Die Universität des Saarlandes (UdS) gestaltet aktiv ihre digitale Transformation in Forschung, Lehre und Verwaltung. Als erste Hochschule in Deutschland ist die UdS mit ihrem ERP-System in die private Cloud gegangen. Die Modernisierung des Student-Lifecycle-Managements und die Einführung der SAP Analytics Cloud, der Beschaffungsplattform SAP Ariba und von SAP SuccessFactors im Personalwesen sind ebenfalls Teil ihrer Cloud-First-Strategie.
Mit rund 17.000 Studierenden in über 100 Fächern und knapp 4.900 Beschäftigten zählt die Universität des Saarlandes zu den mittelgroßen Hochschulen in Deutschland. Die 1948 gegründete Bildungseinrichtung ist weltweit anerkannt für exzellente Forschung und eine lebendige Start-up-Kultur. Als sie im Jahr 1999 erstmals ein SAP-ERP-System zur Unterstützung der Verwaltungsbuchführung (Kameralistik) einführte, das seit 2001 auch den kaufmännischen Bereich abdeckte, war die UdS damit der Pionier in der gesamten deutschen Hochschullandschaft.
„Im Laufe der Jahre sind allerdings die Anforderungen an das ERP-System massiv gestiegen“, berichtet Robert Gesing, Leiter der Stabsstelle Digitalisierung und Nachhaltigkeit der Universität des Saarlandes. Er verweist auf das Beispiel Drittmittel, deren Höhe sich im Laufe der letzten 25 Jahre vervielfacht hat. „Dieses stetig wachsende Tagesgeschäft hat unser Personal im Hochschulrechenzentrum so auf Trab gehalten, dass für viele andere wichtigen Aufgaben beim besten Willen keine Kapazitäten mehr vorhanden waren“, blickt der Digitalisierungs-Verantwortliche zurück.
Umsetzungsstau durch Modernisierung beheben
Dadurch sei die historisch gewachsene Lösung SAP ECC in den vergangenen Jahren zu wenig konzeptionell und technisch weiterentwickelt worden. „Deshalb war in den letzten Jahren ein gewisser Umsetzungsstau festzustellen“, räumt der Verwaltungswissenschaftler ein, der 2012 an die Universität im Saarland kam und seit sechs Jahren für deren Digitalisierung zuständig ist. Durch den rein zentralen Ansatz hätten Konzepte und Prozesse nicht mitwachsen können, was sich unter anderem bei Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit auswirkte. Eine Modernisierung der gesamten IT-Landschaft sei somit unausweichlich geworden.
In der Digitalisierungsstrategie der UdS, die im Sommer 2024 von den Hochschulgremien noch einmal aktualisiert wurde, heißt es dazu unter anderem: „Um einen kontinuierlichen Betrieb und eine langfristige Betreuung der IT-Systeme an der Hochschule gewährleisten zu können, ist ein Fokus auf wenige zentrale und etablierte marktgängige Plattformen notwendig“.
Wirksames Mittel gegen Fachkräftemangel
Durch die Verschlankung der IT-Architektur und eine Verlagerung von Verantwortung auf externe Dienstleister und Partner wie SAP – so Robert Gesing – könne die Hochschule mit ihren beiden Standorten in Saarbrücken und Homburg besser auf den zunehmenden Mangel bei technischem Personal reagieren und die vorhandenen Kräfte für andere Aufgaben einsetzen. Beispielsweise für den „Brückenschlag zwischen den Fachbereichen und der Technik“.
Gleichzeitig verbessere sich die Rund-um-die Uhr-Betreuung der Systeme unabhängig von den klassischen Arbeitszeiten der Beschäftigten im Hochschul-IT-Zentrum (HIZ). „Wir sehen dieses Thema deutlich anders als derzeit noch viele andere öffentlichen Institutionen“, betont der Digitalisierungsverantwortliche. Denn sowohl beim Datenschutz als auch bei der IT-Sicherheit biete die Cloud ebenfalls viele Vorteile, verbessere die Resilienz und erhöhe die Professionalität in diesen Bereichen. So könne jetzt zum Beispiel relativ einfach eine Multi-Faktor-Authentifizierung für den Systemzugriff eingeführt werden.
