Wanneer organiseer jij een training voor jouw team? Trainingen organiseer je zo kort mogelijk op het moment waarop de deelnemers het geleerde daadwerkelijk moeten kunnen toepassen. Dit principe wordt al heel lang gebruikt bij het plannen van trainingen ter voorbereiding op een live-gang. Het is een effectieve manier om te voorkomen dat wat getraind is, alweer vergeten is als het moet worden toegepast – en zo minimaliseer je gelijk de effecten van de vergeetcurve van Herman Ebbinghaus.
De key users, medewerkers die een bijdrage hebben geleverd aan het project, organiseren deze trainingen voor hun eigen collega’s. Daarin laten ze hen de nieuwe processen zien en geven de gelegenheid dit zelfstandig te oefenen. Niks mis mee. Toch?
Helaas blijkt nog regelmatig dat gebruikers na de live-gang van software over onvoldoende kennis en vaardigheden beschikken om hun werk succesvol te kunnen doen.
Lees ook mijn andere blogs
Wat gaat er dan toch nog mis bij trainingen? Ik deel graag 3 van mijn observaties:
1. De training komt te vroeg
Hoe kan een training die zo kort mogelijk op de live-gang gegeven wordt, toch te vroeg komen? Dat komt omdat mensen het beste leren als er een noodzaak toe is. Als die noodzaak pas duidelijk wordt tijdens de eerste training, doordat medewerkers dan pas geïnformeerd zijn over de veranderingen die het project brengt, roept dit geheid weerstand op. Begin dus op tijd met het creëren van draagvlak en het informeren van de gebruikers over de aanleiding en de gevolgen van het project. Zo zet je ze tijdig in de leer-stand en verminder je de weerstand in de training.
2. De training is te kort
Als gebruikers na de training over onvoldoende kennis en vaardigheden beschikken om hun werk goed te kunnen doen, lijkt de oplossing voor de hand te liggen: geef ze meer training. Uit een door IDC uitgevoerd onderzoek blijkt voor bepaalde applicaties dat al met 2 uur extra training een significante verbetering in de prestaties van de gebruikers gehaald kan worden. Ook de positieve effecten op de hoeveelheid helpdeskvragen van extra training zijn in dit onderzoek terug te vinden.
3. De training stopt voor de live gang
Voordat de nieuwe applicatie gebruikt wordt, is het trainingsprogramma afgerond en wordt er afgestreept van de to-do lijst van de projectmanager. Dit terwijl je als gebruiker juist pas bij dagelijks gebruik geconfronteerd wordt met situaties die in de sessies niet aan bod zijn gekomen. Een ideaal moment om een extra training te organiseren waarin dit soort situaties kunnen worden besproken. Door het daadwerkelijke gebruik van de applicatie te meten en te analyseren, bijvoorbeeld met SAP User Experience Management by KNOA, kunnen latente trainingsbehoeften eenvoudig inzichtelijk worden gemaakt. Zo voorkom je op tijd dat operationele fouten zich op elkaar stapelen en dat de applicatie verkeerd wordt gebruikt.
De noodzaak om kennisopbouw niet te beperken tot een aantal sessies die afgerond worden voor live wordt nog eens versterkt door het tempo waarin nieuwe versies van applicaties vandaag de dag uitkomen. Zeker bij applicaties uit de cloud is dit het geval. Het inzetten van een trainingsstrategie waarbij medewerkers effectief en efficiënt continue bijgespijkerd kunnen worden, is daarom belangrijker dan ooit.
Meer weten over hoe we bij SAP Training & Adoption hierbij kunnen helpen?
Neem dan gerust contact met me op