cómo elegir un software de gestión para pymes

Cómo elegir un software de gestión para pymes: 7 factores clave

El software de gestión ERP para pymes es un elemento fundamental en las empresas de pequeño y mediano tamaño en crecimiento porque agiliza tareas cotidianas como la gestión del inventario, la cadena de suministro, la contabilidad o los recursos humanos, entre otros.

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En el mercado existen numerosas soluciones ERP para pymes, por lo que elegir el software de gestión de empresas más adecuado para su caso concreto puede resultar una tarea ardua.

Las pequeñas y medianas empresas tienen unas características muy bien definidas, unas necesidades específicas y unas determinadas posibilidades de inversión. Por este motivo, resulta esencial conocer qué funcionalidades o características de un ERP son esenciales y cuáles podrían resultar necesarias en un futuro.

¿Cómo puede ayudar un software ERP en la pyme?

Quizá uno de los factores clave que influyen a la hora de tomar la decisión de adquirir un software para gestión de empresas en una pyme es el presupuesto. En ocasiones, puede pensarse que es un lujo innecesario.

Sin embargo, las soluciones ERP para pymes son una inversión que contribuye a mejorar los resultados de la empresa de diversas formas:

  • Optimizar procesos. El tiempo necesario para ejecutar tareas repetitivas es una de las principales causas de falta de productividad. La automatización de procesos como la elaboración de facturas no solo ahorra horas de trabajo, sino que evita errores.
  • Tener mayor control. El software para gestión de empresas permite detectar y corregir errores de forma rápida gracias a su sistema de trazabilidad. El control sobre las operaciones ayuda a reducir costes innecesarios.
  • Mejorar la toma de decisiones. Puesto que la información se gestiona desde una única base de datos, el acceso a la misma es instantáneo, compartido y actualizado. Esta visión de conjunto favorece una toma de decisiones basada en datos reales.

Todo lo anterior contribuye a reducir costes y, por tanto, a aumentar la rentabilidad, que es el objetivo final de implantar un software de gestión para pymes.

7 factores clave para elegir un ERP para pymes

La elección del ERP adecuada permitirá recuperar la inversión en un tiempo mucho menor y alcanzar las expectativas puestas en el sistema.

A la hora de decidir qué ERP para pymes contratar, es importante valorar el tamaño de la empresa, su sector de actividad y sus necesidades específicas. Además, conviene tener en cuenta los siguientes factores clave:

Integración

Comprobar el nivel de flexibilidad de un ERP es esencial para valorar si se ajusta con precisión a las necesidades organizativas de la empresa. El objetivo del ERP debe ser automatizar y agilizar procesos, por lo que el software debe unificar todas las áreas de gestión de la compañía: contabilidad, finanzas, tesorería, compras, distribución, facturación, proyectos, etc.

Escalabilidad

Los mejores sistemas ERP para pymes se organizan en módulos con diferentes funcionalidades. Puede resultar interesante comenzar por una implementación básica, pero es fundamental saber si el ERP puede crecer a medida que lo haga la empresa.

Facilidad de uso

El software de gestión empresarial autorizará el acceso a usuarios con diferentes perfiles dentro de cada departamento. Por tanto, debe estar diseñado con una interfaz amigable y tener una curva de aprendizaje rápida.

Estandarización

Uno de los aspectos esenciales de un ERP es su compatibilidad para importar y exportar datos. Conviene comprobar que el software de gestión para pymes admite formatos estándar, como ficheros .xml, .xlxs y los propios de plataformas de e-commerce o TPV, entre otros.

Reglas de automatización

Como se mencionaba anteriormente, uno de los objetivos de un ERP es reducir el tiempo empleado en tareas repetitivas. Por tanto, es fundamental que permita generar reglas y alertas para ejecutar acciones de forma automática.

Análisis de datos

Al trabajar con una base de datos unificada, el software de gestión empresarial debe ofrecer la posibilidad de realizar análisis con los que visualizar el cumplimiento de objetivos de cada departamento.

Precio

La implantación de un ERP para pymes es una inversión que, sin duda, proporciona retorno y rentabilidad. No obstante, conviene que la inversión inicial sea proporcional al uso que se le dará a la herramienta.

Es crucial que el proveedor de ERP para pymes ofrezca un soporte eficaz y las actualizaciones correspondientes. Por supuesto, es imprescindible que el programa de gestión empresarial cumpla con la legislación española en cuanto a facturación, contabilidad y protección de datos.

La implementación de un software de gestión para pymes como SAP S/4HANA es una decisión estratégica que ayuda a optimizar la gestión de todas las áreas del negocio.

 


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