rang 1 innerhalb der Schweizer Bahnbranche. Im Gesamtranking befindet sich die BLS AG auf Platz 11 von insgesamt 250 Unternehmen. „Das bestätigt für uns natürlich, dass wir mit unseren HR-Aktivitäten und den Modernisierungsmaßnahmen der letzten Jahre auf dem richtigen Weg sind.“