Betrouwbare taakuitvoering en inkoop hebben meer met elkaar te maken dan je misschien denkt. In dit blog leggen we uit waarom een gestroomlijnd inkoopproces direct te maken heeft met het vermogen om in te spelen op veranderende prioriteiten én vlot mensen en materieel in stelling te brengen voor een veilige en leefbare samenleving.
Het werk en de impact van de afdeling inkoop beweegt steeds meer richting het primaire proces. De mate van operationele gereedheid van een dienst wordt bepaald door de snelheid waarmee de juiste mensen en het juiste materieel klaar zijn voor inzet. Wat dat betekent, verschilt van organisatie tot organisatie. De inzet van een gevechtshelikopter bijvoorbeeld, vraagt niet alleen om de helikopter en getrainde piloten. Je hebt immers ook onderhoudstechnici nodig en een hele supply chain van reserve-onderdelen.
Wat voor de inzet van een helikopter geldt, gaat op voor de inzet van elk denkbare functionaris of unit in het veiligheidsdomein, zowel ín de publieke ruimte als binnen de organisatie. Mensen moeten bevoegd en goed getraind zijn. En ze moeten blind kunnen vertrouwen op hun materieel.
Inkoop speelt hierin een niet te onderschatten rol. Sterker nog: de inkoop behoort misschien wel tot de meest onderschatte organisatieonderdelen. Trainingen, catering, wapens, uniformen, voertuigen, bureaustoelen en rollen afzetband; alles moet op een goed moment aangeschaft worden. Maar wél op de juiste manier.
Inkopen vraagt om discipline
Verstandig inkopen zorgt dat je op het juiste moment over de juiste mensen en materialen kunt beschikken. Maar verstandig inkopen zorgt er ook voor dat er simpelweg meer financiële middelen bespaard kunnen worden. Of die middelen kunnen ingezet worden voor de operatie.
Een recent rapport uit van de Nationale Politie illustreert dat heel mooi. De Task Force Ombuigingen onderzocht hoe de Nationale Politie zou kunnen besparen. Uit het rapport dat de Task Force opstelde, blijkt zonneklaar dat slimmer en met meer discipline inkopen hét belangrijkste domein is waar de politie de komende jaren structureel geld kan besparen, oplopend tot wel 200 miljoen euro.
Veiligheidsorganisaties zouden in mijn ogen de balans tussen taken en middelen moeten zien te herstellen. Dat vraagt om discipline om zaken op een consistente manier te begroten, te plannen en uit te voeren. Alleen zo kun je meebewegen met veranderende prioriteiten. Laat ik een voorbeeld geven. De politie beschikt over waterwerpers van de allerhoogste kwaliteit, terwijl die machines maar beperkt ingezet worden. Waarom zou je peperdure machines aanschaffen als je ze nauwelijks gebruikt?
Tegelijkertijd kan inkoop ook zorgen dat investeringen weloverwogen gebeuren. In het veld moet je voor 110% op je materieel kunnen vertrouwen. Wanneer je daarom de állerbeste drone aanschaft, is dat vaak ook de duurste. Maar misschien gebruik je die drone alleen voor surveillance, terwijl je daar ook best een wat mindere drone voor had kunnen gebruiken. Daarom stelt de Task Force Ombuigingen voor om niet altijd voor het aller-allerbeste te gaan. Goed is goed genoeg.
Voor de helderheid: ik stel niet dat agenten met materiaal van mindere kwaliteit moeten werken. Maar men kan wél veel slimmer, consistenter en met meer discipline kijken naar de materialen die ingekocht worden. Door bovendien af en toe een business case te maken zorg je voor inzicht. Enerzijds geeft het een beeld van de te behalen doelen. Anderzijds geeft het een beeld van alle directe en indirecte kosten die met de aanschaf gemoeid zijn. Hoe dan ook draagt dat integrale kostenplaatje bij aan een weloverwogen beslissing.
Geen silo
We moeten af van de gedachte dat inkoop in een silo opereert. Inkopers kunnen een adviserende en ondersteunende rol spelen en units helpen met het verwerven van de juiste middelen, inclusief het opstellen van technische specificaties en het organiseren van integrated logistic support. Inkoop kan sturen op basis van contracten en afspraken. Het werk van een inkoper gaat veel verder dan alleen het benaderen van civiele leveranciers.
