Co-creation SAP and Expertum contributes to success of Invictus Games

Tool streamlines registration and promotes fan engagement

In April, the Netherlands was introduced to an event that was special in more ways than one: the Invictus Games in The Hague. “A registration tool for such a multi-sport event didn’t even exist yet,” says Cees Juffermans, Chief Marketing and Operational Officer of the tournament. This was changed by the organizing committee in close cooperation with SAP and Expertum, among others.

The Invictus Games are an international sporting event for wounded, injured and sick military personnel and veterans. The tournament uses the power of sport to encourage recovery, support rehabilitation and generate a broader understanding and respect for those who serve or have served their country.

Grounds packed

After previous editions in London, Orlando, Toronto and Sydney, it was the honor of The Hague to host the Invictus Games. It was a sizzling spectacle. Every day during the Easter weekend between seven and eight thousand visitors came to the Zuiderpark in The Hague. A program for more than four hundred school children was scheduled each day.

“The highlight for me was that the grounds were simply packed on Easter Sunday,” Juffermans recalls. “Those people all went home with at least one special story, because all five hundred participants experienced something. Many of the soldiers have been wounded during missions or have suffered mental damage. Those stories also make you realize that peace and security don’t come for free.”

A yellow bench was the place to meet others and share stories. If it is up to the organization of the Invictus Games The Hague, this yellow bench as a concept will take the world by storm. “We hope that there will be more discussions about mental health, also within the business world,” says Conny Wenting, the CEO of the Invictus Games. “That more people dare to speak out that things are not going well for a while.”

Complex registration process

“It was a special event in many ways,” notes Juffermans. “During the Invictus Games, you’re not only dealing with the athletes who are working to recover, but also with the friends and family who are important to the participants. And with dignitaries who want to express their support.” The extraordinary stories also generated a lot of media attention. “I myself have never been in a press room as big as the one at the Invictus Games,” said Juffermans, who competed in the 2002 and 2006 Winter Olympics as a short tracker.

“Also, when you look at participant registration, the Invictus Games are again very different from other sporting events,” Juffermans continued. “You do have tools to register athletes, but due to physical and mental limitations, participants have specific needs regarding, for example, training facilities and hotel accommodations. In addition, the registration for a multi-sport event where participants can participate in multiple competitions is quite complex. There was no tool for that yet.”

During the Invictus Games in Sydney, Wenting saw with his own eyes how important a good registration tool is. “There, almost everything was done manually. Even during the games, two hundred men were still making lists of names in Excel. Partly for budgetary reasons, we wanted to automate that process.”

Co-creation with SAP

A visit to SAP in Den Bosch was the kick-off for the development of a registration tool suitable for multi-sport events. In co-creation with SAP partner Expertum, sports marketing agency TIG Sports and the organizing committee, SAP developed a solution that could remove some of the organizational challenges. In doing so, the parties involved used the SAP cloud and the SAP Business Technology Platform (BTP). BTP offers many ready-to-use building blocks that allowed the parties to move quickly.

“During development, we had to deal with a non-negotiable deadline. The event takes place on a certain date, and then the registration has to be ready. There is no room for further improvement,” says Sjoerd van Middelkoop, director and partner at Expertum. “Then you start looking at which parts are the most important. In this case, the starting points were that it had to be possible to register the participants without ‘many hands’, that the registrations are reliable, that everyone sees the same data and that the privacy of the participants is guaranteed.”

“Because the event was postponed twice by corona, we were able to expand the scope further,” continues Van Middelkoop. For example, the functionalities around fan engagement were further expanded. During the event, the app was the central place where, for example, competition schedules, results and the profiles of the athletes could be viewed. Wenting: “It was also nice that the program could be consulted via the app. That saved a lot of questions at the information desk.”

Legacy created

“The tool was the spider in the web of efficiency,” Wenting notes with satisfaction. “We have created a legacy with this for future editions of the Invictus Games organized elsewhere in the world. I’m a fan of legacy. That’s always been our guiding principle: to leave the games better than we found them. Leave the jersey in a better place.”

