Sistema de controle de despesas: como atualizar os custos corporativos em tempos de home office

Por: SAP Concur

O momento atual obrigou diferentes empresas adaptarem os protocolos internos, como a políticas de gastos corporativos, e a buscarem por soluções tecnológicas. Nesse sentido, o sistema de controle de despesas é um recurso que permite inovação e administração assertiva dos recursos. De acordo com dados da BTA (Betania Tanure Associados), 43% das organizações brasileiras adotaram o home office como resposta paliativa à crise do novo Coronavírus e a necessidade do isolamento social para minimizar a disseminação da doença. Entretanto, esse aumento do trabalho remoto também desencadeou uma outra dificuldade: redefinir o padrão dos gastos empresariais e, principalmente, quais são os itens reembolsáveis ou não.

Para te ajudar nessa missão, elaboramos um conteúdo completo com todas as boas práticas para atualização desse processo em tempos de home office e qual é o papel do sistema de controle de despesas. Confira.

Como atualizar os custos corporativos em tempos de home office?

De tempos em tempos os fluxos empresariais se tornam obsoletos e isso pode acontecer por uma série de motivos, como mudanças no mercado, fatores externos do setor e alterações culturais da própria companhia. Por isso, o primeiro passo para atualizar os custos corporativos é elaborar uma análise completa da empresa, funcionários e os gastos envolvidos no trabalho remoto. Esse planejamento deve considerar a quantidade de colaboradores atuando em casa, quais são suas principais deficiências (como maquinários próprios ou móveis adequados) e os gastos elementares (materiais de escritório, internet, serviços telefônicos ou acessórios para o computador). Com essas informações, é momento de classificar os padrões de despesas, além dos gastos para adequação do trabalho remoto, como o envio de mesas, cadeiras e monitores do escritório à casa do colaborador.

É fundamental que essas informações sejam descritas claramente na política de gastos da empresa. Como também, é imprescindível estabelecer um padrão para reembolsos, com datas, prazos e modelos de relatórios pré-definidos. Outro ponto essencial é a definição de profissionais responsáveis pela validação desses documentos e processos envolvidos, desde o momento da sinalização da despesa até o pagamento ao colaborador. Por fim, é necessário implementar treinamentos para funcionários que ainda não lidaram com esse tipo de informação, desse modo, evita-se erros ou atrasos.

Por que contar com um sistema de controle de despesas?

Para otimizar todo esse fluxo e viabilizar o trabalho remoto, é essencial contar com a tecnologia, e o sistema de controle de despesas é a melhor opção do mercado. De modo geral, essa ferramenta permite a captura de recibos por parte dos colaboradores e o envio de relatórios de gastos completos, funcionais, atuais e padronizados. Outra característica elementar do sistema de controle de despesas é a facilidade para gerenciar grande fluxo de informações.O software concede o acompanhamento em tempo real de todos os dados, embasando tomadas de decisões mais estratégicas.

Dessa forma, o SAP Concur Expense é uma plataforma de gerenciamento de custos inovadora. Com fácil implementação, essa ferramenta oferece um design intuitivo e responsivo, além do armazenamento em nuvem e toda a segurança que uma empresa precisa.

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