Netbeheerder faciliteert energietransitie met IT-transformatie
Door de energietransitie verandert de rol van netbeheerders snel. Die veranderende rol vraagt om betrouwbare, wendbare en efficiënte IT, voor bijvoorbeeld het managen van de verschillende energiestromen. Voor Stedin reden om de bedrijfskritische ERP-systemen naar de SAP HANA Enterprise Cloud (HEC) te brengen en over te stappen op SAP S/4HANA. Maar wel stapje voor stapje.
Stedin is in een groot deel van de Randstad verantwoordelijk voor het transport van elektriciteit en gas naar circa 2 miljoen huishoudens en industriële klanten. “Dat blijven we ook in de toekomst doen”, zegt Hans Peter Andriesse, Hoofd Central IT bij Stedin. Maar het profiel van Stedin verandert wel. “We worden een systeembeheerder, en meer en meer een databedrijf.”
Data zijn onder andere nodig om de steeds complexere energiestromen te managen. “Voorheen was het simpel”, stelt André Laureijssen, Enterprise Architect bij Stedin. “Je distribueerde energie, en natuurwetten bepaalden hoe die stromen liepen. Maar nu klanten ook energie terugleveren aan het net en we te maken hebben met wind- en zonne-energie wordt het aanbod minder voorspelbaar en draaien energiestromen om. Die stromen moeten we kunnen managen, op basis van data over de energieopwekking en het -verbruik. Anders ontstaan er files (congestie) op het energienet.”
“Die data moeten we bovendien kunnen leveren aan allerlei partijen, zoals overheden die de gegevens nodig hebben voor het opstellen van hun gebieds- en energietransitieplannen”, vult Andriesse aan. “Als databedrijf maken we de energietransitie mogelijk.” Die transitie zorgt er vervolgens weer voor dat klanten andere soorten aansluitingen nodig hebben, bijvoorbeeld als ze van het gas af gaan of een elektrische auto aanschaffen. “Dat levert Stedin veel meer werk op, maar dat werk moeten we wel voor dezelfde prijs blijven doen.”
Stapsgewijs naar SAP S/4HANA
Dat kan volgens het Hoofd Central IT alleen als Stedin de processen en de onderliggende IT zo betrouwbaar, efficiënt en flexibel mogelijk inricht. Voor de netbeheerder reden om zijn bedrijfskritische SAP ERP-systemen voor meer wendbaarheid en betrouwbaarheid te verplaatsen naar de SAP HANA Enterprise Cloud (HEC). Die worden gebaseerd op de in-memory SAP HANA-database en uiteindelijk gemigreerd naar SAP S/4HANA met Fiori als front-endlaag. “Maar dat doen we met een roadmap die bestaat uit kleine stapjes.”
“Een greenfieldinrichting vraagt heel veel (business) inspanning en brengt veel risico’s met zich mee. Bij Stedin proberen wij implementaties klein en beheersbaar te houden, door de ERP-systemen eerst in één omgeving te plaatsen en pas daarna de migratie naar SAP S/4HANA uit te voeren”, legt Andriesse uit. “En pas als de applicatielaag stabiel draait, gaan we met de processen en de Fiori-gebruikersinterface aan de slag. Op die manier kunnen we heel geleidelijk de businessimplementatie doen, met minder risico’s en tegen lagere kosten.”
De eerste stappen
Al in 2018 zette Stedin de eerste stappen uit de SAP-roadmap. De netbeheerder verplaatste zijn SAP R/3-systemen van het datacenter van een serviceprovider naar SAP HEC, in een rekencentrum van SAP. De onderliggende database werd vervangen door SAP HANA. “Na een databasemigratie heb je een mooi schoon systeem waardoor de volgende stap een stuk eenvoudiger wordt”, merkt Laureijssen op. “We nemen nu bovendien alles af onder één contract, en hebben alleen met SAP te maken. SAP is voor ons nu een onestopshop.”
“De performance en de beschikbaarheid van de systemen zijn aanzienlijk verbeterd”, constateert Andriesse. “Alleen de schaalbaarheid is nog niet optimaal. Met HEC in een rekencentrum van SAP is het nog niet mogelijk om de capaciteit flexibel op en af te schalen.” Een toekomstige stap naar SAP HEC on Azure moet flexibel op- en afschalen technisch wel mogelijk maken.