Dutch version:
Co-creatie SAP en Expertum draagt bij aan succes Invictus Games
Tool stroomlijnt registratie en bevordert fan engagement
Nederland maakte in april kennis met een evenement dat in meerdere opzichten bijzonder was: de Invictus Games in Den Haag. “Een registratietool voor een dergelijk multisportevenement bestond zelfs nog niet”, zegt Cees Juffermans, Chief Marketing and Operational Officer van het toernooi. Daar bracht het organiserend comité in nauwe samenwerking met onder andere SAP en Expertum verandering in.
De Invictus Games zijn een internationaal sportevenement voor gewonde, geblesseerde en zieke militairen en veteranen. Het toernooi gebruikt de kracht van sport voor het stimuleren van herstel, het ondersteunen van revalidatie en het genereren van een breder begrip en respect voor hen die hun land dienen of hebben gediend.
Terrein ramvol
Na eerdere edities in Londen, Orlando, Toronto en Sydney was het de eer aan Den Haag om de Invictus Games als gaststad te mogen ontvangen. Het werd een zinderend spektakel. In het Paasweekeinde kwamen er elke dag tussen de zeven- en achtduizend bezoekers naar het Haagse Zuiderpark. Dagelijks stond er een programma voor ruim vierhonderd schoolkinderen ingepland.
“Het hoogtepunt voor mij was dat het terrein Eerste Paasdag gewoon ramvol was”, blikt Juffermans terug. “Die mensen gingen allemaal met minimaal één bijzonder verhaal naar huis, want alle vijfhonderd deelnemers hebben iets meegemaakt. Veel van de militairen zijn tijdens missies gewond geraakt, of hebben daar mentale schade opgelopen. Door die verhalen besef je ook dat vrede en veiligheid niet gratis zijn.”
Een geel bankje was de plek om anderen te ontmoeten en verhalen met elkaar te delen. Als het aan de organisatie van de Invictus Games Den Haag ligt, gaat dit gele bankje als concept de wereld veroveren. “We hopen dat er meer discussies komen over geestelijke gezondheid, ook binnen het bedrijfsleven”, zegt Conny Wenting, de CEO van de Invictus Games. “Dat meer mensen durven uit te spreken dat het even niet goed gaat.”
Complex registratieproces
“Het was in allerlei opzichten een bijzonder evenement”, stelt Juffermans vast. “Tijdens de Invictus Games heb je niet alleen te maken met de sporters die werken aan herstel, maar ook met de vrienden en familie die voor de deelnemers belangrijk zijn. En met hoogwaardigheidsbekleders die hun steun willen uitspreken.” De bijzondere verhalen zorgden ook voor veel media-aandacht. “Ik heb zelf nooit in een persruimte gezeten die zo groot was als die op de Invictus Games”, aldus Juffermans, die als shorttracker deelnam aan de Olympische Winterspelen van 2002 en 2006.
“Ook als je kijkt naar de registratie van de deelnemers zijn de Invictus Games weer heel anders dan andere sportevenementen”, vervolgt Juffermans. “Je hebt wel tools om sporters in te schrijven, maar door fysieke en mentale beperkingen hebben deelnemers specifieke wensen ten aanzien van bijvoorbeeld de trainingsfaciliteiten en hotelaccommodaties. Daarnaast is de registratie voor een multisportevenement waar deelnemers aan meerdere competities kunnen meedoen best complex. Daar bestond nog geen tool voor.”
Tijdens de Invictus Games in Sydney zag Wenting met eigen ogen hoe belangrijk een goede registratietool is. “Daar werd bijna alles handmatig gedaan. Nog tijdens de games stonden tweehonderd man in Excel allerlei namenlijsten te maken. Onder andere vanuit budgettaire overwegingen wilden we dat proces automatiseren.”
Co-creatie met SAP
Een bezoek aan SAP in Den Bosch was de aftrap voor de ontwikkeling van een registratietool die geschikt is voor multisportevenementen. SAP ontwikkelde in co-creatie met SAP-partner Expertum, sportmarketingbureau TIG Sports en het organiserend comité een oplossing die een deel van de organisatorische uitdagingen kon wegnemen. De betrokken partijen maakten daarbij gebruik van de SAP-cloud en het SAP Business Technology Platform (BTP). BTP biedt veel kant-en-klare bouwstenen waarmee de partijen snel konden schakelen.
“Bij de ontwikkeling hadden we te maken met een niet onderhandelbare deadline. Het evenement vindt plaats op een bepaalde datum, en dan moet de registratie klaar zijn. Ruimte voor verdere verbetering is er niet”, vertelt Sjoerd van Middelkoop, directeur en partner bij Expertum. “Dan ga je kijken welke onderdelen het belangrijkst zijn. In dit geval waren de uitgangspunten dat het mogelijk moest zijn om de deelnemers zonder ‘veel handjes’ te registreren, dat de registraties betrouwbaar zijn, dat iedereen dezelfde gegevens ziet en dat de privacy van de deelnemers gewaarborgd is.”
“Doordat het evenement door corona tot twee keer toe werd uitgesteld, hebben we de scope verder kunnen uitbreiden”, vervolgt Van Middelkoop. Zo werden de functionaliteiten rondom fan engagement verder uitgebreid. De app was tijdens het evenement de centrale plaats waar bijvoorbeeld wedstrijdschema’s, uitslagen en de profielen van de sporters waren in te zien. Wenting: “Het was ook fijn dat het programma via de app was te raadplegen. Dat scheelde veel vragen aan de informatiebalie.”
Nalatenschap gecreëerd
“De tool was de spin in het web van efficiency”, stelt Wenting tevreden vast. “We hebben hiermee een nalatenschap gecreëerd voor toekomstige edities van de Invictus Games die elders ter wereld worden georganiseerd. Ik ben een fan van legacy. Dat is ook altijd ons uitgangspunt geweest: de spelen beter achterlaten dan we ze aantroffen. Leave the jersey in a better place.”