El control de viajes y gastos (T&E por sus siglas en inglés) es un problema común al que se enfrentan muchas empresas y organizaciones. Por ello, simplificar estos procesos es fundamental para organizar de forma efectiva la gestión de viajes corporativos, dietas, desplazamientos y estancias.
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La transformación digital en tiempos de cambio
La tecnología desempeña un papel fundamental a la hora de gestionar los gastos de los empleados de forma inteligente, reduciendo el fraude interno y cumpliendo con las obligaciones tributarias.
La tendencia actual en gastos de viaje
Tras unos meses de incertidumbre en los que la movilidad se redujo a mínimos nunca antes vistos, las empresas recuperan poco a poco la normalidad. La pandemia, no obstante, ha funcionado como punto de inflexión en los viajes de negocios y la gestión de los gastos por desplazamiento.
Las empresas han tenido que adaptar sus políticas internas para mejorar la seguridad en los viajes, pero, a su vez, esta nueva realidad también las ha conducido a replantearse la necesidad de optimizar los procesos de gestión. La innovación se ha revelado como la base indiscutible para llevar un control de gastos más eficaz en el futuro.
Según un estudio sobre la transformación digital y la gestión de gastos T&E realizado por Forrester Consulting, la mayoría de las empresas encuestadas reconoció que utiliza herramientas desactualizadas para la gestión de los gastos de viaje. La escasa digitalización de este apartado implica una gran carga de tareas manuales poco productivas para los departamentos de contabilidad y dirección.
Del informe se deduce la necesidad de acelerar el paso hacia la transformación digital de las empresas en pos de optimizar estos procesos. Las soluciones T&E no solo ayudan a aumentar la eficiencia en la gestión, sino que los datos y los análisis de KPI pueden contribuir a planificar mejor los viajes y a lograr una óptima experiencia del empleado.
Los gastos de empleados en las empresas y la digitalización
Cada empresa utiliza un modelo de control de gastos acorde con sus necesidades, así como al tipo de viajes y desplazamientos de sus empleados. En líneas generales, los modelos básicos de gestión T&E son tres:
Gasto fijo para dietas y viajes
Este modelo se basa en una cantidad máxima que es fijada por la empresa. El trabajador tiene la libertad de distribuir la asignación como mejor considere y no necesita justificar sus gastos.
La ventaja para la empresa es que reduce las tareas de control de gastos de los empleados, tales como la revisión y la validación. Como contrapartida, se renuncia a un control exacto de los recursos, lo que puede ir en contra de los propios intereses de la compañía.
Gastos justificados mediante comprobante
En las empresas que utilizan este modelo, el empleado debe justificar cada gasto realizado mediante la presentación de la correspondiente factura o comprobante.
Los gastos de los empleados quedan debidamente anotados y se reembolsan con exactitud, por lo que no hay riesgo de fraude ni de desvío. La desventaja de este modelo es que resulta poco práctico tanto para los empleados como para el departamento de contabilidad, que debe gestionar manualmente cada comprobante a menos que se utilicen soluciones digitales que eliminen la necesidad de usar tickets en papel.
Modelos mixtos para el control de gastos
Los dos modelos anteriores se pueden utilizar de manera combinada en algunos casos. Puede haber una cantidad máxima de gastos en dietas y controlar otros gastos, por ejemplo, kilometraje, mediante comprobantes.
La digitalización ayuda a las empresas a gestionar de manera integrada y con mayor control los viajes, los proveedores preferidos, las tarifas, las dietas y el kilometraje en una sola plataforma.
Utilizar una herramienta digital única para la gestión de los viajes corporativos presenta importantes ventajas para la empresa y para los empleados que realizan estos desplazamientos:
- Los empleados controlan mejor sus gastos.
- El sistema de reembolso de kilometraje y dietas se simplifica.
- La reserva de billetes, alojamientos y vehículos es más eficiente.
- La necesidad de acumular y contabilizar facturas en papel desaparece.
- Los cálculos se automatizan, evitando errores humanos y fraudes.
Resulta evidente que el uso de una herramienta integrada para gestionar viajes y dietas simplifica los procesos y proporciona un mayor control de gastos. Ahora bien, ¿cómo debería ser esa solución digital para la gestión T&E?
La automatización inteligente del control de gastos
Una solución adecuada para el control de gastos debe ser capaz de automatizar los procesos a partir de una base de datos unificada que garantice la precisión y evite errores humanos.
De esta forma, se optimizan los procesos hasta tal punto que los empleados pueden tener aprobados sus gastos de viaje incluso antes de su regreso. Las herramientas de gestión de viajes y gastos como Concur c permiten establecer flujos de aprobación de gastos, reglas de validación de facturas, notificaciones y recordatorios de forma rápida y sencilla.
