Die Mitarbeitenden des Schuhhändlers DEICHMANN können ihre Gehaltsnachweise nun von überall und mit jedem Endgerät per App abrufen. Dazu kommen Self-Service Funktionen für die Stammdaten und bald auch für weitere bisher analoge Formulare wie Abwesenheits- und Urlaubsanträge.
Den grünen Schriftzug des Schuhhändlers DEICHMANN sieht man in fast jeder Fußgängerzone und in vielen Einkaufszentren. Die DEICHMANN SE aus Essen betreibt rund 4.300 Filialen, ist in 31 Ländern aktiv und beschäftigt weltweit rund 42.000 Mitarbeitende. In all den Jahren ist das 1913 gegründete Unternehmen stets ein Familienunternehmen geblieben – und will auch weiter unabhängig bleiben.
DEICHMANN ist Marktführer im deutschen und europäischen Schuhhandel und verstärkt aktuell die Digitalisierung von Prozessen. Die „familiäre Atmosphäre“ sei im Alltag immer noch spürbar. Die Abteilung IT Finance und IT HR unterstützt den Personalbereich bei der Realisierung der Digitalisierungsszenarien. „Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt“, erklärt Melinda Hilbert, Head of IT Finance and HR von Deichmann, das Unternehmensleitbild.
SAP SuccessFactors digitalisiert HR
DEICHMANN hat nun national mit dem Rollout von Teilen der cloudbasierten Softwarelösung für das Personalmanagement von SAP begonnen. Mit SAP SuccessFactors können Firmen alle Bereiche ihrer Personalabteilung einheitlich verwalten und alle Aufgaben rund um das Personal abbilden.
DEICHMANN entschied sich für die Lösung, um seine bestehende SAP-Strategie, bezogen auf die Support-Funktionen für HR und Finanzen, fortzusetzen. „Wir sind ein wachsendes Unternehmen – die Lösung ist leicht skalierbar“, sagt Melinda Hilbert. Die Integration von SuccessFactors war deswegen aus IT- und aus prozessualer Sicht eine komfortable Lösung.
„Wir haben damit eine zentrierte Integrationsplattform für alle Lösungen geschaffen, die wir zukünftig im HR-Umfeld umsetzen wollen“, sagt Hilbert. Das sei die „technische Antwort“ auf die „Business-Frage“, wie HR- und Finanzdaten zukünftig zuverlässig integriert werden können.
Im ersten Schritt des Projekts stellt DEICHMANN seinen Mitarbeitenden nun Dokumente in digitalen Formaten bereit. Auch erste Self-Service-Angebote konnten bereits umgesetzt werden. So können die Mitarbeitenden nun selbstständig ihre Adresse ändern, eine neue Bankverbindung oder auch einen Notfallkontakt erfassen.
Digitalisierung spart Druck- und Logistikkosten
Aber auch die Steigerung der Arbeitsgeberattraktivität und die damit verbundene Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen hatte DEICHMANN beim Projekt „StepOn“ im Blick. Christina Böhme, Personalleiterin bei DEICHMANN, freut sich: „Digitalisierte Prozesse werden von Mitarbeitenden mittlerweile erwartet, die User Experience steht für uns immer im Vordergrund. Wir freuen uns natürlich auch darüber, Druck und Versandkosten zu sparen und stellen uns nachhaltiger auf.“
Launchpad Service als zentraler Einstiegspunkt
Der SAP-Partner ROOS IT aus Aachen, half DEICHMANN bei der Implementierung. Andreas Lennartz, geschäftsführender Gesellschafter, berichtet: „Den individuell entwickelten Gehaltsnachweis haben wir beim neuen Mitarbeiterportal auf Basis der SAP Business Technology Plattform (BTP) und dem zentralen Einstiegspunkt für Fiori Apps auf mobilen und Desktop Geräten (Fiori Launchpad Service) eingeführt. Dabei dient die SAP-Lösung als zentrale Datenbank für unternehmensweite Anwendungen und als Authentifizierungsservice für Self-Services.“
Der Launchpad Service ist für alle daran angeschlossenen Anwendungen mit dem auf der BTP bereitgestellten Identifizierungs-Service gekoppelt. Darüber richtet DEICHMANN seinen Mitarbeitenden einen zentralen Zugangspunkt ein, der mit einer einzigen Anmeldung genutzt werden kann.
Der Service erlaubt den Zugang sowohl zu von DEICHMANN im Unternehmen selbst betriebenen SAP-Prozessen als auch zu kundenspezifischen Anwendungen und zu Anwendungen von Drittanbietern. Axel Krausen, geschäftsführender Gesellschafter von ROOS IT: „Wir verbinden SAP- und Non-SAP Welten und ermöglichen die Authentifizierung in eine sichere Umgebung, ohne dass DEICHMANN seine Infrastruktur dafür extra nach außen freigeben muss.“
ROOS IT hat für DEICHMANN in kurzer Zeit eine App entwickelt, mit der die Mitarbeitenden ihre Gehaltsnachweise einfach aufrufen und einsehen können. Die App ermöglicht den sicheren Zugriff auf die Daten des On-Premise-Netzwerks von DEICHMANN mit jedem beliebigen Endgerät, egal ob Smartphone, Tablet oder PC. „Die Gehaltsnachweis-App holt sich die Daten über eine Anbindung zum SAP-Abrechnungssystem, das DEICHMANN On-Premise betreibt“, sagt Krausen.
Globaler Rollout angestrebt
Der digitale Gehaltsnachweis ist bereits für die Zentrale in Deutschland ausgerollt, für 1.200 Mitarbeitende in Deutschland, zunächst in Essen und Umgebung. Der weitere Rollout erfolgt in den Verkaufsstellen. Daneben hat DEICHMANN aus den SAP SuccessFactors die Anwendung „Performance and Goals“ für Mitarbeiterjahres- und Probezeitgespräche im Einsatz.
