La implantación de un software de gestión empresarial es una etapa clave en la digitalización de los procesos estratégicos de pymes y organizaciones que se encuentran en crecimiento.
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Los ERP para empresas ayudan a planificar, gestionar y tomar decisiones eficazmente y permiten anticiparse ante posibles problemas. Un sistema de gestión empresarial es el aliado perfecto para incrementar la competitividad y la flexibilidad y, por tanto, mejorar las cifras del negocio.
El éxito de la implantación de los programas de gestión de empresas depende en gran medida de la implicación de los directivos y empleados de la compañía en el proceso. El objetivo es dejar atrás formas de trabajo obsoletas para agilizar el desarrollo y el crecimiento.
Pasos para implantar un ERP para empresas
Un software ERP tiene como finalidad mejorar la gestión de pymes y empresas. El paso previo a implantar este modelo dentro de su compañía es conocer cuál es el sistema de gestión empresarial que se adapta de manera óptima a su perfil: funcionalidades, innovación, adaptabilidad y escalabilidad.
Una vez elegida la herramienta idónea para automatizar la gestión empresarial, comenzará el proceso de implementación, en el que conviene seguir los pasos que se explican a continuación.
1. Diseñar un cronograma con la planificación
Elaborar un cronograma es fundamental para tener cierta organización en cuanto a los tiempos de trabajo, siendo fundamental para organizar los recursos y supervisar la evolución del proyecto.
En el cronograma se detallan los pasos que se han de seguir con las fechas estimadas de inicio y finalización. Es importante detallar los principales hitos que impliquen acciones formativas, demostraciones o cambios estructurales.
2. Consultoría para definir las funcionalidades del ERP
Cada empresa forma parte de un ecosistema diferente, con unas necesidades específicas y unos planes de desarrollo concretos. Dos de las características de un sistema de gestión empresarial deben ser la adaptabilidad y la escalabilidad.
La consultoría servirá para determinar los diferentes tipos de ERP para empresas que existen y que cubrirán las necesidades que su pyme o empresa en crecimiento necesita, tanto ahora como de cara al futuro. Esta fase se debe llevar a cabo antes, durante y después de la implantación del ERP para obtener los mejores resultados.
3. Configuración del sistema de gestión empresarial
En esta fase se realiza la instalación del software ERP y se adapta a los flujos de trabajo según el modelo de negocio y los requerimientos que podrá tener la empresa en el futuro.
Durante la configuración del programa de gestión de empresas es recomendable realizar pruebas en un entorno no real para conocer el funcionamiento y cómo se integrará la herramienta tras su validación.
En estas pruebas se configuran delegaciones, empleados, centros logísticos, familias de productos, plan general contable, flujos de trabajo, seguridad y otros parámetros esenciales.
4. Migración de datos
Una de las ventajas que tiene el software ERP es que permite integrar en una sola herramienta la información de los distintos departamentos de la pyme. Para que esto sea posible, es necesario migrar los datos de los sistemas anteriores depurando posibles errores y unificando codificaciones.
Este es uno de los pasos más delicados en la implantación de un software de gestión empresarial.
5. Formación para los usuarios del sistema ERP
Todos los empleados que vayan a trabajar con el software de ERP necesitan recibir una formación que les permita familiarizarse con el sistema o aumentar su conocimiento.
El contenido del programa de formación debe focalizarse en los conceptos de la herramienta, la lógica de trabajo, las funcionalidades y la puesta en práctica.
6. Puesta en marcha del sistema de gestión empresarial
La etapa final de la implantación del sistema de gestión empresarial es la puesta en marcha definitiva.
Durante esta fase, los empleados pueden hacer un uso completo de la herramienta, por lo que deben contar con el soporte y el apoyo de la empresa proveedora del software ERP.
La puesta en marcha es el último paso, pero a partir de ese momento conviene realizar un seguimiento para valorar si es necesario adecuar el sistema. Lo habitual es contar con un servicio de mantenimiento que ofrezca soporte para solucionar dudas, actualizar el programa o resolver posibles incidencias.
El software de gestión empresarial SAP S/4HANA está diseñado para adaptarse al presupuesto y a las características de las empresas en crecimiento, otorgándoles soluciones que les permitan alcanzar sus objetivos.
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