Een strak inkopende organisatie is bovendien gebaat bij een goede balans tussen centrale en decentrale inkoop. Niet álles hoeft centraal ingekocht te worden, maar je kunt wel centrale afspraken maken en je units vervolgens decentraal in staat stellen om zaken aan te schaffen binnen dat raamwerk. Met de juiste digitale ondersteuning is het geen probleem om dat te organiseren. Je voorkomt dan ook dat er centraal iets uitonderhandeld wordt met een leverancier zonder dat dit op de werkvloer bekend is, waarna het materiaal alsnog aangekocht of aanbesteedt wordt. Bij een ander. En tegen veel slechtere voorwaarden.
Daarnaast hebben dat inkoopproces en het ondersteunende inkoopsysteem uiteraard ook een budgetbewakingsfunctie in zich. Dankzij die eenvoudige budgetbewakingsfunctie hoeft inkoop niet langer in Excel bij te houden welke prijsafspraken en budgetplafonds afgesproken zijn met de leveranciers van al die artikelen. Dat regelt zich eigenlijk vanzelf.
Veilig inkopen
Nou is het inkoopproces van organisaties in het veiligheidsdomein natuurlijk niet één op één vergelijkbaar met, zeg, een accountantskantoor of een sportschool. Het inkoopproces moet niet alleen snel en soepel verlopen, maar ook veilig. Een organisatie die met undercover-eenheden werkt bijvoorbeeld, wil makkelijk een voertuig aan kunnen schaffen dat bij de operatie past. Het is dan niet handig wanneer andere mensen die toegang hebben tot het systeem het nummerbord, het merk, type en de kleur van zo’n voertuig zien. Organisaties die actief zijn in het veiligheidsdomein, zijn dan daarom gebaat bij een modern en gestroomlijnd inkoopproces waarbij het sourcen van materialen niet alleen snel en soepel verloopt, maar ook veilig, onder strikte voorwaarden, hermetisch afgeschermd en met een sterk autorisatie-concept.
Organiseer inkoop centraal
Het is belangrijk dat inkoop centraal georganiseerd wordt. Met uitzondering van specifieke operaties, verjaardagstaarten en bossen bloemen, zou zo’n beetje alles via het centrale inkoopproces georganiseerd kunnen worden.
Dat wil overigens niet zeggen dat alles dan ook daadwerkelijk door dat centrale team ingekocht wordt. Inkoop zorgt vooral voor de juiste kaders. Binnen die kaders is het bijvoorbeeld heel goed denkbaar dat afzonderlijke locaties, units of medewerkers zelf eenvoudig en op een gebruiksvriendelijke manier hun bestellingen doen. Denk aan een centrale webshop waar je terecht kunt voor je uniform en andere benodigdheden. Of denk aan een centrale portal waar je eenvoudig de juiste trainingen voor jouw unit bestelt.
Door inkoop slim te stroomlijnen en te centraliseren wordt het ook nog veel eenvoudiger om permanent de vinger aan de pols te houden bij leveranciers en allerlei risico’s weg te nemen.
Een robuust en betrouwbaar inkoopproces
SAP werkt veel voor organisaties in het veiligheidsdomein. Overal ter wereld helpen wij uiteenlopende diensten om het niveau van hun inkoopprocessen te verhogen met een robuust, betrouwbaar, end-to-end inkoopproces. Dat heeft allerlei voordelen. Zo wordt het veel makkelijker om snel de juiste producten en diensten aan te schaffen en vlot beschikbaar te stellen. Maar het wordt ook eenvoudiger om de band met leveranciers te managen en ook nog eens te profiteren van scherpe prijzen en betalingskortingen.
Wanneer organisaties die actief zijn in het veiligheidsdomein zonder moeite de juiste producten en diensten inkopen, wordt het eenvoudiger om hun operationele gereedheid te verbeteren en op de juiste manier invulling te geven aan hun taken.
Wil je hier meer over weten? Neem dan gerust contact met me op. Ik praat je graag bij over de mogelijkheden van SAP voor organisaties die zich in het veiligheidsspectrum bewegen.
