Invictus Games streamlines registration and boosts experience with SAP

Online environment also basis for future editions

Organizing the Invictus Games in The Hague proved to be a daunting task. Due to the pandemic, the Dutch version in The Hague has now been postponed twice from 2020 to 2022. A solution in the SAP cloud, developed by SAP partner Expertum, removes some of these organizational challenges and also ensures more involvement and perception among participants, friends and family and the public.  This co-creation is a great success, as the solution is also likely to become the lubricant for future editions of the Invictus Games, including the next edition in Düsseldorf in 2023.

The Invictus Games is an international sports tournament for physically and/or mentally injured military personnel and veterans. The tournament uses the power of sport to encourage recovery, support rehabilitation and generate broader understanding and respect for those who serve or have served their country. Some 500 athletes from twenty countries participate, competing in ten different sports.

The event was first held in London in 2014 and has since become an annual phenomenon. In 2020, the first Dutch edition would take place in The Hague: Invictus Games The Hague 2020. However, due to corona, the organization had to postpone the event twice, so this edition will now take place from 16 to 22 April 2022 in the Zuiderpark in The Hague. Power of Freedom Foundation, with the support of the sports events agency TIG Sports, is in charge of the organization.

Excel-chaos

The organization of such a tournament is not easy. In addition to all the logistical challenges that come with such large events, this tournament has a number of specific challenges. “For example, many participants have specific wishes because of their physical or mental limitations due to what happened to them,” outlines Cees Juffermans, CMO/COO of the organizing committee. “For example, around their accommodation and transportation. In addition, the event is a multi-sport event and participants can participate in multiple competitions. You won’t see that at other events. There were therefore no standard solutions available.”

In previous editions, the registration process for the athletes and the processing of it therefore took place via separate forms, documents and countless Excel sheets. “Processing these took a lot of time and was also prone to errors,” notes Juffermans. “There was a tool available, but it was very expensive and also did not remove the need for manual processing.”

Easy registration

The new innovative solution ensures that team managers from the various participating countries can easily register participants, link them to the chosen sports and note wishes, limitations and other details. In addition, team managers can easily register family and friends traveling with them. The solution collects all this information in a central database. Next, organizers can very quickly retrieve the desired info from the system, all from a user-friendly cloud application.

This quick and easy retrieval of all required information is very welcome. According to Juffermans, it not only saves a lot of time and energy, but it also provides a solid basis for all subsequent processes, such as making the contest schedule, booking hotels and arranging transportation. “We no longer need to consult all kinds of Excel sheets for this. We get all the information we need from the system quickly and easily. That was really different in the past. I have also been involved in sporting events before, but never before was it as easy as it is now.”

Fan engagement

In addition to making the organization easier, the solution also has another goal: boosting the fan experience and creating awareness. Visitors to the Invictus Games can use their cell phones to easily retrieve stories about the identity and background of the participants. “This way we create awareness about what happened to them, and that peace is not something that can be taken for granted. It also stimulates awareness around the role of defense in society, and adds a deeper layer to the experience of the event,” says Juffermans.

According to Juffermans, this content is not only valuable for the visitors. “We can easily send all the information about the participants to the media. It also provides a good basis for developing our own storylines. We can now more easily determine who we are interviewing for social media, for example.”

“Together with our team, including TIG Sports, SAP and Expertum, we started developing in an agile environment. This allowed us to move quickly with a small team. It was especially good choosing which functionalities we necessarily wanted.

We have a lot of wishes, and the tool could theoretically have infinite possibilities. But of course we are limited by the budget. Fortunately, everyone was very driven and enthusiastic. That really helped us to deliver something beautiful within time and budget,” says Juffermans. The app was developed on the SAP Business Technology Platform (BTP). According to Sjoerd van Middelkoop, director and partner at Expertum, this was a conscious choice. “SAP BTP contains many ready-made building blocks that allow us to quickly put something in outline. Because of our broad experience in app design and development, the use of visual elements in combination with the knowledge of TIG Sports and the Invictus Games organization in the field of sport events, we were able to switch gears quickly and come to concrete results in a short period of time. We are extremely proud of the result and the contribution we can make to this great initiative.”

