Als Andreas Vehreschild im September 2022 seine neue Position als Chief Digital Officer (CDO) bei Kaiser Group antrat, wurde er mit einer herausfordernden Aufgabe betraut: der Digitalisierung des traditionsreichen, seit über 100 Jahren bestehenden Herstellers von Elektroinstallationsprodukten und ‑systemen. Die Kaiser Group ist ein in dritter Generation familiengeführtes Unternehmen und sieht sich als Pionier und Innovationsführer zugleich. Die Gruppe mit Hauptsitz im nordrhein-westfälischen Schalksmühle hat Tochtergesellschaften in Deutschland, Belgien, den Niederlanden und der Schweiz.
Der neue CDO verfolgte zwei zentrale Ziele: erstens die Standardisierung der Prozesse in allen Tochtergesellschaften und Schaffung einer Modellvorlage für zukünftige neue Geschäftsbereiche, und zweitens die Aktualisierung des bei Kaiser eingesetzten veralteten Systems auf SAP S/4HANA.
Er nahm die Herausforderung an. Dabei war ihm bewusst, dass das Verständnis der Geschäftsprozesse ein wesentlicher erster Schritt war, um eine nachhaltige Verbesserung zu verwirklichen. Ihm war auch klar, dass sich diese Herkulesaufgabe nur mit einem starken Partner, engagierten Teams und einem leistungsfähigen IT-Tool bewältigen ließ. Hier kamen der IT-Beratungsdienstleister und SAP-Partner Valantic und das Portfolio für die Transformation von Geschäftsprozessen SAP Signavio ins Spiel.
Nachhaltiger Erfolg mit durchgängigen Prozessen
Das Projekt erforderte ein umfangreiches Änderungsmanagement, da die Kolleginnen und Kollegen den Umstieg von instinktiver zu datengesteuerter Entscheidungsfindung schaffen mussten. „Das war nicht nur ein IT-Projekt, es war auch ein Projekt des betrieblichen Wandels“, erinnerte sich Vehreschild. „Es war unerlässlich, die verschiedenen Stakeholder von Anfang an mit ins Boot zu holen. So konnten wir Hemmnisse, die der Veränderung entgegen standen, schnell aus dem Weg räumen.“ Wie Vehreschild berichtete, sei es wichtig gewesen, die durchgängigen Prozesse zu betrachten, anstatt sich nur auf eine Abteilung oder auf einen Prozess zu konzentrieren, da „jeder Prozess sich auch auf andere Abteilungen und deren Prozesse auswirkt.“ Auch der Rückhalt des Managements sei entscheidend für den nachhaltigen Erfolg des Projekts gewesen, wie er unterstrich.
Damit alle Interessengruppen mit ihren individuellen Anforderungen an einem Strang zogen und alle den gleichen Informationsstand über das Transformationsprojekt hatten, führte Vehreschild eine Reihe von Workshops durch. „Einige der langjährigen Mitarbeitenden aus verschiedenen Tochtergesellschaften hatten sich noch nie vorher gesehen, und jetzt tauschten sie sich über die Herausforderungen bei ihren Prozessen aus. Diese interkulturelle Interaktion war sehr wichtig“, meinte er.
Das Transformationsteam, unterstützt durch die Experten von Valantic und deren Wissens- und Erfahrungsschatz, entschied sich für einen dezentralen Ansatz. Es begann mit der schweizerischen Tochtergesellschaft und weitete seine Arbeit nach und nach auf andere Standorte aus. Dabei standen drei Hauptthemen auf der Agenda: SAP Best Practices, die Leistung der Prozesse und die Realisierung unmittelbarer Effekte durch schnelle Lösungen.
Transparenz in allen Systemen und Prozessen
Frank Franzlik, Leiter des Bereichs Process and Project Engineering bei Valantic ERP Consulting, schilderte, wie das Projekt zur Transformation der Geschäftsprozesse begann: „Aus dem Gesamtportfolio von SAP Signavio nutzten wir zuerst SAP Signavio Process Manager. Diese Lösung unterstützt Unternehmen bei der Dokumentation, Modellierung und Simulation von Geschäftsprozessen. Damit deckten wir die vier Kernprozesse von Kaiser ab: Order-to-Cash, Purchase-to-Pay, Demand-to-Supply und Record-to-Report. Im zweiten Schritt implementierten wir SAP Signavio Process Insights. Diese Lösung dient zur Identifizierung, Analyse, Priorisierung und Überwachung der wichtigsten Geschäftsprozesse von Kunden und gibt Warnmeldungen aus, sobald irgendwo ein Problem auftritt.“
Vehreschild äußerte sich sehr zufrieden über die Ergebnisse dieser vorbereitenden Maßnahmen: „Zum ersten Mal erreichten wir Transparenz in allen unseren Systemen und Prozessen, und zwar überall anhand von konkreten numerischen Werten.“ So benötigte das Projektteam nur rund eine Woche, um das gesamte System zu implementieren.
In den Workshops brachte das Team den Mitarbeitenden aller Standorte das Konzept der Best Practices und das Prozessmanagement mit SAP-Signavio-Lösungen nahe und veranschaulichte die Leistung ihrer aktuellen Prozesse anhand von Zahlen aus der Praxis, etwa Durchlaufzeit oder Skonto. „Jetzt konnten sie den Prozess mit der Leistung verknüpfen und dadurch verstehen, an welchem Hebel sie ansetzen mussten, um die Effizienz zu steigern“, berichtete Vehreschild.
Akzeptanz durch sofortige Effekte
Die Geschäftspartner konnten eine unmittelbare Auswirkung sehen. „Wir konnten dem Unternehmen rasche Lösungen für Probleme bei den Prozessen liefern, die sich über lange Zeit hinweg aufgebaut hatten“, resümierte Vehreschild. „Alles in allem waren alle Beteiligten sehr zufrieden mit dem neuen Ansatz.“
„Heute profitieren wir davon, dass es bei Diskussionen über Prozesse in unserer Produktions- oder Vertriebsabteilung letztlich immer heißt, ‚Lasst uns das mit SAP Signavio lösen!‘“, sagte er und fügte hinzu, dass jetzt überall im Unternehmen verstanden werde, welches Potenzial das Portfolio bietet und dass sich mit den enthaltenen Funktionen auf ideale Weise ausleuchten lässt, wo Stärken liegen und wo Schwachstellen bestehen.
Auf die gewonnenen Erkenntnisse angesprochen, zieht der CDO folgendes Fazit: „Man sollte niemals unterschätzen, was man als Gemeinschaft bewegen kann! Dazu gehört, die vielfältigen Abteilungen und Kulturen zu einen, den Dialog zu fördern und Gelegenheiten zur Interaktion zu schaffen.“ Er betonte auch, dass die Zusammenarbeit mit einem starken Partner wie Valantic erfolgsentscheidend gewesen sei.
Franzlik von Valantic gab einen Ausblick auf den weiteren gemeinsamen Weg der Partner: „Dank der wertvollen Erkenntnisse, die wir aus den zwölf Workshops gewonnen haben, sind wir jetzt in der Lage, eine Roadmap für die erfolgreiche Implementierung von SAP S/4HANA zu entwickeln“, so Franzlik. „Wir wollen eine maßgebliche Roadmap aufstellen, unser so genanntes ‚GPS‘, um Kaiser auf seinem Weg zur Digitalisierung zu unterstützen.“