Las empresas diseñan planes de financiación, de expansión, de marketing, etc., pero ¿qué es un plan de contingencia? Esta estrategia es a menudo olvidada por las empresas de menor tamaño. Sin embargo, es vital saber cómo actuar frente a imprevistos como la pérdida de un cliente importante, un fallo en las comunicaciones o cualquier otro evento.
¿Qué son los planes de contingencia?
Las personas toman medidas para proteger su vida y la de sus familiares, así como sus hogares. Ante muchos imprevistos sabemos cómo actuar: tenemos un seguro de accidentes, un bufete de abogados para consultar dudas legales o un hospital de referencia al que acudir.
Del mismo modo, las empresas deberían estar preparadas para cualquier evento que implique una disrupción. Explicado de forma sencilla: un plan de contingencia es ese plan B que se pone en marcha cuando las cosas no salen como estaba previsto.
Por ejemplo, un impago de un cliente importante puede afectar a la gestión de circulante. Con un plan de contingencia, la compañía puede reaccionar con agilidad y tomar decisiones eficaces para paliar las consecuencias y volver a la normalidad lo antes posible.
Diferencias entre un plan de contingencia y un plan de gestión de riesgos
Un plan de contingencia empresarial es una estrategia en la que se plasma la respuesta ante eventos críticos de cualquier naturaleza. ¿Para qué sirve un plan de contingencia? Su puesta en práctica ayuda a reducir el riesgo, minimizar las consecuencias y retomar la actividad normal rápidamente.
Muchas empresas se preparan para posibles catástrofes naturales o geopolíticas. La actual crisis económica, con la inflación y los problemas de suministro, es un buen ejemplo. El plan de contingencia para hacer frente al coronavirus sirvió para que la mayoría de las empresas pudieran continuar con su negocio a pesar de las circunstancias.
Pero los planes de contingencia no solo sirven para este tipo de situaciones. También son esenciales para prevenir los riesgos a los que se enfrenta una compañía ante, por ejemplo, la pérdida de un cliente clave, la fusión de dos compañías de la competencia, la caída de los servicios de telecomunicaciones, una avería grave en la maquinaria, un ciberataque, etc.
Muchas empresas piensan que un plan de contingencia es lo mismo que un plan de gestión del riesgo. Sin embargo, este último consiste en identificar y realizar un seguimiento de los riesgos que afectan al proyecto en sí.
El plan de contingencia es similar a la gestión de riesgos, pero va más allá, porque abarca riesgos que pueden afectar a varios departamentos o a toda la organización.
Errores comunes en el diseño de planes de contingencia
Ahora que ya sabemos qué es un plan de contingencia y para qué sirve, vamos a analizar los errores más frecuentes que se cometen al diseñarlo.
Rechazo a planificar acciones alternativas
Una cultura empresarial proactiva es consciente de la necesidad de disponer de vías alternativas en caso de imprevistos. Sin embargo, en algunas compañías, esta forma de pensar se considera una debilidad.
Tener una opción B es mucho más seguro y efectivo que apostar todo a una sola carta. Con un plan de contingencia, se evita exponer a la organización y a los empleados a riesgos potenciales.
Carencia de apoyo de la dirección ejecutiva
Esta es una herramienta crucial, que puede solventar muchos imprevistos con mínimos daños colaterales. Para que tenga éxito, debe contar con el apoyo de las partes involucradas, comenzando por la dirección ejecutiva de la empresa.
Antes de elaborarlo, conviene llevar a cabo una tanda de consultas para asegurarse de que se han tenido en cuenta los riesgos clave y que el plan de acción es consistente.
Falta de revisión de los planes de contingencia
Los planes de contingencia no son estáticos, sino que deben evolucionar de la misma forma en que lo hace la empresa y las circunstancias que la rodean.
Aunque el plan de contingencia esté bien elaborado y sea sólido, conviene programar revisiones regulares para actualizar las estrategias si fuese necesario. Por ejemplo, puede ocurrir que surjan nuevos riesgos, que la empresa emprenda un plan de internacionalización, que se pongan en marcha nuevas líneas de negocio, etc.
¿Cómo se diseña un plan de contingencia?
Los planes de contingencia se pueden diseñar para varios niveles, por áreas, por departamentos o por equipos. No obstante, es recomendable crear una estrategia global para situaciones que puedan afectar a toda la compañía.
En todo caso, lo esencial es determinar cada riesgo y, posteriormente, valorar objetivamente la probabilidad de que se produzca y su gravedad.
Las fases para diseñar un plan de contingencia son las siguientes.
1. Describir todos los riesgos potenciales
El primer paso debe ser, sin duda, identificar los riesgos. Conviene elaborar un listado con todos los eventos negativos que pueden afectar a la compañía, tanto de forma global como por departamentos o proyectos.
