Tres desafíos para considerar al implementar una política de gastos

Contar con una efectiva estrategia de Gestión de Gastos ayuda a disminuir pérdidas de recibos y tiempo al generar reportes, así como a hacer más eficiente el cumplimiento de políticas y evitar posibles temas de fraude. 

CIUDAD DE MÉXICO, México, a 22 de junio del 2020. – Tras procurar la seguridad de sus colaboradores y en algunas ocasiones, facilitar infraestructura de movilidad y conectividad para hacer posible el trabajo a distancia, las soluciones en la nube de SAP Concur ayudan a las organizaciones a controlar sus gastos y cumplimiento de políticas. 

En la transición a la nueva normalidad, algunas compañías implementaron estrategias de ergonomía para garantizar que sus colaboradores cuenten con las herramientas necesarias en casa. De acuerdo con cifras del Instituto Mexicano del Seguro Social, en 2016 el número de enfermedades de trabajo ascendió a más de 12 mil casos donde los trastornos musculoesqueléticos (TME) en grupo ocuparon el primer lugar; y esta tendencia podría tener un crecimiento exponencial, por lo que es indispensable contar con el mobiliario adecuado para evitar dicho tipo de lesiones.

Con la entrada en vigor de la NOM-035 de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, las organizaciones deben asegurar el bienestar psicosocial de sus colaboradores, que incluye la consideración de factores de riesgo ergonómico que puedan causar TME.

La “nueva normalidad” del trabajo remoto ha propiciado que se promueva el uso de herramientas ergonómicas entre sus colaboradores, lo que implica gastos no planeados, variedad entre proveedores además de diferentes procesos de facturación y comprobación de gastos a distancia.

Angel Morfín, director de SAP Concur en México, comenta: “hoy, cuando el cuidado y bienestar de los colaboradores es más importante que nunca, las organizaciones deben tener estrategias que, por un lado, brinden las mejores herramientas y equipos de oficina tanto en el hogar como en sitio al tiempo que tienen mayor control de costos”.

En este sentido, para llevar la experiencia del trabajo remoto a niveles óptimos, los equipos de Finanzas deben tener mayor visibilidad de cada uno de los gastos que sus colaboradores hacen a distancia. Sin embargo, no contar con las soluciones tecnológicas adecuadas puede generar algunos retos para las finanzas de la compañía, como: 

 

  • Reembolsos perdidos para colaboradores

 

Es común que los colaboradores extravíen los comprobantes de gastos, que no logren obtener la factura correspondiente a tiempo, o que no lo reporte oportunamente. Estos factores impactan a sus ingresos al no poder justificar sus gastos y no poder solicitar reembolsos. Los beneficios financieros y operativos que obtienen las empresas que cuentan con soluciones de Gestión Inteligente de Gastos (ISM) móviles y en la nube pueden incrementar la productividad y a ahorrar costos y tiempos, al minimizar en casi un 70 por ciento el número de comprobantes extraviados y reducir 601 por ciento el tiempo que involucra reportarlos.

  1. Fortalecer los mecanismos de cumplimiento 

Actualmente los líderes financieros necesitan tener una visión integral del negocio; sin embargo, de acuerdo con estudio, más del 802 por ciento de los CFOs no tiene visibilidad en materia de gastos y cerca del 702 por ciento no confía en el cumplimiento de las políticas establecidas. Contar con una efectiva estrategia de ISM les permite, por ejemplo, aumentar en 1331 por ciento el cumplimiento de las políticas de reporte de gastos por parte de los colaboradores, además del 281 por ciento de incremento en la eficiencia del personal de auditoría. 

  1. No contar con información en tiempo real 

Hoy en día las decisiones de negocios son tomadas prácticamente en tiempo real por lo que los líderes necesitan contar con información que también cumpla con esta particularidad. La Transformación Digital y la movilidad aplicada a la estrategia de gestión de gastos lo hacen posible. Con una solución efectiva, se puede reducir 331 por ciento el tiempo anual invertido en el pago a proveedores. Además, el costo de tiempo del personal para procesar cuentas de gastos se puede reducir en 301 por ciento. De la misma manera, una solución ISM en tiempo real puede comprobar la totalidad de los reportes de gastos de la organización antes de que sean reembolsados, lo que ayuda a descubrir posibles fraudes y falta de cumplimiento. 

Aunado a esto, más allá de brindar herramientas ergonómicas para logar la mejor experiencia del colaborador (EX), también se debe procurar que cuenten con la infraestructura tecnológica adecuada. 

1 SAP Concur Empowers Organizations to Digitally Transform Their Expense, Travel and Invoicing Processes”, IDC, 2018

2 Connecting the Dots on Travel, Expense and Invoice Spend”, SAP with research by Vanson Bourne, 2017

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