Cel mai bun antidot pentru companii împotriva COVID-19: datele și informațiile obținute din acestea

Lupta împotriva coronavirusului a intrat în faza a doua, iar tot mai multe companii demarează producția și reîncep activitatea la birouri. În acest context, experții SAP au rezumat 5 (+ 1 bonus) recomandări pentru perioada de relaxare a restricțiilor și recuperare din criză. Aceste sugestii sunt adresate în primul rând companiilor medii și mari, însă pot fi relevante și pentru business-urile mai mici.

 1. Sănătatea la locul de muncă

Prima și cea mai importantă întrebare este cum vor fi puse în practică măsurile epidemiologice și normele legale de către o companie care se află în faza de recuperare.

Cea mai mare provocare în această perioadă este găsirea unui echilibru între măsurile de precauție și considerentele de business. Acest lucru necesită, în primul rând, o analiză completă a riscurilor raportat la spațiile de birouri, interacțiunile și fluxurile de lucru. În cazul în care compania nu dispune încă de o soluție care să sprijine siguranța la locul de muncă, conceperea și punerea în aplicare a acestor măsuri poate fi o sarcină serioasă pentru cei responsabili.

Astfel de sarcini pot include stabilirea unor norme interne (de exemplu, măsurarea temperaturii la intrare, distanțare, raportarea cazurilor suspecte) și a unor canale de comunicare, precum și implementarea unor activități de informare și încurajare a utilizării acestora. Pe lângă atenuarea riscurilor pentru sănătate, astfel de sisteme pot garanta că orice semn de infecție sau încălcare a normelor este adus la cunoștință factorului de decizie relevant în cel mai scurt timp posibil.

Soluția SAP Environment, Health and Safety (SAP EHS) oferă suport profesional în proiectarea și reglementarea exactă a acestor procese: permite evaluarea riscurilor, te ghidează prin dezvoltarea protocoalelor și, datorită integrării sale în sistemul ERP al companiei, poate înlocui sistemele deja instalate, dar care rulează separat, cum ar fi  gestionarea incidentelor, monitorizarea sănătății angajaților și alte subsisteme. Observând provocările cauzate de coronavirus în rândul profesioniștilor în domeniul sănătății, SAP încearcă să le vină în ajutor prin reduceri la licențe sau scheme de implementare.

Desigur, soluția SAP EHS nu este relevantă doar în actuala pandemie. În general, soluția reprezintă un sistem de identificare, evaluare și atenuare a riscurilor la adresa siguranței, sănătății și mediului de lucru al angajaților, care contribuie, totodată, la asigurarea conformității cu normele de reglementare și oferă funcții de raportare – alături de o perspectivă excelentă asupra proceselor de siguranță la locul de muncă – atât conducerii, cât și autorităților.

2. Continuitate în supply chain

E important ca toate companiile să admită faptul că, la fel cum ele au suferit perturbări majore la nivel operațional, și partenerii ori furnizorii lor au trecut prin aceeași situație. Datorită creșterii (sau scăderii) bruște a cererii, aceștia au avut sau pot avea încă probleme la livrarea sau calitatea materiilor prime, componentelor și produselor semi-finite, sau în ceea ce privește resursele umane utilizate.

În acest context, merită să profiți de accesul gratuit, pe o perioadă determinată, la platforma SAP Ariba Discovery care conectează clienții cu furnizorii, unde poți licita în mod liber pentru orice achiziție de bunuri sau servicii, iar furnizorii pot posta gratuit ofertele aferente.

Surprinzător, în actualul context pandemic, companiile care au întâmpinat cele mai mari provocări în lanțul de aprovizionare au fost cele care au eficientizat la maxim această componentă în ultimii ani. Companiile care au redus la minimum stocurile, au introdus sisteme just-in-time și externalizat servicii de bază, acum trebuie să-și reconsidere continuitatea businessului.

În acest sens, poate fi utilă soluția de planificare SAP IBP (Integrated Business Planning), ce ajută la identificarea cât mai rapidă a întreruperilor în lanțul de aprovizionare și ajută la găsirea celei mai potrivite măsuri ce pot fi luate pentru a reduce efectele acestora.