Future plans

At the moment the finishing touches are being made, especially to the functionality around fan engagement. Van Middelkoop: “Corona caused the event to be postponed twice. As a result, the app has now been developed even further and offers more extensive functionality around fan engagement. Of course we want to be able to present that part well, after all it is what the visitors get to see.”

After April 2022, if it is up to Van Middelkoop, the project will by no means be complete. “We are currently already in talks with the organization in Düsseldorf, where the next 2023 edition of the Invictus Games will take place. In that sense, everything we are doing now is also an investment in the future of the Invictus Games.”

Watch the Interview video here! 

——————————————————————————————————

Dutch version:
Online omgeving ook basis voor toekomstige edities
Het organiseren van de Invictus Games in Den Haag bleek een fikse opgave. Door de pandemie is de Nederlandse versie in Den Haag inmiddels tweemaal doorgeschoven van 2020 naar 2022. Een door SAP-partner Expertum ontwikkelde oplossing in de SAP-cloud neemt een deel van deze organisatorische uitdagingen weg, en zorgt bovendien voor meer betrokkenheid en beleving bij de deelnemers, vrienden en familie en het publiek.  Deze co-creatie is een groot succes, want de oplossing wordt waarschijnlijk ook de smeerolie voor toekomstige edities van de Invictus Games, waaronder de volgende editie in Düsseldorf in 2023.
De Invictus Games is een internationaal sporttoernooi voor fysiek en/of mentaal gewonde militairen en veteranen. Het toernooi gebruikt de kracht van sport om herstel te stimuleren, revalidatie te ondersteunen en breder begrip en respect te genereren voor hen die hun land dienen of gediend hebben. Zo’n 500 atleten uit twintig landen doen mee, en meten zich in tien verschillende sporten.
Het evenement werd in 2014 voor het eerst gehouden in Londen en is sindsdien een jaarlijks terugkerend fenomeen. In 2020 zou de eerste Nederlandse editie plaatsvinden in Den Haag: Invictus Games The Hague 2020. Door corona moest de organisatie het evenement echter twee keer uitstellen, waardoor deze editie nu van 16 tot 22 april 2022 plaatsvindt in het Zuiderpark in Den Haag. Stichting Power of Freedom heeft met ondersteuning van het sportevenementenbureau TIG Sports de organisatie in handen.
Excel-chaos
De organisatie van een dergelijk toernooi is niet eenvoudig. Naast alle logistieke uitdagingen die bij dergelijke grote events horen, kent dit toernooi een aantal specifieke uitdagingen. “Zo hebben veel deelnemers specifieke wensen vanwege hun fysieke of mentale beperking door hetgeen ze is overkomen”, schetst Cees Juffermans, CMO/COO van het organiserend comité. “Bijvoorbeeld rondom hun verblijf en het vervoer. Daarnaast is het evenement een multisportevenement en kunnen deelnemers meedoen aan meerdere competities. Dat zul je bij andere events niet zo snel zien. Er waren dan ook geen standaardoplossingen voorhanden.”
Bij eerdere edities verliep het inschrijvingsproces voor de sporters en de verwerking daarvan dan ook via losse formulieren, documenten en talloze Excel-sheets. “De verwerking daarvan kostte veel tijd, en was bovendien foutgevoelig”, merkt Juffermans op. “Er was wel een tool voorhanden, maar die was heel duur en nam bovendien de noodzaak voor handmatige bewerking niet weg.”
Eenvoudige registratie
De nieuwe innovatieve oplossing zorgt ervoor dat teammanagers uit de verschillende deelnemende landen deelnemers eenvoudig kunnen registreren, koppelen aan de gekozen sporten en wensen, beperkingen en andere bijzonderheden kunnen noteren. Daarnaast kunnen de teammanagers meereizende familie en vrienden eenvoudig registreren. De oplossing verzamelt al die informatie in een centrale database. Vervolgens kunnen organisatoren heel snel de gewenste info opvragen uit het systeem en dat allemaal vanuit een gebruiksvriendelijke cloudapplicatie.