Las sesiones de brainstorming son muy útiles para poner en común las ideas de las partes interesadas. De estas sesiones se pueden obtener conclusiones relevantes sobre los riesgos y sus posibles soluciones.
2. Determinar la gravedad y la probabilidad de cada riesgo
Una vez identificadas todas las amenazas posibles, el siguiente paso consiste en determinar cómo puede impactar cada una de ellas en la empresa. Otra de las métricas imprescindibles es la probabilidad de que ocurra.
Tanto para la gravedad como para su probabilidad, se puede emplear una escala común que conste de tres niveles: bajo, medio y alto. Algunos riesgos, como la pérdida de datos, pueden ser poco probables, pero muy graves.
Después de asignar el grado de gravedad y probabilidad a cada evento, se debe decidir cuáles de esos riesgos son los más considerables y cuáles los menos importantes. En función de esta clasificación, se puede diseñar un plan de contingencia para prevenir situaciones potenciales de gravedad y probabilidad de nivel alta y media.
- Gravedad alta o media y probabilidad alta. Estos eventos pueden ocurrir y sus consecuencias afectarían seriamente a la empresa. El plan de contingencia debe abordarlos en primer lugar y proponer alternativas sólidas y ágiles.
- Gravedad alta y probabilidad media. Estos sucesos no son tan habituales, pero su impacto en la compañía puede ser severo. La planificación debe contemplar acciones para paliar la situación y retomar la normalidad lo antes posible.
- Gravedad alta y probabilidad baja. Dentro de la gravedad, es mucho más difícil que se produzcan estas situaciones. Por lo tanto, el plan de contingencia debe asignarles una importancia relativa.
- Gravedad media y probabilidad media / Gravedad baja y probabilidad alta. En estos casos, el plan de contingencia se suele diseñar con las partes interesadas para abordar el enfoque de cada situación. Es un plan alternativo, pensado para un departamento o un área.
- Gravedad media y probabilidad baja / Gravedad baja y probabilidad media / Gravedad baja y probabilidad baja. Es poco probable que cualquiera de estas situaciones se produzca. Si se da el caso, sus consecuencias serán poco relevantes para la empresa. Por lo tanto, no es imprescindible disponer de un plan de contingencia en estos casos. Aun así, se deben incluir en las revisiones para valorar si la gravedad o la probabilidad aumentan.
3. Diseñar el plan de contingencia para los riesgos graves y probables
Con toda la información sobre los riesgos potenciales y su gravedad, llega el momento de pasar a la acción. Se debe elaborar un plan de contingencia para cada riesgo identificado como importante, es decir, los más graves y probables.
En el documento, debe constar toda la información del evento:
- Definición del riesgo.
- Nivel de probabilidad.
- Nivel de gravedad.
- Factores desencadenantes.
- Respuesta inmediata.
- Pautas para volver a la normalidad.
- Personas involucradas.
- Responsabilidades clave.
Finalmente, se debe acompañar de un cronograma con las acciones de respuesta en donde se especifique el orden de prioridad de las actuaciones.
4. Aprobar el plan de contingencia
Una vez elaborado, el plan de contingencia se debe presentar ante los responsables relevantes de la organización. Durante la reunión es fundamental explicar cada punto de la estrategia y asegurarse de que todo ha quedado claro.
Contar con la aprobación de las medidas de acción por parte de los ejecutivos y responsables de departamento es esencial antes de darlo a conocer al resto de las partes involucradas.
5. Compartir el plan de contingencia
Cuando se ha obtenido el visto bueno de las actuaciones que se pondrán en marcha frente a los eventos contemplados en el plan, este documento se debe compartir con las personas adecuadas.
Muchas organizaciones publican el plan de contingencia como un proyecto en la plataforma de gestión empresarial. De esta forma, todos los empleados pueden acceder a la información de su competencia en caso necesario.
El informe final se debe estructurar como una guía paso a paso, para que cada quien sepa cómo reaccionar ante un evento.
Los planes de contingencia se deben revisar periódicamente para determinar si han surgido nuevos riesgos o ha cambiado la probabilidad o gravedad de alguno. Puede ocurrir que algunos de los escenarios contemplados hayan perdido vigencia o que hayan surgido otros que no estaban incluidos.
Las grandes empresas le conceden mucha importancia a este tipo de estrategias, pues son conscientes de que es la mejor forma de prevenir situaciones que pueden afectar gravemente la continuidad de la actividad.
Por el contrario, muchas pequeñas y medianas empresas no saben qué es un plan de contingencia ni para qué sirve. Valorar los posibles escenarios con los que se puede encontrar una compañía y tener planes alternativos es vital para la supervivencia.
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