Miza soluției este de a conecta toate părțile externe și interne implicate în supply chain, dar care operează separat (în silozuri): clienți, vânzări, marketing, financiar, manageri de inventar, manageri de producție, cumpărători, furnizori. Soluția îi ajută să lucreze împreună la dezvoltarea proceselor de planificare în supply chain. În plus, începând cu luna mai, SAP a anunțat reduceri pentru SAP IBP pe o perioadă de 90 de zile.

De asemenea, soluția SAP IBP poate fi un ajutor esențial, respectiv o platformă digitală utilă pentru organizațiile guvernamentale într-o situație de pandemie. Datorită algoritmilor predictivi ai soluției, cererea de măști, echipamente de protecție sau alte accesorii și instrumente de sănătate pot fi ușor de prezis. În plus, informațiile de inventar și datele de la furnizori vor dezvălui rapid dacă aceste nevoi pot fi acoperite la nivel național, județean sau pentru sistemul instituțional de sănătate, ori dacă este este necesară apelarea la noi furnizori. În acestă ultimă situație, cu câteva clickuri se poate demara un proces de achiziții pentru dispozitivele lipsă prin intermediul SAP Ariba.

3. Sprijinirea forței de muncă

Cu siguranță, întoarcerea la birouri nu înseamnă că toată lumea își va relua activitatea din puntctul în care a rămas: schimbarea regulilor și a mediului de lucru, sarcinile suplimentare și problemele care trebuie rezolvate urgent testează rezistența angajaților. În astfel de circumstanțe, trebuie acordată o atenție deosebită informării și motivării angajaților, respectiv oferirea tuturor informațiilor și instrumentelor necesare pentru a-și îndeplini sarcinile și a-și reorganiza activitatea.

Ca parte a campaniei SAP Here To Help, un chestionar Remote Work Pulse care rulează pe platforma SAP Qualtrics a fost publicat în aprilie pentru a monitoriza în mod continuu satisfacția angajaților, cu scopul colectării tuturor comentariilor și identificării problemelor care trebuie abordate.

Acum, în a doua fază, SAP ajută companiile să-și restabilească treptat programul de lucru cu Return to Work Pulse. Totodată, SAP a realizat diferite interfețe de colaborare gratuite pentru IMM-uri: Ruum by SAP pentru planificarea proiectelor și sarcini de management și SAP Litmos, care propune cursuri video ce ajută la stabilirea celor mai bune practici pentru munca la distanță și dezvoltarea leadership-ului în vremuri de schimbare.

Companiile care nu și-au trecut încă procesele de resurse umane în cloud și nu le-au digitalizat sau automatizat, s-au aflat într-o poziție mult mai dificilă în situația de criză. Schimbarea fundamentală în piața muncii este ireversibilă, astfel încât dezvoltarea unui sistem de resurse umane controlat digital și mai flexibil va fi inevitabilă în viitor pentru companiile inovatoare.

SAP SuccessFactors, platforma SAP de administrare a resurselor umane, oferă o nouă soluție inovatoare pentru toate sarcinile și procesele HR: recrutare, stocarea datelor angajaților, comunicarea cu aceștia, dezvoltare și învățare, măsurarea performanței, planurile de compensare, analize și rapoarte.

  1. Re-planificarea financiară

Odată cu revenirea treptată la activitate, planificarea anticipativă va lua din ce în ce mai mult locul sarcinilor ad-hoc în gestionarea crizelor. Schimbările din piață aproape că forțează orice companie să regândească scenarii de performanță. Cei mai norocoși se pot aștepta la o nouă eră cu perspective neschimbate sau chiar mai bune, însă cu toate acestea, cele mai multe companii se vor confrunta cu o cifră de afaceri mai modestă în perioada imediat următoare.

În astfel de circumstanțe, este cu atât mai important pentru companii să își acopere în primă fază costurile fixe din produsele și serviciile vândute. În plus, una dintre contradicțiile interesante ale fenomenelor de criză este că prețurile multor materii prime sau produse semifinite urcă în comparație cu prețurile obișnuite din timpul boom-ului economic. Acest lucru se explică tocmai prin faptul că acel cost fix este repartizat la mai puține produse vândute, iar acest lucru se reflectă mai departe.

