Man regelt bellend zijn inkoopprocessen

DSM transformeert inkoopprocessen met buy.SMART

We zijn ons er niet altijd bewust van, maar grote innovaties komen vaak uit ons kikkerlandje. Wat dacht u bijvoorbeeld van een eenvoudig in ons huishouden toe te passen oplossing voor het recyclen van water? Of van twee grote veegarmen die de Grote Oceaan van plastic ontdoen? Maar er zijn veel meer bedrijven waar we met recht trots op mogen zijn.

Sociale, milieutechnische en economische duurzaamheid is de kern van SAP. De genoemde projecten laten ons hart dan ook sneller kloppen. Het is geweldig om te zien hoeveel baanbrekende technologie van Nederlandse bodem de wereld duurzamer maken. Bij deze voorbeelden staat IT heel erg op de voorgrond. Toch is het vaak de technologie aan de achterkant die een bepaalde businessbehoefte invult die bedrijven succesvoller maakt. We geven als voorbeeld DSM, een van de meest succesvolle Nederlandse organisaties.

De cruciale rol van inkoop

De indirecte procurementorganisatie is onder andere belast met de inkoop van technische-, facilitaire goederen en dienst, IT, en logistiek en verpakkingsmaterialen en kapitaalintensieve projecten. Denk hierbij aan een project zoals het bouwen van een laboratorium of fabriek. De buyers, category manager en project procurementmanagers hebben hier een flinke klus aan. Ze hebben namelijk te maken met duizenden leveranciers en met producten en diensten die cruciaal zijn voor het succes van DSM. Want op het moment dat bijvoorbeeld een pomp niet op tijd wordt geleverd, kan dit de continuïteit van het productieproces verstoren of zou de oplevering van een fabriek zomaar vertraging kunnen oplopen.

De inkoopprofessionals liepen ook tegen de nodige uitdagingen aan. Zo bleek de communicatie tussen de verschillende systemen niet feilloos te werken. Voorheen was de tooling niet gebruiksvriendelijk genoeg en moesten de inkoopprofessionals te veel taken handmatig uitvoeren.

Bovendien was de informatiebehoefte van inkoopprofessionals en zakelijke stakeholders gewijzigd: zij wilden informatie ontvangen in plaats van data. Geen spreadsheets dus, maar concrete informatie over bijvoorbeeld de leveringsrisico’s voor DSM of de gevolgen als een leverancier te maken heeft met surseance van betaling.

Digitaliseren is de oplossing

Om hier verandering in aan te brengen, startte DSM het inkoopdigitaliseringsprogramma buy.SMART. Dit programma moest onder meer leiden tot een inkoopproces dat plaatsvindt via een intuïtief en contactloos proces. DSM wilde een end-to-end inzicht krijgen in onder meer de uitgaven, leveranciers en transacties. Het concern wilde ook zichtbaar maken hoe deze aspecten zich ontwikkelen. Daarnaast moest het programma leiden tot het automatiseren en digitaliseren van zoveel mogelijk operationele activiteiten.

Hoe het project concreet is uitgevoerd? DSM heeft in samenwerking met McCoy & Partners en Deloitte onder andere SAP Supplier Relationship Management vervangen door SAP Ariba Purchase to Pay en Source to Contract. Het webgebaseerde platform biedt namelijk optimale integratie met de SAP ERP-back-endsystemen van DSM. Dankzij Guided Buying kunnen de transacties ook zoveel mogelijk worden gedigitaliseerd wat een bijdrage levert aan het touchless proces.

Het gehele programma van buy.SMART neemt door de wereldwijde uitrol drie jaar in beslag. De pilots zijn gestart in Frankrijk en in Brazilië. In dit laatste land is de wet- en regelgeving voor belastingen immers het meest ingewikkeld, wat de nodige complexiteit met zich meebrengt om dit goed op te nemen in het systeem. De pilot leverde meteen een global proces ontwerp op voor alle andere landen. De enige reden om hiervan af te wijken, is als dit op fiscaal of juridisch gebied noodzakelijk is.

DSM’s uitdagingen en oplossingen

Natuurlijk zijn technische implementaties soms complex, maar bij DSM lag de uitdaging vooral in het herschrijven van de wereldwijde inkoopprocessen. Het concern had bijvoorbeeld te maken met een grote diversiteit aan goedkeuringslimieten voor budgethouders. Daar is nu verandering in aangebracht met één overzicht voor alle budgethouders. Door de best practices van McCoy, Deloitte en SAP Ariba te volgen, is het bovendien makkelijker om de processen te harmoniseren.

DSM heeft nog meer voordelen gerealiseerd met SAP Ariba. Selfservice is nu de norm. Zo is het dankzij Guided Buying mogelijk dat eindgebruikers zelf bestellingen plaatsen en er minder operationele ballast voor de inkoopprofessionals is. Het gevolg hiervan is dat de inkoopprofessionals binnen DSM andere taken krijgen, waar uiteraard nieuwe competenties voor nodig zijn.

Het belang van verandermanagement

Op dit soort momenten is verandermanagement al vanaf het schrijven de businesscase een cruciale factor. De interne gebruikers moeten als het ware begeleid worden in alle wijzigingen en antwoord krijgen op vragen zoals ‘wat verandert er precies?’, ‘wat zijn de voordelen?’ en ‘wat wordt misschien wel lastiger?’.

Om op de laatste vraag terug te komen: DSM heeft gekozen voor een 3-way matching bij alle aankopen. Voorheen was dit gedeeltelijk 2-way, dus dat betekent dat er extra controles plaats moeten vinden. Niet alle eindgebruikers zullen dit als een voordeel zien, al biedt het voor DSM wel extra zekerheid. Als onderdeel van changemanagement zijn daarom ook nog eens 400 verschillende trainingen (in de lokale talen) gegeven en is er een e-learningplatform in diverse talen ontwikkeld. Zo werd het mogelijk om verandermanagement globaal aan te sturen, maar ook lokaal aan te pakken.

De uitrol van SAP Ariba is een traject dat nog loopt. Toch ziet DSM nu al veel voordelen.

  • De transacties zijn grotendeels geautomatiseerd, met als gevolg kortere doorlooptijden.
  • Het proces is efficiënter geworden, met een lagere foutkans tot gevolg
  • Gebruikers en leveranciers hebben verbeteringen opgemerkt in de gebruikerservaring.

Inkoopprofessionals kunnen zich dankzij de gerealiseerde tijdbesparing meer richten op het verder verbeteren van de verbinding met de business en waarde voor de organisatie creëren. En juist dat voordeel leidt ertoe dat de business de focus kan leggen op het realiseren van meer duurzaamheid in de supply chain en het verbeteren van de algehele waardecreatie. Daarmee is dit innovatieproject bij DSM verworden tot een schoolvoorbeeld van door de business gedreven transformatieproject met een holistische aanpak.

Ontdek meer over andere succesvolle inkoopprojecten!