新常態下的財務規劃與分析（FP&A）
財務規劃和預算解決方案起初只能在個人電腦上單獨使用，隨著網路與雲端應用架構的發展，逐漸成為多方共同使用、編輯的工具，各部門員工可透過各種裝置、隨時隨地使用，而且成本較早期的解決方案已經「親民」了許多。
但意外的是，許多組織仍在使用早期的財務規劃軟體，這些工具部份的設計邏輯甚至是根據上世紀 20 年代的市場背景與商業常識，可想而知，與今日全然不同。
傳統財務規劃流程
大多數的「規劃」作業始於對未來的簡單假設，首要之務是簡化現實營運的複雜性。管理層依照全年業務規劃設定核心目標，傳達給各個部門，各部門再根據這些目標，提交建議的執行方案與所需預算。
經過標準化的公式合併各部門數據後，如果顯示收益太低或是成本太高，公司再要求各部門重提數字，但幫助往往不大。最後，管理層索性「大筆一揮」編列出各部門的執行預算，這樣的規劃往往徒增基層人員的執行難度。
傳統的預算規劃流程雖有許多互動，但並不是協作（Collaboration）
您的財務規劃流程是協作式的嗎？
在財務規劃和分析（FP＆A）作業中，所謂的「協作」是雙向溝通的過程，策略部門主管與第一線的業務主管，根據過去經驗和當前的營運數字進行預測。策略部從管理的角度提出目標，業務主管則根據實際營運提供回饋。
兩者之間的來回溝通是一個持續性的過程，最終協調出預算計劃並定期追蹤，實現組織長期的目標。根據長期的策略目標，會往下延伸到以下項目：
- 營運計劃：將戰略轉化為要實施的行動或專案
- 預算編列：將資源分配給營運團隊
- 預測：預測實際結果
- 管理報表和分析：追蹤、調整計劃內容
但麻煩的是，管理流程大多是由分散、不支援協作的獨立系統組成，而協作是在業務規劃中分析數據和文字資料，提供背景資訊。
這些分析資訊透過報表和儀表板，讓各種接收者透過查詢，或軟體預先設置的異常通知，引起他們的注意。協作工具提示相關同事提供所需的回饋，並在需要時通知他們，告知需要採取的行動。
協作是需要動態、滾動式的進行，面對快速變化的商業環境，很難想像每半年或每季度才做一次計劃，企業的數位轉型勢必推動財務流程智慧化，協作型的財務規劃是必然的。
協作型 v.s. 傳統型財務規劃
預算編列是多數組織管理系統的支柱，因為實際執行時不能超出當初編列的數字，預算編列工作往往會演變成參與者分配資源的遊戲，原因如下：
- 預算往往每年編列一次，一般提前 3-6 個月開始，這意味著各部門要提前 18 個月猜測即將發生的事情 — 在今日的商業環境，這是不可能的
- 成本通常抓最高，營收則是最保守。面對管理層追蹤預測與實際狀況時，「留一手」總是比較保險
- 獎勵與預算執行情況相關，因此預算編列往往更關注於個人福祉，未必是公司的最大利益
- 專案行動與公司的長期目標之間缺乏連結
傳統預算編列工作存在很多侷限，而協同式企業計劃透過重新評估管理實踐、採用最新的協作智慧財務解決方案來彌補這些不足。
為什麼協作型規劃，能真正發揮預算編列的效益
預算編列的作用是為根據組織策略和經營計劃分配資源，所以應該要識別出：
- 目前應該維持執行哪些營運計劃？
- 應放棄或調整哪些營運計劃？
- 應該引進或是導入哪些新計劃？
每項計劃都應設定衡量指標，以評估其成功與否，並確定為此負責的部門。預算編列是一個總括性的溝通流程，從公司的角度來審視該項「計劃」的重要性，如何衡量成功與否，以及負責部門可以使用的資源。
溝通後，營運經理要評估、提供反饋並確認每項工作所需資源的分配。請注意，重點是營運計劃本身，而不一定是部門導向，一個部門編列預算而另一個部門不共同負責，這是沒有意義的。
隨著蒐集規劃，管理高層就能夠評估該項工作是否是該做的，所涉及的成本是否值得，所以可能需要準備替代的計劃。過程是高度相關的，直到資源與達成預期目標所開展的工作一致，預算編列後，就要追蹤計劃執行、所消耗的資源和對企業目標的影響。
滾動式的動態規劃
您是否曾經想過：
- 為什麼預算編列是年度性的工作，而且設定後即不可更改，直到下一年來臨？
- 若環境發生了變化，繼續實施原計劃是沒有意義的？
沒有理由顯示，預算編列工作不能動態進行，如果需要調整工作，或需要開展新的工作，那就可以根據需要重新編列預算。
瞭解 SAP 的財務規劃分析與預算編列解決方案，幫助每一位員工成為企業值得信賴的策略夥伴，使公司聰明決策，並將各種資料集中管理，以便規劃、分析、並提供關鍵洞察。
本文由資深商業分析軟體獨立顧問 Michael Coveney 所撰寫，在他超過 40 年的產業經歷中，專注於推廣財務規劃、預算編列與分析的策略轉型，文章經授權後刊登，原文請見此。
歡迎您與我們聯繫
撥打 SAP 專線：0800-885-989
線上專員洽談：https://bit.ly/3eR9xVi
加入 LINE@：https://goo.gl/RbmeFM
觀賞影音頻道：https://goo.gl/AjjnXL