Prin urmare, rentabilitatea trebuie recalculată în cazul tuturor companiilor, restructurând segmentul de costuri, după caz, pentru a rămâne pe o traiectorie sustenabilă, în pofida contextului actual al pieței.

Pentru a reuși acest lucru, companiile trebuie să integreze sisteme ERP inovatoare, bazate pe Inteligență Artificială, Machine Learning și alte tehnologii inteligente, precum SAP S/4 HANA pentru companii mai mari și SAP Business One pentru IMM-uri.

Aceste soluții automatizează raportările financiare, creează fluxuri de lucru inteligente în timp real pentru planificarea continuă a vânzărilor și previziuni dinamice de lichiditate, optimizează achizițiile și costurile prin capabilitățile de Inteligență Artificială și accelerează cererea prin oferte personalizate. De asemenea, aceste sisteme reduc riscurile prin instituirea și monitorizarea normelor legislative, facilitând și monitorizând astfel pregătirea, semnarea și gestionarea contractelor.

Clienții SAP S/4 HANA pot utiliza acum noua aplicație inovatoare pentru rentabilitate și managementul performanței SAP Profitability and Performance Management (PaPm). Aceasta permite analiza și gestionarea în timp real a rentabilității unei companii, abordând deopotrivă segmentul financiar și cel operațional. Cu ajutorul aplicației, resursele și capacitatea operațională pot fi ajustate nevoilor.

  1. Menținerea loialității consumatorului

În vremuri de criză, loialitatea este extrem de valoroasă, însă nu doar din partea furnizorului sau angajatului, ci și a clientului. SAP mizează de mai mulți ani pe segmentul de urmărire a satisfacției clienților, iar platforma SAP Qualtrics se concentrează în mod special pe acest aspect. Orice date calitative generate în timpul procesului de vânzare pot fi relevante și fie confirmă, fie pun sub semnul întrebării calitatea produsului și a serviciului, satisfacția clienților și așteptările pentru achiziții ulterioare.

În timpul perioadei de pandemie, SAP a lansat o serie de sondaje Qualtrics gratuite, la cheie, pentru a ajuta companiile să măsoare și să mențină loialitatea clienților: printre acestea se numără aplicațiile Customer Confidence Pulse sau Digital Open Door.

Unul dintre factorii determinanți ai re-proiectării businessurilor post-criză poate fi apropierea cât mai mare față de client, cu un dublu scop: pe de o parte, deținerea unui control crescut asupra serviciilor ideale și calității produsului, iar pe de altă parte, economisirea suprataxelor de intermediere pentru produs, care s-ar putea transforma în reduceri pentru clienți.

Aceste procese vor crește rolul departamentelor de marketing, vânzări online, suport vânzări și customer service în companii, lucru care evidențiază importanța investițiilor în e-commerce și soluții de automatizare marketing în viitorul apropiat – un domeniu în care SAP vine în întâmpinarea companiilor cu soluții de top.

BONUS Automatizare

Inovarea nu se poate opri în vremuri de criză – de fapt, poate primi chiar un nou impuls. Profitabilitatea, consolidarea segmentului customer service, precum și considerentele privind siguranța muncii pot îndrepta cu pași repezi companiile spre proiecte de automatizare suplimentare, în a căror implementare este necesară introducerea sistemelor RPA – Robotic Process Automation.

Experții SAP estimează că un număr tot mai mare de companii vor folosi Inteligența Artificială în tot mai multe departamente pentru a înlocui sarcinile de rutină, astfel încât angajații să se poată concentra pe rezolvarea problemelor reale, complexe, și pe servirea clienților la un nivel înalt. De asemenea, în segmentele producție, logistică, chiar și în activitățile solicitante din punct de vedere fizic, este de așteptat ca robotizarea să reducă costurile cu resursele umane, precum și erorile umane, sarcinile administrative și timpii de livrare prin standardizarea proceselor.