De rol van bots in het team van de toekomst

Nu teams steeds vaker niet uitsluitend bestaan uit mensen is het noodzakelijk om na te denken over de manier waarop we werk creëren en verdelen over teams. Zijn bots daadwerkelijk teamspelers? Of zijn bots in feite niet meer dan een tool zoals een spreadsheet of een accountancysysteem?

Bots zijn tools die autonoom opereren. In zijn meest eenvoudige vorm kan het gaan om een script dat een bepaalde taak uitvoert. Dawn Sieh, manager financieel talent bij Verizon, geeft het volgende voorbeeld: “Eind december vertelde een van mijn collega’s mij dat het opstellen van een van haar rapporten bijna een volledige werkdag in beslag neemt. Zij vroeg mij mee te denken over een efficiëntere werkwijze. We bekeken onze huidige aanpak en identificeerden samen kansen voor het eenvoudiger en sneller publiceren van het rapport. Ik stelde haar voor ons botteam mee te laten denken. Het team kon verschillende stappen in het proces automatiseren, waardoor het rapport nu slechts met enkele muisklikken is uitgedraaid. De bot verplaatst de data naar de juiste tool en geeft zo gebruikers online toegang tot het rapport.”

Verizon zet ook geavanceerdere bots in, zoals bots voor natuurlijk taalgeneratie. Dr. Sieh: “We gebruiken een product genaamd Quill voor het lezen van onze financiële resultaten en genereren van tekst. Deze tekst legt uit wat er gebeurt, welke variaties bestaan en waarom deze bestaan. Dit bereidt de menselijke analisten voor die de resultaten lezen, beoordelen en indien nodig verfijnen voor besprekingen met onze business partners.”

Bots personificeren

In veel gevallen personificeren gebruikers bots als teamleden aan wie zij werk delegeren. Dr. Sieh merkt dat werknemers bots vaak zien als collega’s aan wie zij zeer transactionele en tijdrovende taken kunnen uitbesteden, zodat zij meer tijd beschikbaar krijgen voor taken die een grotere toevoegde waarde leveren voor de business.

In veel gevallen krijgen bots namen toegewezen of zelfs een eigen werkstation. Sarah Schaus, vice president relationship management bij BNY Mellon, omschrijft een computer waarmee zij werkte tijdens haar tijd als assistent-penningmeester bij Allianz. Deze bot draait algoritmes en rapporten en is alleen toegankelijk met de juiste wachtwoorden en toegangscodes. De treasury-afdeling personifieerde de bot verder met behulp van een lichaam gemaakt van kartonnen dozen en buizen. Het creëren van een identiteit hielp het team de bot als partner te zien. Een partner aan wie zij werk kunnen uitbesteden en die naar het best van zijn vermogen resultaten levert.

Van gedefineerd werk naar gedefineerde processen

Naarmate geavanceerdere robots de norm worden, verschuiven hun taken van gedefinieerd werk naar gedefinieerde processen. De uitkomst is bij deze processen onbekend. Hoe moeten we omgaan met de input die dergelijke bots leveren? Chris Argent, oprichter van Generation CFO, zegt hierover: “Allereerst moet je de resultaten testen. De naam ‘datawetenschap’ indiceert wellicht nauwkeurigheid, maar het verfijnen van het algoritme vereist veel testwerk. Presteert het naar verwachting? Hoe weet je of een component van het script naar behoren functioneert?”

Daarnaast is het volgens Argent van belang te weten hoe een computer denkt. “Een computer kent geen nuance en kan data die niet aan de vooraf opgegeven specificaties voldoen – zoals uitschieters – weggooien”, legt Argent uit. “Een contentexpert kan naar deze datapunten kijken en oordelen dat deze relevant zijn in de context van de business, en dus moeten blijven.” Daarnaast kan een bot een script toch uitvoeren, ondanks dat blijkt dat de datakwaliteit niet op orde is of de resultaten onlogisch zijn.

Blijkt bij het uitvoeren van een script de datakwaliteit niet op orde? Of levert een script onlogische resultaten op? Dan herkent een contentexpert dit en stopt het script. Een bot is hiertoe niet altijd in staat en voert het script ondanks deze signalen waarschijnlijk toch uit. Net zoals je een collega soms feedback geeft, vraagt ook een bot om terugkoppeling en bijsturing.

Benieuwd hoe Robots onderdeel van financiële afdelingen worden? Lees het blog.