Durch die stärkere Nutzung von Standardsoftware, insbesondere bei den Cloudsystemen, sollen außerdem Individualentwicklungen auf ein absolut notwendiges Mindestmaß reduziert werden. Erklärtes Ziel sei es, wieder näher an den Standard zu kommen und damit die Komplexität zu reduzieren.
Ein zeitgemäßer Clean-Core-Ansatz, bei dem die Kernlösung möglichst nah am Standard geführt wird, während die Umsetzung von Erweiterungen in einer separaten Umgebung stattfindet, befreie das Kernsystem von Abhängigkeiten. Dadurch könne es jederzeit auf den neuesten Stand gebracht werden und Innovationen seien schneller zu realisieren.
„Innovation per Abo“ schafft Wettbewerbsvorteile
Die zentrale strategische Prämisse für die UdS als einer Universität im digitalen Wandel – so Robert Gesing – ist eine Cloud-First-Strategie. Der Betrieb von „Software als Service“ (SaaS) verspreche eine stabile und sichere Betriebsumgebung, die immer auf dem aktuellen Stand ist und von allen Weiterentwicklungen bei den Anbietern profitiert.
Dies verhindere eine schleichende Überalterung der Systeme und die Notwendigkeit von großen Migrations- und Update-Projekten. Die Mitarbeitenden erlebten eine stetige Verbesserung ihrer wichtigen Arbeitsmittel, die Uni könne den „First Mover Advantage“ besser nutzen und die Innovation im eigenen Haus beschleunigen. Etwa durch die „Innovation per Abo“ dank der kontinuierlichen Software-Updates bei den Cloud-Lösungen.
„Um Schnittstellenproblematiken zu vermeiden, wollten wir möglichst viele Verwaltungsprozesse innerhalb der SAP-Landschaft umsetzen“, nennt Gesing einen weiteren Aspekt. Mit der Umstellung auf Cloud-Services werde zudem angestrebt, dass die Anwenderinnen und Anwender in der Hochschule vermehrt den Zugriff auf Funktionen und Daten bekommen, um von einer bisher sehr zentralen Nutzung zu einer breiten Verfügbarkeit von Informationen und einem stärker dezentralen Einsatz der Software zu gelangen.
Mehrere Parallelprojekte mit hoher Termintreue
Nachdem die grundsätzliche Linie klar war, begann im Saarland die Planung der Details. Denn neben der Migration des ERP-Systems sollte auch das SAP Student Lifecycle Management (SLCM), das Universitäten bei allen Prozessen rund um das Studierendenleben – vom Bewerbungsverfahren über die Zulassung und die Studierendenverwaltung bis hin zum Prüfungsmanagement und Studienabschluss – unterstützt, in die private Cloud wandern.
Die Besonderheit hier: Diese Lösung war ab 2018 von den insgesamt vier staatlichen Hochschulen des Bundeslandes als gemeinsames übergreifendes Campus-Management-System unter dem Namen „SIM Saarland“ mit Unterstützung des SAP- Partners Scheer aus Saarbrücken eingeführt worden. „Unsere Hauptherausforderung bestand nun darin, ein geeignetes Zeitfenster für die gemeinsame Umsetzung dieser parallel stattfindenden Projekte zu finden, insbesondere unter Berücksichtigung der Erfordernisse des akademischen Kalenders“, berichtet der Leiter der Stabsstelle Digitalisierung an der UdS.