DNWG naar SAP HEC
Met ‘HEC on Azure’ heeft Stedin recent ervaring opgedaan bij DNWG (De Netwerkgroep). Dit netwerkbedrijf voor Zeeland en daarbuiten maakt sinds 2017 deel uit van de Stedin Groep. De SAP R/3-systemen van dit bedrijfsonderdeel werden in de zomer van 2021 gemigreerd naar SAP HEC on Azure. “Zo profiteert ook DNWG van de betrouwbaarheid van HEC die Stedin al langer ervaart, maar wel met de flexibiliteit die de Azure-cloud van Microsoft kan bieden”, concludeert Andriesse.
Voor een betere performance werd de onderliggende database van DNWG ook vervangen door SAP HANA. Hoewel de wijzigingen zich vooral nog ‘onder de motorkap’ bevinden, zorgt de nieuwe database volgens Laureijssen nu al voor ‘robuustere administratieve processen’. “Waar je voorheen een uur zat te wachten op een rapportage, is dat nu met SAP op HANA een keer knipperen met je ogen.”
Experimenteren met SAP S/4HANA
Een volgende stap voor Stedin was de migratie naar SAP S/4HANA, een stap die Stedin in de herfst van 2021 in slechts zes weken tijd heeft gezet. Een goede voorbereiding maakte die snelle overgang mogelijk. Andriesse: “We hebben in een ‘zandbakomgeving’ – een kopie van de Stedin-productieomgeving – zelf een eerste conversie uitgevoerd. Dit gaf ons voldoende vertrouwen. Hiermee deden de technische en functionele teams ervaring op met de upgrade en konden we de business tijdens een ‘Learning Friday’ laten zien wat de toegevoegde waarde van een SAP S/4HANA-systeem is. Van dit experiment hebben we veel geleerd, en die ervaringen hebben we meegenomen bij de echte upgrade.”
Volgens Laureijssen biedt de overstap naar S/4HANA nu al voordelen. Zo is de ‘universal journal’ één tabel geworden waardoor er geen verschillen meer zijn tussen finance en control. De echte voordelen komen echter pas als S/4HANA verder is uitgerold en straks ook de front-end met Fiori is ingericht. “En op het moment dat de hele Stedin Groep in één ERP-systeem zit, zijn de voordelen pas echt enorm. Alle intercompany processen vinden dan zonder interfaces plaats in één omgeving. En dat alles met één contract en onestopshop.”
Voordoen, samendoen, zelf doen
“De migratie naar SAP S/4HANA hebben we helemaal zelf gedaan, zonder de hulp van SAP”, stelt Andriesse tevreden vast. Het past in de lijn van ‘voordoen, samendoen, zelf doen’ die Stedin volgt. “Zo was SAP nog in de lead toen Stedin zijn ERP-,CRM- en BW-systemen verplaatste naar SAP HEC. Het project bij DNWG werd samen met SAP en in nauwe samenwerking met de verschillende teams binnen de Stedin Group gedaan.”
“Het is niet zo dat we alles zelf willen doen”, aldus Andriesse. “We besteden ook zaken uit, maar dat kan alleen als je begrijpt wat je hebt staan. Je kunt IT niet goed beheersen als je niet weet waar je mee bezig bent. Met ‘voordoen, samendoen, zelf doen’ borgen we in de organisatie de kennis van wat we hebben staan. Anders loop je risico’s en ben je niet flexibel.”
Uitdaging voor IT-professionals
“SAP doet het technisch beheer, maar voor het functioneel beheer hebben we onze eigen mensen”, merkt Laureijssen op. Die werkzaamheden worden volgens de Enterprise Architect steeds uitdagender door de stappen die Stedin zet met de nieuwste en modernste technologie. “Voor IT-professionals is het interessant maar zeker ook aantrekkelijk om bijvoorbeeld SAP S/4HANA op het cv te hebben staan.”
“Mensen willen zichzelf graag ontwikkelen, en interessant werk doen. Dat kan bij Stedin”, besluit Andriesse. “Bij Stedin doen IT-professionals niet alleen interessant IT-werk, maar leveren ze ook een maatschappelijke bijdrage. IT-professionals leveren bij Stedin een directe bijdrage aan de energietransitie.”