Eén ERP-systeem voor Hellema, Fortuin en De Ruiter’s Bakkerij
Om voorbereid te zijn op een tijdperk van robotisering stapten Hellema en De Ruiter’s Bakkerij over naar één state-of-the-art ERP-systeem: SAP S/4HANA. Zusterbedrijf Fortuin volgde in 2023, en maakte voor de overstap eveneens gebruik van de FAST Solution for Food-template van SAP-partner delaware. Met een ‘showcaseproject’ als resultaat.
Hellema uit het Friese Hallum bakt al meer dan 160 jaar koekjes, waaronder de bekende Smoeltjes. In die tijd is het familiebedrijf uitgegroeid van een dorpsbakker tot een hypermoderne koekjesfabriek voor de internationale markt. “Robotisering speelt een belangrijke rol bij Hellema”, vertelt IT-manager Johannes Gjaltema. Het bedrijf zet stappen richting een volledig geautomatiseerd productieproces, waardoor de producten nog sneller en preciezer worden geproduceerd.
“Voor een succesvolle robotisering is het wel belangrijk dat je ook de bijbehorende processen digitaliseert en optimaliseert”, vervolgt Gjaltema. Hierbij speelt een modern ERP-platform een essentiële rol. Met een geavanceerd ERP-systeem kan Hellema de geautomatiseerde productie naadloos integreren met andere bedrijfsprocessen, zoals voorraadbeheer, orderverwerking en financiële administratie. Dit stelt het bedrijf in staat om efficiënter te werken, kosten te besparen en beter in te spelen op veranderingen.
Rem op ontwikkeling
Het ERP-systeem dat Hellema tot 2019 in gebruik had, was volgens Gjaltema met name bedoeld voor kleinere bedrijven. “We merkten dat we als groeiend bedrijf tegen de grenzen van het systeem aanliepen. Dat zet ook een rem op de ontwikkeling die je als bedrijf doormaakt, want je bent toch terughoudend met je digitale transformatie als je weet dat het ERP-systeem daar niet geschikt voor is.”
Hellema’s zusterbedrijf Fortuin – bekend van de Wilhelmina pepermunt en de snoephartjes – bevond zich in dezelfde situatie. Dit in 1842 opgerichte bedrijf liep eveneens tegen de grenzen van zijn ERP-systeem aan. “Er werd bovendien heel veel buiten het systeem om gewerkt”, zegt Bearend Veninga, projectmanager bij Fortuin. “Daardoor waren de masterdata niet op het niveau dat we wensten.”
Naar één ERP-systeem
“Onze doelstelling was om alle bedrijven binnen onze groep te migreren naar één nieuw ERP-systeem”, merkt Gjaltema op. Dan heeft de IT-manager het niet alleen over Hellema en Fortuin, maar ook over De Ruiter’s Bakkerij, bekend van de speculaas. Het systeem moet ondersteuning bieden voor gedetailleerde analyse, volledige traceerbaarheid, productieplanning en verbetering van de productie-efficiëntie binnen de gehele groep.
De stap naar één ERP-systeem en de uniforme processen die daarbij horen, maakt het volgens Gjaltema voor Fortuin en De Ruiter’s Bakkerij makkelijker om ‘mee te liften’ op de innovaties die Hellema doorvoert. De stap naar één ERP-systeem maakt het beheer bovendien een stuk eenvoudiger.
Keuze voor SAP S/4HANA
De keuze viel op SAP S/4HANA op eigen hardware en SAP Process Orchestration voor de verbindingen naar buiten toe, zodat de bedrijven bijvoorbeeld orders ontvangen en facturen kunnen versturen via een Electronic Data Interchange (EDI). “SAP loopt voor op andere partijen en heeft met S/4HANA een wereldstandaard neergezet”, zo verklaart Gjaltema de keuze voor SAP als leverancier van het nieuwe ERP-systeem.
Sinds kort maken Hellema en Fortuin bovendien gebruik van SAP Analytics Cloud, onder andere voor het maken van rapportages, capaciteitsberekeningen en financiële begrotingen. Gjaltema: “SAP Analytics Cloud biedt ons de inzichten die we nodig hebben om bijvoorbeeld nauwkeurig te bepalen wat de impact is van veranderende grondstof- en energieprijzen op de prijzen van onze producten.”
FAST-Solution for Food
Voor de migratie naar de nieuwe ERP-omgeving werd de hulp ingeschakeld van SAP-partner delaware. Tijdens een workshop met meerdere partijen bleek delaware de meeste kennis van de Food-branche in huis te hebben. “Die kennis en ervaring in combinatie met onze bewezen FAST-Solution for Food-template zorgden ervoor dat we voor Hellema de juiste match waren”, aldus Mick Jans, projectmanager van delaware Nederland.
HeIlema maakte al in 2019 de overstap naar SAP S/4HANA. De implementatie van de FAST-Solution for Food-oplossing werd binnen acht maanden gerealiseerd. De Ruiter’s Bakkerij volgde in 2021. Fortuin ging in januari 2023 als laatste over. Daar was volgens Veninga wel een ‘cultuuromslag’ voor nodig. “We moesten mensen ervan overtuigen dat ze toch echt in het systeem moesten gaan werken, ook op de fabrieksvloer.”
Fortuin als showcaseproject
Ondanks de cultuuromslag die nodig was, groeide de implementatie bij Fortuin volgens Gjaltema uit tot het ‘showcaseproject’ binnen de groep bedrijven. Dat succes is aan een aantal factoren te danken. De IT-manager noemt naast een ‘goede, realistische en ruime tijdsplanning’ de opgezette constructie met key-users. “Key-users bij Fortuin konden tijdens de implementatie met eerstelijnsvragen terecht bij key-users van Hellema die het systeem inmiddels goed kenden. Voor ingewikkelde zaken was de consultant van delaware beschikbaar. Die tandem heeft heel goed gewerkt.”
“Bij de laatste implementatie kenden we elkaar als partners inmiddels ook door en door”, vult Jans aan. “We hebben ook altijd als partners in het project gezeten, en niet als klant en leverancier. Als zich ergens een probleem voordeed, dan werd er niet naar elkaar gekeken maar werkten we samen aan een oplossing.”
Synergievoordelen
Nu alle drie de bedrijven in hetzelfde ERP-systeem werken, zijn de synergievoordelen duidelijk voelbaar. “We doen nu alles in het systeem, en niet meer daarbuiten. Daardoor is de traceerbaarheid van grondstof tot eindproduct beter geworden en de productieplanning efficiënter”, zo geeft Veninga als voorbeeld. “We kunnen alles veel beter registreren, waardoor we een productie niet stop hoeven te zetten omdat bijvoorbeeld de folie op is.”
De beheerlast is bovendien aanzienlijk omlaag gegaan, wat ook te danken is aan het systeem met key-users. ”Bij vragen of problemen hebben gebruikers de IT-afdeling vaak helemaal niet meer nodig”, besluit Gjaltema. “Een key-user van Hellema kan eenvoudig een key-user van Fortuin helpen, want ze kijken in hetzelfde systeem naar dezelfde data.”