Trotz dieser Hürden gelang eine terminliche Punktlandung beim Go-Live, nicht zuletzt durch den unermüdlichen Einsatz des Hochschul-IT-Zentrums. Nach der ersten Diskussion im April 2023, einem Workshop im Herbst und der Vertragsunterzeichnung kurz vor Weihnachten des Jahres konnte im Frühjahr 2024 mit der Migration des SAP ECC in die private Cloud per Microsoft Azure gestartet werden. Am 30. September war dann dieser erste Schritt des geplanten Umstiegs auf SAP S/4HANA in der privaten Cloud erfolgreich gelungen und auch die SLCM-Migration auf die neue Software-Generation steht kurz vor dem Abschluss.
Pionier für RISE with SAP in der deutschen Hochschullandschaft
Als erste Kundin für den Implementierungsansatz RISE with SAP in der deutschen Hochschullandschaft nutzt die UdS umfassende Management- und Optimierungsdienstleistungen sowie Migrationsunterstützung, um ihre gesamten SAP-Lösungen in die Cloud zu transformieren und gleichzeitig neue digitale Prozesse zu entwickeln. Das dadurch mögliche Einsparungspotenzial soll vor allem für den Ausbau des Serviceumfangs an der Hochschule genutzt werden, um deren Attraktivität für Studierende und Beschäftigte weiter zu steigern.
Schon vor Beginn der ERP-Migration war zur Optimierung der Abläufe die Implementierung der Beschaffungsplattform SAP Ariba und SAP SuccessFactors im Personalwesen begonnen worden, das inzwischen im ersten Schritt als führendes Personalsystem etabliert ist. „Die nächste Aufgabe im ERP-Bereich wird dann der Übergang zu SAP S/4HANA oder der direkte Schritt in die Public Cloud sein, der möglichst zeitnah erfolgen soll“, blickt Robert Gesing optimistisch in die Zukunft.
Große Hoffnungen setzt er auch auf die neuen Möglichkeiten durch den Einsatz der Künstlichen Intelligenz (KI) im Hochschulalltag. Die Universität des Saarlands, die in der KI-Forschung bereits seit vielen Jahren zur Weltspitze gehört, erwartet dadurch weitere Effizienzgewinne.
Mit KI-Hilfe wieder auf einen Spitzenplatz
„Die Potenziale der Künstlichen Intelligenz sollen in digitalen Prozessen genutzt werden, um die Mitarbeitenden in der Entscheidungsfindung zu unterstützen oder durch die Übernahme von einfachen bzw. strukturierten Massenverarbeitungen zu entlasten – z.B. Prüfung von Eingangsrechnungen oder eingereichten Zeugnissen bei der Immatrikulation“, heißt es dazu in der UdS-Digitalisierungsstrategie.
Als weiteres Beispiel nennt Gesing die Automatisierung von repetitiven Tätigkeiten und manuellen Arbeitsprozessen, wie sie mit SAP Ariba etwa bei der Freigabe und Buchung von Rechnungen möglich sind: „Dadurch sinkt auch die Fehleranfälligkeit und die Gefahr von Compliance-Verstößen.“
Mit ihrem erfolgreich eingeschlagenen Weg der digitalen Transformation rangiere die Universität des Saarlandes mittlerweile wieder an der Spitze der deutschen Hochschullandschaft und bewege sich auch im internationalen Vergleich im Mittelfeld. „Wir haben mit unserer Cloud-Infrastruktur Neuland betreten und sind dabei voll ins Risiko gegangen“, konstatiert der Digitalisierungsverantwortliche. Dabei sei man sich bewusst gewesen, dass nicht alle offenen Fragen zu jedem Zeitpunkt schon vollständig beantwortet werden können.
Aber ohne diesen Mut zu schnellen und klaren Entscheidungen und deren Umsetzung – sowohl auf Hochschul-Leitungsebene als auch beim Hochschul-IT-Zentrum – sei keine Weiterentwicklung möglich und „der Erfolg hat uns bisher recht gegeben“.