Dat snel en eenvoudig ophalen van alle benodigde informatie is zeer welkom. Het bespaart volgens Juffermans niet alleen veel tijd en energie, maar het biedt ook een stevige basis voor alle vervolgprocessen, zoals het maken van de wedstrijdplanning, het boeken van hotels en het regelen van vervoer. “Daarvoor hoeven we niet meer allerlei Excel-sheets te raadplegen. Alle daarvoor benodigde informatie halen we snel en makkelijk uit het systeem. Dat ging in het verleden echt anders. Ik ben bovendien eerder bij sportevenementen betrokken geweest, maar nog nooit was het zo makkelijk als nu.”
Fan engagement
Naast een eenvoudigere organisatie heeft de oplossing ook een ander doel: het stimuleren van de fanbeleving en het creëren van bewustzijn. Bezoekers aan de Invictus Games kunnen met hun mobiele telefoon eenvoudig verhalen ophalen over de identiteit en achtergrond van de deelnemers. “Zo creëren we bewustzijn over wat hen overkomen is, en dat vrede niet vanzelfsprekend is. Ook stimuleren we zo het bewustzijn rondom de rol van defensie in de samenleving, en voegen we een diepere laag in de beleving van het evenement toe”, zegt Juffermans.
Die content is volgens Juffermans niet alleen voor de bezoekers waardevol. “We kunnen alle informatie over de deelnemers eenvoudig naar de media versturen. Ook biedt het een goede basis voor het uitwerken van onze eigen storylines. We kunnen nu gemakkelijker bepalen wie we bijvoorbeeld interviewen voor social media.”
“Samen met ons team, waaronder TIG Sports, SAP en Expertum, zijn we in een agile omgeving gaan ontwikkelen. We konden zo met een klein team snel schakelen. Het was vooral goed kiezen welke functionaliteiten we per se wilden hebben. We hebben heel veel wensen, en de tool zou in theorie oneindig veel mogelijkheden kunnen hebben. Maar we zijn natuurlijk wel gelimiteerd door het budget. Gelukkig was iedereen erg gedreven en enthousiast. Dat heeft echt geholpen om binnen de tijd en het budget iets moois op te leveren”, aldus Juffermans.De app is ontwikkeld op het SAP Business Technology Platform (BTP). Volgens Sjoerd van Middelkoop, directeur en partner bij Expertum, een bewuste keuze. “SAP BTP bevat veel kant-en-klare bouwstenen waarmee we snel iets in grote lijnen kunnen neerzetten. Door onze brede ervaring met het design en ontwikkeling van apps, het gebruik van visuele elementen in combinatie met de kennis van TIG Sports en de Invictus Games-organisatie op het gebied van sportevents, konden we samen snel schakelen en in korte tijd tot concrete resultaten komen. We zijn enorm trots op het resultaat en de bijdrage die we kunnen leveren aan dit mooie initiatief.”
Toekomstplannen
Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan met name de functionaliteit rondom fan engagement. Van Middelkoop: “Door corona werd het event twee keer uitgesteld. Daardoor is de app nu nog verder doorontwikkeld en biedt deze uitgebreidere functionaliteiten rondom fan engagement. We willen dat deel natuurlijk goed kunnen presenteren, het is immers wat de bezoekers te zien krijgen.”
Na april 2022 is het project als het aan Van Middelkoop ligt allerminst afgerond. “We zijn momenteel al in gesprek met de organisatie in Düsseldorf, waar de volgende 2023-editie van de Invictus Games plaatsvindt. In die zin is alles wat we nu doen ook een investering in de toekomst van de Invictus Games.”

Invictus Games implements registration app on SAP BTP

Click the button below to load the content from YouTube.

Invictus Games implements registration app on SAP BTP