Los empleados que realizan viajes corporativos pueden tener el control desde su dispositivo móvil o en su PC. Gracias al escaneado, al almacenamiento seguro en la nube y a la firma digital, pueden prescindir de los recibos en papel y evitar el riesgo de extravío.
Principales funciones de una herramienta de gestión de gastos de viaje
La gestión eficaz de los gastos de viaje requiere una herramienta completa, potente, segura y capaz de dar respuesta a las necesidades de la empresa. Una solución T&E debe agilizar las tareas del departamento de contabilidad y los trámites para el empleado.
Así pues, a la hora de elegir la herramienta más adecuada para la gestión de gastos de viaje, conviene asegurarse de que posea funciones esenciales como las siguientes.
1. Compatibilidad entre plataformas
Las soluciones T&E se deben poder integrar con el resto de las herramientas de gestión que utilice la empresa, como ERP o CRM. Un plus muy valorable es que el software sea multilingüe y esté adaptado a las normativas de los diferentes países, algo fundamental para recuperar el IVA de los viajes internacionales.
2. Automatización de procesos
La inteligencia artificial (IA), la automatización de procesos y el aprendizaje automático son las tecnologías que ya están en marcha para ayudar a las empresas a optimizar los datos.
La movilidad ya no es un problema si los empleados pueden utilizar su smartphone para gestionar tareas como reservas de alojamiento, organización de itinerarios o escaneado y almacenamiento en la nube de sus facturas.
3. Seguridad de los datos
La ciberseguridad debe ser una prioridad en cualquier empresa, sin importar cuál sea su sector y su tamaño. Las amenazas informáticas son una realidad y causan pérdidas millonarias cada día.
Las soluciones de control de gastos deben contar con protocolos de seguridad avanzados, detección de fraude y copias de seguridad actualizadas para prevenir ataques externos y amenazas internas.
4. Métodos de pago avanzados
Una de las principales ventajas de contar con un software de control de gastos de los empleados es que permite agilizar tareas, reducir tiempos y mejorar la productividad.
Integrar los pagos con los informes de gastos evita los tediosos procesos manuales de envío y reembolso. Por otra parte, las empresas que realizan negocios internacionales necesitan soporte para transacciones globales con diferentes divisas e impuestos.
5. Aplicaciones móviles
Facilitar la movilidad cobra pleno sentido cuando hablamos de gastos de viaje, alojamiento y dietas. Los dispositivos móviles ofrecen la posibilidad de registrar sus gastos, reservar viajes y pagar, entre otras opciones.
Algunas herramientas digitales T&E cuentan con funcionalidades para la gestión de los gastos de los empleados desde el dispositivo móvil, lo cual agiliza las gestiones y mejora la experiencia del viaje de negocios.
6. Facilidad de uso
La facilidad de uso es fundamental en cualquier herramienta digital. Las soluciones de control de gastos no deberían ser una excepción. Contar con una interfaz amigable e intuitiva favorece el aprendizaje de su uso y contribuye a agilizar aún más las tareas.
La solución T&E idónea debería disponer de funcionalidades sofisticadas en su desarrollo, pero sencillas en su manejo.
7. Gestión de riesgos de viaje
El departamento de recursos humanos vela por el cumplimiento de las políticas de prevención de riesgos laborales. Los viajes corporativos deberían incluir funcionalidades que ayuden a valorar y a gestionar los riesgos de viaje.
Algunos ejemplos de su uso son el acceso a la ubicación en tiempo real, las alertas de seguridad meteorológica y la información sobre itinerarios.
8. Análisis e informes de viajes
Los viajes corporativos deben ser rentables para las empresas. Las funciones de análisis y generación de informes son grandes aliadas para los departamentos financieros y de contabilidad.
Con ellas se puede obtener una visión global de los viajes, los gastos y el ROI. De esta forma, se pueden desarrollar estrategias para optimizar la gestión general de los viajes de empresa.
Claves a recordar en el control de viajes y gastos
La automatización de procesos es una de las ventajas de las tecnologías inteligentes que tienen a su disposición las empresas. El impulso hacia la transformación digital integral tiene como objetivo optimizar los recursos para lograr mejores resultados de negocio.
Tradicionalmente, los gastos de viaje se contabilizaban de forma manual, lo que supone una gran inversión de tiempo con muy poca productividad. Las herramientas de control de gastos simplifican el proceso y evitan errores.
Los viajes corporativos no pueden quedar al margen de la rentabilidad. Las soluciones T&E permiten planificar agendas más completas, organizar rutas eficaces, mejorar el control de gastos, agilizar su reembolso y recuperar el IVA, entre otras funciones.
La documentación en papel, los cálculos manuales y la falta de transparencia pertenecen al pasado. La gestión digital ahorra tiempo, minimiza errores y agiliza tareas poniendo el foco en la optimización del gasto.
Las soluciones para el control de gastos de SAP se integran con otras plataformas, sincronizando los datos en tiempo real y automatizando la gestión empresarial de principio a fin.
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