Dentale serviceorganisatie legt samen met Gavdi basis voor groei
Voor de ambitieuze, internationaal opererende dentale serviceorganisatie Curaeos is HR-dienstverlening onderdeel van de corebusiness. Het is voor hen dan ook cruciaal dat deze processen efficiënt verlopen, waar nodig zijn geautomatiseerd en schaalbaar zijn voor verdere groei. Met SAP SuccessFactors leggen ze hiervoor samen met SAP-partner Gavdi momenteel een solide basis.
Curaeos is een snelgroeiende dentale serviceorganisatie met activiteiten in Nederland, België, Denemarken, Duitsland en Italië. Het bedrijf hanteert een ‘buy and build’-strategie; de organisatie koopt bestaande praktijken op en neemt hierin een meerderheidsbelang. Vanuit een Shared Service Center-model ondersteunt het bedrijf de praktijken met kwaliteitsvraagstukken, leren & ontwikkelen, financiële administratie, HR, ICT, marketing en communicatie. De tandartsen kunnen zich daardoor beter focussen op hun corebusiness: het verlenen van tandheelkundige zorg.
De serviceorganisatie wil de komende jaren verder groeien. Daarvoor is het wel belangrijk dat hun activiteiten goed schaalbaar zijn. HR is van die activiteiten een belangrijk onderdeel. Zo verzorgt HR voor de aangesloten praktijken de payrolling, ziekteverzuimregistratie, talentmanagement en recruitment.
Administratief versus added value
Het ontbrak voor de komst van SAP SuccessFactors aan een centraal platform en standaardprocessen om die activiteiten in goede banen te leiden. “Toen ik in 2018 aantrad was er een gebrek aan structuur en duidelijkheid en een teveel aan papieren dossiers en handmatige processen”, herinnert Cato Schaminée, Head of Human Resources bij Curaeos. “We gebruikten een salarispakket waarin we ook vakantiedagen bijhielden, en verder veel Excel. Het karakter was erg administratief, terwijl je vanuit de HR als businesspartner added value mag verwachten.”
Genoeg redenen dus voor professionalisering. Begin 2019 sloeg Curaeos de handen ineen met Gavdi. Nederland was het eerste land dat ‘live’ ging op SAP SuccessFactors, waarna Duitsland volgde. Hoewel de implementatie in Italië en Denemarken mede door corona nog niet is afgerond, plukt Curaeos al wel de vruchten van de oplossing.
Inzicht
“Er is nooit meer discussie of overzichten kloppen”, vertelt Schaminée. “Zo hebben we nu een helder overzicht van alle zzp’ers en mensen in loondienst. Daardoor hebben we een goed zicht op de totale kosten en totale productiecapaciteit. Ook kunnen we de verschillende praktijken onderling goed vergelijken, en hebben we direct zicht op bijvoorbeeld het verzuimpercentage. Dat was voorheen veel lastiger inzichtelijk.”
Ook recruitment is volgens Schaminée sterk verbeterd: “Omdat we een verspreid landschap hebben van verschillende praktijken, was recruitment heel erg lokaal georiënteerd. We hadden bijvoorbeeld niet een website met al onze vacatures. Centraal overzicht ontbrak. Nu kan ik bijvoorbeeld moeiteloos vertellen hoeveel vacatures er uitstaan, hoeveel mensen er zijn aangenomen, en wat de succesratio per vacature is.”
Samenwerken in de coronacrisis
Ook kwam het platform als geroepen tijdens de coronacrisis, waarbij veel medewerkers op afstand werkten. “Dankzij het platform kunnen we probleemloos op afstand samenwerken. Dat was in de oude situatie door ons decentrale karakter nooit gelukt”, constateert Schaminée . “Ook aan de kant van de tandartspraktijken verlopen nu veel processen soepeler. “Medewerkers kunnen via een portaal bijvoorbeeld zelf cursussen en e-learnings aanvragen en hun vakantiedagen inplannen.”
Basis voor groei
De overstap naar SAP SuccessFactors was onderdeel van een bredere digitaliseringsstrategie. “De bredere strategie was per subject owner te komen tot gestandaardiseerde processen, systemen en procedures. We hebben bijvoorbeeld ook voor finance onze systemen herijkt. We willen af van alle Excel-lijsten en van zoveel mogelijk handmatige processen, en toe naar een single source of truth.”
Die hervorming maakt de processen binnen Curaeos veel beter schaalbaar, en dat is belangrijk gezien het karakter van het bedrijf. “We zijn een private equity-owned organisatie en zijn recentelijk voorzien van een herinvestering. Groei is de komende jaren belangrijk voor ons. Dankzij deze digitaliseringsslag kunnen we veel beter doorgroeien dan voorheen.”
Kort en intens
De implementatie was kort en intens, vertelt Rogier Halvers, Managing Director bij Gavdi. “De ambities lagen vanaf het begin heel duidelijk op tafel. Maar ze hebben het echt waargemaakt. De besluitvaardigheid en de wil om keihard door te pakken was heel inspirerend. Curaeos was bereid om scherpe keuzes te maken en naar de stip op de horizon toe te werken. Daardoor hebben we de tijdslijn kunnen halen, en het tempo erin gehouden. Dat geeft heel veel voldoening.”
