Hechte samenwerking met McCoy sleutel tot succes
Als zelfstandige wereldwijde speler in de essentiële chemie had Nouryon op korte termijn behoefte aan een nieuw inkoopplatform. De keuze viel op het SAP Ariba-platform. In een hechte samenwerking met SAP-partner McCoy & Partners slaagde Nouryon erin om in zes maanden tijd een minimum viable product uit te rollen in twintig landen. Daarmee was Nouryon in staat om de inkoopprocessen te standaardiseren en te automatiseren teneinde de businesscase te realiseren.
Nouryon is een nieuw bedrijf met een 400 jaar lange geschiedenis. Deze geschiedenis komt ook terug in de naam. Nouryon is een verwijzing naar Noury & Van der Lande. Dit voedingsmiddelen- en chemiebedrijf werd in 1838 opgericht in Deventer en was een van de bedrijven die aan de basis stonden van het huidige Nouryon.
Door de afsplitsing in oktober 2018 ontstond de marktleider in essentiële chemie voor de productie van dagelijkse producten als papier, kunststoffen, bouwmaterialen, levensmiddelen, farmaceutica en persoonlijke verzorgingsproducten. Het bedrijf is met ongeveer tienduizend medewerkers actief in tachtig landen. De productie vindt plaats in twintig landen.
Nieuw inkoopplatform
Bij de start van een nieuw bedrijf hoort ook een nieuwe inkoopvisie en bijbehorend applicatielandschap. In het geval van Nouryon betekende dit onder andere de implementatie van een nieuw inkoopplatform teneinde de doelstellingen te behalen. Maikel Balk, Director Procurement Excellence bij Nouryon: “We willen klaar zijn voor het digitale tijdperk. We zijn ervan overtuigd dat we onze sourcing- en purchase to pay (P2P)-processen efficiënter kunnen inrichten als al onze data in één systeem zitten, en voor meer inzicht met elkaar in verband kunnen brengen. Dat was niet mogelijk met het verouderde en gefragmenteerde inkoopapplicatielandschap waarover we beschikten.”
SAP Ariba
Het voorheen gebruikte systeem voor Supplier Relationship Management was volgens Balk te veel een op zichzelf staande component die nauwelijks integreerde met andere sourcing- en contractingtools die Nouryon in gebruik had. “We wilden een platform hebben waarmee we niet alleen de P2P-processen kunnen afhandelen, maar voornamelijk ook de sourcingprocessen en het contractmanagement. Een belangrijke eis was bovendien dat het nieuwe P2P-systeem in zes maanden tijd in twintig landen operationeel moest zijn en de Auction-mogelijkheden in drie maanden op een wereldwijde schaal.”
Deze eisen – en het inzicht dat een suite de voorkeur had boven best-of-breed – leidden uiteindelijk tot de selectie van SAP Ariba. “En omdat we SAP ECC gebruiken, is het vanuit het oogpunt van integratie logisch om daar een SAP-suite bovenop te zetten”, zo licht Balk de keuze toe. Op basis van de vaardigheden en kennis van de oplossing werd McCoy & Partners geselecteerd als partner voor de implementatie van SAP Ariba.
Meerdere modules
In een recordtijd werd Ariba’s Guided Buying-module ingezet als de portal waar alle gebruikers op een eenvoudige manier toegang krijgen tot Ariba en via een moderne gebruikersinterface door inkoopprocessen worden geleid. Gelijktijdig werd de Auction-functionaliteit in gebruik genomen door Nouryon.
De bestaande catalogusoplossing werd vervangen door Ariba, wat betekende dat Nouryon zo’n honderd catalogussen moest overzetten. Volgens Balk een enorme klus. “Daarvoor was een nauwe samenwerking nodig tussen de specialisten van SAP Ariba en onze eigen interne specialisten.” Ook maakt Nouryon nu gebruik van het Ariba Network voor een geïntegreerde afhandeling van P2P- en het sourcingproces. Zo’n 20.000 toeleveranciers ontvangen inkooporders nu via dit netwerk. Daarnaast worden e-invoices en servicesheets uitgewisseld over het netwerk. Een integratie van het Ariba Network met Vendor Invoice Management (VIM) biedt de beoogde processtandaardisatie en de bijbehorende efficiëntie.
Ariba Contract Management ging volgens planning na drie maanden implementatie live midden in de coronacrisis. Ondanks deze omstandigheden is toch voor een big bang gekozen. Alle inkoopcontracten worden goedgekeurd, ondertekend en opgeslagen in een systeem. Hiermee is de omslag gemaakt van een versnipperde oplossing naar een gestandaardiseerde en geïntegreerde digitale oplossing.
Changemanagement
Vooraf leek het bijna een onmogelijke opgave: in zes maanden tijd SAP Ariba en SAP ECC integreren in het Ariba Network, inkoopprocessen globaliseren en duizenden inkooporders migreren. Martijn de Coninck, Project Manager Procurement bij McCoy: “De tijdsdruk was hoog, maar met de juiste mensen binnen het team is het toch gelukt om binnen de tijd een minimum viable product te creëren en uit te rollen. Dat succes helpt ook bij het creëren van draagvlak voor een nieuwe oplossing.”
“Het succes is voor een belangrijk deel te danken aan de hechte samenwerking tussen Nouryon en McCoy”, zegt Kathrin Fürk, bij Nouryon projectmanager Procurement Excellence en de business lead voor dit project. “Door de gekozen changemanagementaanpak, combineren van businesskennis, proceskennis en IT, ontstond een heel succesvolle samenwerking tussen onze medewerkers en McCoy als partner. Iedereen was bereid om de extra inspanning te leveren om er een groot succes van te maken.”
Maar ook keuzes in de aanpak droegen bij aan het succes. “Als je het snel wil doen, moet je de cloudmindset omarmen en wereldwijd zo dicht mogelijk bij de standaard blijven”, zo geeft Fürk als voorbeeld. “Maar dan moet je begrip hebben voor individuele wensen en goed kunnen uitleggen wat wel en niet mogelijk is. Vaak is een andere manier van werken nodig en moeten mensen actief meegenomen worden in de verandering. Dat is voor mij de essentie en belangrijkste taak van changemanagement in een internationale omgeving.”
Meer overzicht
De ervaringen van Nouryon met SAP Ariba zijn positief. Fürk: “Als je voorheen een contract wilde invoeren, dan had je te maken met veel vrije tekstvelden. De data waren daardoor niet gestructureerd. Ariba maakt veel meer gebruik van dropdownmenu’s, waardoor data gestructureerder zijn en we meer inzicht hebben. We kunnen bijvoorbeeld snel achterhalen in welke uitgavengebieden, landen of regio’s welke contracten zijn aangegaan, welke sourcing events zijn uitgevoerd en de behaalde resultaten.”
“De data zijn niet alleen veel gestructureerder, maar we kunnen ze ook onderling met elkaar in verband brengen”, besluit Balk. “In de oude situatie hadden we bijvoorbeeld een set aan vendor data in Contract Management, en een andere set aan data in P2P. Die sets met elkaar in verband brengen, was bijna onmogelijk. Met SAP Ariba hebben we de gebruikerservaring weten te verbeteren, zijn we wendbaarder en zetten we een grote stap naar datagedreven sourcing als onderdeel van onze digitale strategie.”